„Office“ standartizavimas: objektai, sritys ir privalumai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro standartizacijos objektus, sritis, privalumus, poveikį ir veiksmus.

Standartizacijos objektai biure:

Biure gali būti daug standartizacijos objektų, kurių galutinis taškas gali būti efektyvumas ir ekonomiškumas.

Pagrindinius biuro standartizacijos objektus galima apibendrinti taip:

1. Įrangos ir mašinų priežiūra:

Standartizacija užtikrina ekonomišką brangių įrenginių ir mašinų naudojimą. Todėl išlaikymo sąnaudos būtų mažesnės, nes išlaikant tos pačios rūšies mašinas, atsarginės dalys ir paslaugų sutartis gali būti pigesnės.

2. Mažesnės mokymo išlaidos:

Bendros mokymo išlaidos yra mažos, nes medžiagos, įranga, reikmenys ir mašinos yra standartizuotos. Tai taip pat užtikrina personalo tarpusavio keitimąsi, kad atitiktų didžiausią apkrovą.

3. Ekonomika pirkimuose:

Kitas standartizacijos tikslas - turėti ekonomiją tiekėjui, baldams, įrangai ir mašinoms įsigyti. Pirkimas dideliais kiekiais gali lemti mažesnę pirkimo kainą.

4. Veiklos standartų nustatymas:

Norint nustatyti veikimo standartą, būtina standartizuoti.

Biuro standartizacijos sritys:

Toliau pateikiama sritis, kurioje biuro metodų standartizavimas gali būti ypač naudingas:

a) Žmogaus veikla

b) Ryšiai

c) Formos ir įrašai

d) įranga ir mašinos

e) Baldai

f) Tiekimas

g) paskirstymas erdvėje

h) darbo aplinka

Trumpai aptarsime šiuos klausimus:

a) Žmogaus veikla:

Žmogaus veikla gali būti standartizuota biure. Gali būti nustatytas geriausias pavyzdžio metodas. Šiam metodui gali vadovautis kiti biuro darbuotojai, žinoma, būtini pakeitimai, reikalingi individualiam darbui ar darbuotojui.

b) Komunikacija :

Ryšių priemonės ir metodai gali būti standartizuoti, kad būtų sumažintos išlaidos. Tai labai svarbu organizacijoms, kuriose biurai yra įvairūs.

c) Formos ir įrašai:

Formų standartizavimas sukeltų mažiau formų ir mažiau ilgų formų. Tada gali būti standartizuotas laikotarpis, per kurį turi būti saugomi ir sunaikinami įrašai.

d) įranga ir mašinos:

Standartizacija reiškia panašios įrangos ir mašinų naudojimą.

e) Baldai:

Darbo stalo, kėdės ir kt. Standartizavimas atliekamas siekiant užtikrinti ekonomiškumą ir pakeičiamumą.

f) Tiekimas:

Tai reiškia, kad yra standartizuotos įvairios prekės, pvz., Popierius, anglis, rašalas, kabės, guma ir kt.

g) paskirstymas kosmose:

Kosmoso paskirstymas taip pat yra standartizuotas. Tai turi būti grindžiama darbo tipais ir darbo lygiu.

h) darbo aplinka :

Darbo aplinka turi būti standartizuota - šviesos, reikalingos skirtingiems darbams, leistinam triukšmo lygiui, drėgmei ir pan.

Standartizacijos privalumai:

1. Ekonomika:

Standartizacija reiškia didesnę ekonomiką beveik visose veiklos srityse. Standartizuotas tiekimas, įranga ir mašinos gali būti tiekiami didesniu kiekiu ir mažesnėmis kainomis. Be to, įrangos ir mašinų pakeičiamumas sukelia didesnį ekonominį naudojimą ir mažesnes kapitalo ir remonto išlaidas.

2. Didesnis tinkamumas užduočiai:

Standartizavimas - tinkamos rūšies atsargos, įranga, mašinos, formos, ryšiai, baldai ir darbo aplinka tam tikrai užduočiai.

3. Lengva administruoti:

Standartizacija rūpinasi įprastu darbu, o vadovybė sprendžia svarbesnes užduotis.

4. Metodų tinkamumas:

Didesnis kompiuterių ir mini kompiuterių naudojimas reikalauja, kad standartizavimas būtų privalomas. Taigi šiuolaikiniame biure standartizacija yra būtina.

5. Geresnė kontrolė:

Veikimo standartas negali būti nustatytas be standartizavimo. Jie yra tarpusavyje susiję. Turi būti nustatyti veiklos standartai, skirti kontroliuoti biuro veiklą.

6. Padėti rengti biudžetą:

Kuriant standartinius darbo metodus, biuro išlaidas galima tiksliau nustatyti. Tokiu būdu biuro biudžetas gali būti parengtas lengvai ir tiksliau, nes yra žinomos skirtingos veiklos sąnaudos. Taigi šie privalumai leidžia vadovybei pasirinkti standartizaciją.

Standartizacijos poveikis darbuotojams:

Nors standartizacija tapo būtinu visų šiuolaikinio biuro bruožu, tačiau jos poveikis darbuotojams negali būti ignoruojamas. Darbuotojai yra traktuojami kaip mašina, o Taylor mokslinis valdymas, kuriame buvo standartizuoti darbo įrankiai ir darbo metodai.

Tai reiškia, kad jo darbas yra nuobodu ir todėl sukelia daugiau nuovargio ir nuobodulio. Todėl vadovybė turi pasirūpinti šiuo aspektu, o standartizacija įgyvendinama.

Standartizavimo žingsniai biure:

Kiekviena progresyvi organizacija turi turėti sistemos skyrių, atsakingą už standartizavimą. Tačiau praktikoje biuro veikla ir jos metodai yra tokie skirtingi, kad organizacijoje, kuri yra nuolatinis komitetas, būtų naudinga turėti standartinį komitetą.

Nepriklausomai nuo to, kokie yra susitarimai, siūlomi tokie veiksmai, kaip standartizuoti metodą:

a) Nustatykite operacijos tikslą

b) Nustatykite, kokius poreikius reikia įvykdyti

c) nustatyti įvairius alternatyvius operacijų atlikimo būdus

(d) Palyginkite alternatyvius metodus, kurie naudojasi tuo pačiu tikslu, palyginti su sąnaudų veiksniu

e) Geriausias metodas turėtų būti pasirinktas remiantis įvairiomis alternatyvomis

(f) Norint suteikti konkrečią mąstymo formą, reikėtų standartizuoti ir parengti rašytines specifikacijas.

Supaprastinimas:

Supaprastinimas - tai paprastas ar paprastas dalykas.

Pavyzdžiui, tiesiog išspręskite šį aritmetinį:

Mes pasiekėme sprendimą, kuris yra 23/73. Dabar žvelgdami į šią problemą, matome, kad yra daug skliaustų, ty pertraukų, ir mes išsiaiškinome sprendimą, pašalindami skliaustelius ar pertraukas po vieną, kol mes išėjome iš sprendimo.

Tokiu pačiu būdu, organizacijoje gali būti daug skliaustų arba problemų, ir reikia rasti sprendimą. Prieš pradedant sprendimą, reikia išspręsti problemas kiekviename tarpininkaujančiame etape.

Biure ar organizacijoje vyriausiasis vadybininkas arba „Office Manager“ negali tvarkyti visko.

Jis tiesiog vienas negali valdyti visko. Jis turi išsiaiškinti sprendimą kiekvienu žingsniu, kad sumažintų jo naštą, ir jo darbą, kad jis sutelktų dėmesį į gyvybiškai svarbius, svarbiausius ir svarbiausius klausimus, kad imtųsi palankių veiksmų kiekviename žingsnyje ir paliktų tarpininkų problemas žmonėms visais lygmenimis, pagal jį išspręsti problemas.

Žinoma, pranešimai visada turi būti pateikti aukštesnėms institucijoms. Tai pavyzdys ir supaprastinimo procesas. Supaprastinimas sumažina kompetentingos institucijos naštą ir palengvina jo užduotį, kad būtų greičiau priimtas sprendimas, atsižvelgiant į jam pateiktus sprendimus.

Jame taip pat numatoma, kad kiekviename lygyje tarpininkai turi būti atsakingi už situacijos nagrinėjimą ir geriausius sprendimus.