Organizacija ir metodai (O & M): prasmė ir priėmimas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie organizacijos ir metodų (O & M) reikšmę, priėmimą, būtinybę, tikslus, principus ir veiksmus.

Organizacijos ir metodo reikšmė (O & M):

O & M jau seniai pripažįstama svarbia biuro valdymo dalimi daugelyje šalių, įskaitant Indiją.

Sąvoka „O & M“ gali būti apibūdinama kaip žmonių grupės vyriausybėje ar kitose viešosiose įstaigose ar privačioje įmonėje veikla, kuri yra paprašyta patarti administratoriams ar vadovams organizavimo ir metodo klausimais, siekiant padidinti efektyvumą. darbuotojas, už kurį atsakingas vadovas, arba teikiant geresnę paslaugą, arba pigiau, arba abu.

O & M priėmimas:

O & M darbas yra patarimas. Taigi O & M sėkmė priklausys nuo to, kokiu mastu ar kuriam biuro vadovams bus pritarta.

Patarimų priėmimas priklauso nuo trijų veiksnių:

1. Patariamo darbo esminis darbas.

2. O & M personalo įgūdžiai formuojant patarimus ir priimant juos.

3. Vertė, kurią vadovybė teikia O & M. darbui.

O & M būtinybė:

Kyla klausimas, kodėl O & M apskritai turėtų būti priimtas biure.

Supratę, kas yra „O & M“, paaiškinamos priežastys, kodėl jis turėtų būti priimtas:

1. O & M biuro darbuotojas atvaizduoja šviežumą ir nepriklausomumą, kuris, kartu su administratoriaus žiniomis, gali išspręsti naujas problemas.

2. Jis buvo apmokytas specializuotais tyrimo metodais.

3. Jis turi daugiau galimybių išbandyti idėjas, palyginti su kitur atlikto SIMILIAR darbo patirtimi.

4. Jis dažniausiai sutelkia dėmesį į vieną darbą ir užima pakankamai laiko apklausai ir mintims, o administratorius turi DIVERT savo dėmesį tarp daugelio dalykų, kurių didžioji dalis atrodo labiau skubi nei organizacijos ar metodo problema.

5. Būdamas nepriklausomas, jis gali atlikti bet kokią vaisingą tyrimo liniją ir, būdamas organizacijos dalimi, neturi turėti jokios žalos nusistovėjusiai praktikai arba turėti įtakos personalo santykiams.

6. Jis neapsiriboja viename skyriuje ar padalinyje, bet jis apima visą organizaciją.

O & M tikslai:

O & M tikslai arba tikslai yra šie:

1. Padaryti darbuotojų sąmonę.

2. Atliekų šalinimas visose veiklos srityse yra pagrindinis O & M tikslas.

3. Tarnybos teikiamų paslaugų gerinimas.

4. Darbo tvarkos kodifikavimas.

5. Tikslumo gerinimas.

6. Darbo srauto gerinimas.

7. Esamų darbų tobulinimas.

„O & M“ principai:

Toliau pateikiami pagrindiniai O & M principai:

1. Srauto darbo principas:

Būtina, kad darbas tekėtų darbuotojui reguliariai. Nelygūs darbo srautai kartais yra labai sunkūs ir kitu metu nereikšmingi, todėl darbuotojams jaučiasi apgaulė. Jis niekada nesulaukia jausmo, kad „užsidegs ant pasaulio“. Todėl pageidautinas tolygus darbo srautas.

2. Kiekvieno darbuotojo dalyvavimo skatinimo principai:

Tai yra pagrindinė bet kurios organizacijos sėkmės sėkmė, ypač O & M atveju, kuri apima pokyčius, naujoves, patobulinimus, kuriuos gali pateikti daugelis darbuotojų. Būtina skatinti visų darbuotojų dalyvavimo jausmą.

3. Atstumo mažinimo principas :

Straipsniai ir žmonės biure turi sekti trumpiausią maršrutą. Ilgi ir likvidūs maršrutai yra švaistomi pastangų, pinigų ir efektyvumo požiūriu. O & M pareigūnas privalo ištirti vyrų ir popieriaus maršrutus ir juos pertvarkyti taip, kad jie keliauja per trumpiausią atstumą.

4. Darbo veiklos dominavimo principas:

Jei įmanoma, reikėtų vengti pakartotinio kopijavimo ir derinti darbo veiklą. Tam tikros rūšies darbuose bus atliekamas pakartotinis kopijavimas, bet kiekviena darbo ir sistemos sistema turėtų būti išnagrinėta O & M pareigūnui, o darbas turi būti derinamas.

5. Esminumo principas:

Kiekviena veikla turi būti pagrįsta jos esme ir nereikalingi dalykai turi būti pašalinti. Esminių principų tikslas - kuo labiau sumažinti neveiksmingus elementus, kurie turėtų būti sumažinti iki absoliutaus minimumo, ir taip vadinamieji gamybos elementai turėtų būti maksimalūs.

Veiksmai, susiję su „O & M“ darbu:

„O & M“ darbas parodė svarbią veiklą organizacijoje ir daug knygų yra parašytos šia tema.

Mes turėtume riboti pagrindinius žingsnius:

1. Darbo ar užduočių pasirinkimas:

Gali būti daug sričių, kurios gali būti tinkamos O ir M. Tačiau visi darbai negali būti atliekami tuo pačiu metu, tik ribotai gali būti atliekamas O ir M tyrimas. Prieš paskiriant užduotį, būtų tikslinga pasikonsultuoti su biuro vadovu, filialu ar departamento vadovu.

2. Tyrimo forma :

Atsižvelgiant į užklausą atsižvelgiama į šiuos veiksnius:

a) Tikslo patikrinimas

b) pareigų ir pareigų nustatymas

c) vartotojo ar klientų poreikiai

d) Sistema ir naudojamas metodas

e) darbo matavimas

f) darbo sąnaudos

g) biuro mašinų ir įrangos įdarbinimas

h) judėjimas ir fizinės pastangos

i) Darbo sąlygos

j) Formos projektavimas.

Trumpai aptarsime kiekvieną klausimą:

a) Tikslo patikrinimas:

Tyrimo formą galima spręsti tik su tikslu. OCM pareigūnas privalo iš atitinkamų asmenų gauti kiekvienos atskiros peržiūrimos veiklos ar procedūros dalies tikslą.

b) pareigų ir atsakomybės specifikacija:

Būtina parengti tinkamą žmonių pareigų ir atsakomybės specifiką. Tai, žinoma, yra labai sudėtinga užduotis, nes ne visada lengva pateikti aiškų vaizdą ir apibrėžti žmonių pareigas ir atsakomybę.

(c) Vartotojo ar Kliento poreikis:

Biuro procedūros ir veiksmai turi būti nagrinėjami ne tik tų, kurie dirba su jais, bet ir klientų požiūriu, nesvarbu, ar tai yra plačiosios visuomenės narys, tam tikra žmonių dalis, ar veiksmai. verslo organizacijos grupė.

d) Sistema ir naudojamas metodas:

Biuro sistemos ir naudojami metodai turi būti tiriami atsižvelgiant į objektą, kuriam jie buvo priimti. Turėtų būti stengiamasi išsiaiškinti paprasčiausią darbo atlikimo būdą.

e) Darbo vertinimas:

Matuojant darbą, ty matuojant pasirinkto laikotarpio atliktą darbą, galima gauti tikslią informaciją apie darbų apimtis, dažnumą, dažnumą ir atlikimą bei greitį, kuriuo jis atliekamas.

f) darbo sąnaudos:

Darbo kaina yra labai naudingas efektyvumo rodiklis. O ir M tyrime turi būti pasinaudota šia koncepcija, kad būtų lengviau palyginti.

g) biuro mašinų ir įrangos įdarbinimas:

Turėtų būti ištirta biuro įranga ir įranga, naudojama nagrinėjant procedūras.

h) judėjimas ir fizinis pajėgumas:

Nors dauguma biure dirbančių darbuotojų naudoja smegenis, o ne raumenis, taip pat dalyvauja tam tikra minimali fizinė jėga, pvz., Tvarkant dokumentus, perkeliant bylas, naudojant mašinas, kartais perkeliant baldus ir pan.

Tyrimo forma apima nuovargio sumažėjimą dėl fizinių pastangų, sklandaus darbo srauto, trumpiausių galimų dokumentų srautų ir žmonių judėjimo būdų ir kt.

i) Darbo sąlygos:

Gerai žinoma, kad tinkamos darbo sąlygos yra palankios darbui. „O“ ir „M“ biuras turėtų išsiaiškinti situacijas ir darbo vietas, kuriose turėtų būti laikomasi aukštesnių darbo sąlygų, nei įprastai nustatyta darbe. Būtina atkreipti didesnį dėmesį į mašinų mazgus, kad būtų sumažintas jų poveikis darbuotojams, dirbantiems su jais, ir tiems, kurie dirba netoliese esančiuose padaliniuose.

(j) Formos projektavimas:

Formos yra labai svarbi biuro darbo dalis. „O“ ir „M“ pareigūnas turi ištirti procedūras, kurioms buvo sukurtos formos, kad būtų galima pateikti tinkamus pasiūlymus.

3. Darbo organizavimo analizė:

Šiame metode svarbūs šie veiksniai:

a) organizacijos struktūra;

b) Organizacijos planavimas ir kontrolė.

c) Organizacijos personalo ir darbo analizė.

d) Darbuotojų klasifikavimas, ty akcijos, pervedimai ir kt.

e) Personalo valdymas.

O ir M pareigūnai turėtų atlikti didžiulius tyrimus dėl pirmiau minėtų klausimų.

4. Faktų ir skaičių rinkimas:

Šis darbas turi būti atliekamas ekonomiškai ir selektyviai. Nenaudinga ieškoti aklų faktų nustatymo, dėl kurio būtų renkami duomenys, kurių negalima tinkamai naudoti. Reikėtų surinkti tik tuos faktus, kurie yra svarbūs tikslui. O ir M pareigūnas turės panaudoti savo sprendimus ir patirtį, kad nustatytų surinktus faktus. Faktų gavimo metu nepakanka atkreipti dėmesį į tai, kas įvyko.

Procese dalyvauja šie veiksniai:

a) Informacijos gavimo metodas

b) Informacijos įrašymas

c) procedūrų registravimas ir diagrama

d) darbą, kiekį, paskirtį ir žmones, kurie atlieka darbą.

5. Duomenų tyrimas ir išvados sudarymas:

Kitas žingsnis O ir M yra susijęs su duomenų tyrimu ir išvadų sudarymu. Mąstymas ir motyvavimas neturėtų apsiriboti konkrečiu paskyrimo etapu.

Duomenų tyrimui dalyvauja šie veiksmai:

a) Duomenų studijavimas

b) Remiantis patirtimi ir žiniomis

c) idėjų formavimas ir išvadų sudarymas.

Statistiniai įrankiai, pvz., Regresijos analizė, bendro ryšio analizė, faktoriaus analizė ir kt., Taip pat naudojami aiškinimams ir pan.

6. Pasiūlymo ir ieškos susitarimų formulavimas:

Patvirtintinas pasiūlymas turi turėti šias savybes:

a) Tai turėtų būti praktiška.

b) Pasiūlymas turi būti tinkamai išbandytas. Jei taip nėra, departamentas, turintis įgyvendinti pasiūlymą, turi tai padaryti noriai ir be jokių sunkumų.

c) Prireikus pasiūlymai turi būti pagrįsti diagramomis, diagramomis ir tt

7. O ir M ataskaitos rašymas:

O ir M ataskaitos rašymas yra O ir M užklausos kulminacija.

Rašant „O“ ir „M“ ataskaitą, būtų naudinga nepamiršti šių punktų:

a) Diskusijos

b) Gavėjai

c) Oficialios tarpinės ataskaitos

d) apsispręsti dėl ataskaitos pobūdžio ir formos

e) ataskaitos struktūra.

8. Formalios ataskaitos pateikimas:

Tinkamai ir oficialiai parengus ataskaitą, ji turi būti pateikta nedelsiant, nes faktai pasenę. Pateikiant ataskaitą, labai svarbu išsiaiškinti, kiek egzempliorių reikia parengti šiam tikslui. Ataskaita turėtų būti pateikta vadovams, kurie jį užsakė.

9. Įgyvendinimas:

O ir M pareigūnų užduotis nebūtinai baigiasi pranešimu.

Jis turi prisidėti prie ataskaitos įgyvendinimo ir gali prireikti imtis tolesnių veiksmų:

a) Ataskaitoje pateikiami paprasti procedūros pakeitimai, tačiau, kai reikia papildomos informacijos, O ir M pareigūnas turėtų padėti atitinkamam asmeniui.

b) Jei yra esminių procedūrų pakeitimų, rekomendacijos turėtų būti suformuluotos išsamiai. „O“ ir „M“ pareigūnas turėtų teikti visą įmanomą pagalbą įgyvendinant pagrindinius mašinų ir įrangos, formų ir raštinės reikmenų, išdėstymo, mokymo ir informacijos bei programų ir laiko grafikų pakeitimus.

c) Jei yra susijusios specialios procedūros, vadovybei būtų naudinga prisiimti O ir M darbuotojus jų įgyvendinimui.

(d) Kad būtų aišku, ar nesuprantama kitų rekomendacijų, gali būti pageidautina, kad O ir M darbuotojai paaiškintų rekomendacijos punktus.

10. Peržiūra:

„O“ ir „M“ darbams reikia nuolat peržiūrėti ir stebėti užduočių rezultatus, kurie padės visoms suinteresuotosioms šalims sudaryti plačią nuomonę apie „O“ ir „M“ darbų nesėkmę ar sėkmę. Priimant sprendimą, reikia atsižvelgti į biuro veiksnius, o O ir M peržiūrėti vadovybę ir darbuotojus, kad jos darbe būtų atidžiau ir objektyviau išnagrinėta.

Ji gali užkirsti kelią ir sumažinti pretenzijas dėl papildomų darbuotojų, mašinų, o kai kurios rekomendacijos, nors ir nepriimamos, vėliau gali būti laikomos naudingomis darbo organizavimu.