Biuro įrašai ir korespondencija

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro įrašus ir korespondenciją.

„Office“ korespondencijos reikšmė:

Daug informacijos, kuri vyksta organizacijoje, yra raštu. Taigi korespondencija apibrėžiama kaip „rašytinis bendravimas abipusio intereso tema organizacijoje arba su pašaliniu asmeniu“.

Organizacijos korespondencija suteikia reikšmę įmonių politikai ir praktikai, skatina organizacijos narių ir padalinių tarpusavio supratimą.

Susirašinėjimas su pašaliniu asmeniu skatina organizacijos įvaizdį, paaiškina jos politiką, saugo jo juridinius asmenis ir vykdo savo veiklą.

„Office“ korespondencijos paskirtis:

Galima ir yra daug priežasčių, dėl kurių biurai atitinka.

Biuro korespondencija gali būti dėl šių priežasčių:

1. Tarnauti biuro darbuotojams.

2. Pateikite pranešimą asmeniui.

3. Užsakymo pateikimas visam departamentui arba atskiram darbuotojui biure.

4. Aptarnavimo instrukcija tiek departamentui, tiek tarnybai dirbančiam asmeniui.

Nurodymo arba pranešimo pateikimas biurui, esančiam už biuro patalpų. Taip pat gali būti daug kitų priežasčių, dėl kurių įvykdyti ir įteikti nurodymus, kurie yra biuro korespondencijos dalis, tačiau korespondencijos pobūdis priklauso nuo situacijos, kuri kyla įstaigoje, kuriai turi būti įteiktas pranešimas.

„Office“ korespondencijos principai:

Yra tam tikri korespondencijos principai, kurių turi laikytis kiekviena įstaiga. Biuras arba biuro pavedimas negali būti išduodamas kiekvienam Tomui, Dikui ir Hariui. Tarkime, kad departamento vadovas nori įspėti vieną iš savo darbuotojų. Jis tiesiog negali tą patį išduoti dėl savo užgaidų ir pasimatymų.

Pirmiausia jis turi kreiptis į biuro vadovą, kuriame jam bus aišku, ar tarnyba įgaliojo departamento vadovą išduoti tokius laiškus.

Jei taip, tuomet jis, vadovaudamasis administraciniu vadovu, gali išduoti laišką. Jei ne, prieš grąžindamas tokį įspėjamąjį raštą, jis turi grįžti prie organizacijos vadovo, paaiškindamas situaciją ir prašydamas jo leidimo ir patvirtinimo išduoti tokį pavedimą. Šio laiško kopija turėtų būti perduota biuro organizacijos vadovui, kad gautų informaciją.

Didžiausias bet kokio oficialaus susirašinėjimo principas yra tas, kad oficialiai išsiųsti, įteikti ar kitiems siunčiami laiškai turėtų turėti pagrįstą, esminę priežastį, kuri turėtų būti pagrįsta ryžtingais veiksmais.

Kitas oficialaus laiško principas yra, išskyrus atvejus, kai to reikia, jis turėtų būti trumpas, mandagus ir turėtų būti parašytas taip, kad jį skaitęs asmuo turėtų imtis palankių veiksmų. Oficialiai išsiųstas ar parašytas oficialus laiškas jokiu būdu neturi būti griežtas, nepriekaištingas ir nerūdintas. Todėl jis nuvertina laiško ir jį rašančio asmens svarbą.

Oficialios korespondencijos palaikymas:

Biuro korespondencijos palaikymas pradedamas gavus oficialius laiškus ir paduodant juos į tinkamą bylą arba išsiunčiant raštą iš pareigų arba išsiunčiant laišką kitam skyriui ir išlaikant jo kopiją rinkmenoje.

Tai geriausiai paaiškinama taip:

Gaunami laiškai taip pat žinomi kaip gaunami laiškai, o išoriniai laiškai vadinami išeinančiais laiškais. Aptarsime, kaip tvarkomi vidiniai laiškai ir išoriniai laiškai.

„Office“ korespondencijos el. Laiškų tvarkymo tvarka:

Įeinantis paštas yra pagrindas, kuriuo organizacija veikia ir veikia. Didžioji organizacijos efektyvumo dalis atsispindi tinkamai tvarkant vidinį paštą.

Išvardytas yra įvežimo laiško tvarkymo būdas:

1. laiškų priėmimas ir rinkimas:

Įprasta „dak“ arba „mail“ į biurą patenka per kurjerį arba post-man vieną ar du kartus per dieną daugelyje mūsų miestų Indijoje. Kartu turi būti skaičiuojamas gautų laiškų skaičius. Biuras, kaip ir dabar, gaus apie 25–30 raidžių per dieną ir gali būti nuo 10 iki 12 raidžių.

Visos tokios raidės, gautos, turi būti užspaudžiamos. Rodomas tinkamas antspaudo pavyzdys:

Čia antspaudas atspindi biuro pavadinimą. Jis dirba Kolkatoje. Antspaudas atspindi kitą informaciją kaip laiško numerį, gavimo datą ir laiško, kuriam jis turi būti perduotas, kryptį. Tarkime, tai yra 10 -asis laiškas, kurį biuras gavo 10/10/10, tada 10 ir data 10/10/10 turėtų būti paskelbtos atitinkamoje vietoje.

Galiausiai, jei laiškas yra pažymėtas sąskaitų skyriuje, tada „sąskaitos“ turėtų būti užrašytos atitinkamoje vietoje. Tačiau šis žingsnis įvyks tik atidarius paštą.

2. „Mail“ atidarymas:

Laiškai gali būti atidaromi rankomis arba raidėmis. Laiškų atidarymas rankiniu būdu su popieriaus peiliu yra dažniausiai naudojamas laiškas net labai didelėje organizacijoje.

Atidarius laišką reikia pažymėti, ar rašto turinys yra viename puslapyje arba daugiau nei puslapyje. Jei tai yra daugiau nei vienas puslapis, visi puslapiai turi būti sunumeruoti.

Skaičius puslapius, reikia perskaityti laiško turinį ir didesnę reikšmę reikėtų skirti laiško temai.

Tai yra dalykas, kuris trumpai pasakoja apie visą turinį.

Dabar būtent čia minimas „laiškas“ ateina į priekį, kaip parašyta ant antspaudo. Perskaitę visą laišką, sužinosite apie skyrių, kuriame reikia nukreipti laišką. Jis turėtų būti parašytas ant pateiktos vietos.

3. Pašto įrašymas:

Dauguma organizacijų mėgsta nuolat registruoti visus įeinančius laiškus. Šiuo tikslu paliekamas „vidinis pašto registras“, „dak gavo registrą“ arba „gauta knyga“. Šiame registre įrašomi visi gauto laiško duomenys. Geriau turėti tokį registrą beveik visuose biuruose, kad būtų galima patikrinti gauto laiško įrašus ir taip pat patikrinti, ar laiškas buvo grąžintas.

Geriausias pavyzdys, kaip turėtų būti pateikiamas vidinis pašto registras:

4. Įeinančių laiškų rūšiavimas ir platinimas:

Pasibaigus visam štampavimui ir visam įrašui, raidės turėtų būti surūšiuotos. Pavyzdžiui, visi laiškai, nukreipiami į sąskaitas, turi būti atskirti ir sugrupuoti, kad kiekvienas laiškas, priklausantis „Paskyrų skyriui“, būtų siunčiamas į paskyras.

Panašiai kiekvienas administracijai skirtas laiškas gali būti siunčiamas administracijos departamentui. Taigi visų sąskaitų, priklausančių „Paskyrų departamentui“, pateikimo procesas siunčiamas į sąskaitas. Panašiai kiekvienas administracijai skirtas laiškas gali būti siunčiamas administracijai.

Šis procesas, kuriuo visi laiškai siunčiami viename skyriuje ir nukreipiami į atitinkamą departamentą, vadinamas „rūšiavimu“. Surinkus ir užrašius raides, laiškai siunčiami atitinkamiems skyriams. Šis procesas vadinamas platinimu.

5. Tolesni veiksmai:

Efektyvus atsakymas į gaunamą korespondenciją yra organizacijos efektyvumo rodiklis ir jo įvaizdžio gerinimas. Vykdytojai ir įvairūs padalinių vadovai turėtų užtikrinti, kad per tą pačią dieną gautus laiškus lankytų tą pačią dieną, o atsakymai būtų parengti tą pačią dieną, o po to jos kopijos būtų tinkamai užregistruotos.

Originalios raidės turėtų būti pateikiamos failo pavadinimu ir turėtų būti tinkamai išsiųstos.

Siunčiamos arba siunčiamosios žinutės „Office“ korespondencijoje:

Kiekvienas skyrius, kiekviena organizacija, siunčia laiškus.

Išsiunčiamas el. Laiškas:

1. Perskaitykite visą laišką, kuris turi būti išsiųstas.

2. Išimkite bylą, kurioje bus pateikta antroji laiško kopija. Failas turės failo numerį. Šis bylos numeris turi būti nurodytas laiške.

3. Išoriniame registre žr., Koks yra paskutinio laiško serijos numeris. Kitas numeris bus šio laiško serijos numeris.

4. Įrašykite išsiuntimo datą. Tą pačią datą reikės įrašyti į laišką.

5. Atlikę visus raidės įrašus į išorinį registrą, nusiųskite laiškus į išsiuntimo skyrių. Siuntimo skyriuje bus įrašyti antspaudai ir pan., Bus įrašytas adresas ant voko, o po to - laiškas, kuriame įrašomas įrašas. Tai paprasčiausias ir paprasčiausias būdas išsiųsti raštą iš biuro.

Paraiškos ir pateikimo metodas biuro korespondencijoje:

Biuro laiško pateikimo metodas, atsižvelgiant į tai, ar gaunamas ar išeinantis biuras skiriasi, ir paraiškų pateikimo tvarka skiriasi, nes skirtingose ​​įstaigose yra skirtingos normos, procedūros ir pan.

Paraiškų pateikimo procesas prasideda iš karto po to, kai baigiamas išsiųsti laiškas. Tarkime, kad laiškas atėjo į biurą, kuriam nereikia atsakyti, tada tas laiškas yra skaitomas, pažymimas ir paduotas. Bet jei gaunamas laiškas reikalauja atsakymo, tuomet gaunamas laiškas tikrai turi būti pateiktas, bet prieš jį reikia parengti atsakymą.

Kai atsakymas bus parengtas, pažymėtas, koduojamas ir išsiunčiamas siuntos skyriui, tolesnis procesas turi būti pateiktas.

Yra procedūrų, leidžiančių pateikti dokumentus biuro korespondencijai:

1. Pirmiausia pereikite prie gaunamo laiško ir pastabų, iš kur atėjo laiškas, koks yra laiško turinys ir koks laiškas nori. Jei laiške nėra atsakymo, pateikite laišką atitinkamame faile.

2. Tarkime, kad gaunamas laiškas garantuoja atsakymą, tada sužinokite, iš kur jis atėjo.

Iš laiško matyti, kad jūs žinosite, iš kur jis atėjo, atkreipkite dėmesį į laiško turinį, dalyką ir tt… tai suteiks jums idėją apie failą, kuriame turi būti pateiktas laiškas, rinkmeną. .

3. Nedelsiant suformuokite atsakymo projektą. Gauti jį patvirtinti kompetentingos institucijos. Gavę patvirtinimą, gaukite raštą ir jį patvirtinkite kompetentinga institucija.

4. Patvirtinus laišką, suteikite jam tinkamą failo numerį, serijos numerį ir datą. Kai tik tai bus padaryta, atsiųskite jį išsiuntimo sekretoriui patvirtinti.

5. Atsiųskite gautą laišką ir atsakymo laišką atitinkamame faile ir numeruokite serijos puslapius. Tai trumpas ir trumpas paaiškinimo apie pateikimą metodas. Tačiau darykite pastangas, kad paaiškintumėte apie įvairius failus ir rinkmenas bei metodą, kaip failui suteikti indeksą ar kodo numerį.