Biuro mechanizavimas: tikslai ir principai

Padarykime išsamų biuro mechanizavimo tikslų ir principų tyrimą.

Biuro mechanizavimo tikslai:

Biuro mechanizavimas turi šiuos tikslus:

1. Duomenų aiškinimas:

Mašinos, tokios kaip kompiuteriai, aiškina ir atmintyje priima sprendimus ir kontroliuojamus faktus ir duomenis.

2. Darbo taupymas:

Mechanizacijos tikslas - išgelbėti darbą dviem būdais - arba sumažinti bendrą darbo užmokestį, arba tas pats darbuotojas gali dirbti daugiau.

3. Mažesni sukčiavimai:

Mašinos sumažina sukčiavimą biuro darbe.

4. Laiko taupymas:

Laiko taupymas yra dar vienas mechanizavimo tikslas. Darbą, kuris užtruks valandas, būtų galima padaryti su mašina.

5. Tikslumas:

Mašinos atliekamas darbas yra daug tikslesnis, todėl vienas iš pagrindinių tikslų gali būti tikslumo didinimas.

6. Standartizacija:

Standartinį darbą galima pasiekti tik tada, kai mašinos veikia optimaliai.

7. Nuobodulio ir monotonijos panaikinimas:

Pasikartojantys procesai yra monotoniški ir biuro mašina siekia pašalinti šių pasikartojančių procesų monotoniją.

Mechanizavimo ir įrangos parinkimo principai Tarnyboje:

Darysime prielaidą, kad biuras, kuriame veikia pilnas garas, nusprendė įsigyti tam tikrų biuro mašinų, kad pagerintų ne tik darbo kokybę, išlaikant kokybę, bet ir norėdama sutaupyti laiko ir išlaikyti tam tikrą našumo ekonomiką .

Tada kokie galėtų būti tam tikri veiksniai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, atrenkant ir perkant biuro įrangą? Biuro mašinų pirkimas ir pirkimų principai organizacijoje skiriasi, tačiau yra tam tikrų bendrų principų, kurių paprastai laikosi kiekviena organizacija:

1. Erdvės principas:

Svarbu ir būtina, kad mašina užima mažiausiai grindų, durų ar lentynų erdvę. Didelė ir sunki mašina užima didesnę erdvę ir padidina erdvės kainą, taigi ji tampa netiesioginėmis išlaidomis bendroms organizacijos išlaidoms.

2. Standartizacija:

Biuro įrangos standartizavimas ir įsigijimas reiškia, kad reikia įsigyti tas pačias mašinas, kurios atitiktų mašinos specifikaciją, reikalingą biuro darbui atlikti. Pavyzdžiui, jei biuro darbas yra toks, kad sumažintų ar padidintų nuotraukų kopijas, tada kopijuoklis, kuris turėtų būti perkamas, turėtų turėti priartinimo objektyvą, nes tai padeda sumažinti ir padidinti kopijas.

3. Tinkamas pirkimas:

Jei kiekvienam padaliniui reikalingas tam tikras mašinos tipas, reikia įsigyti tokį patį mašinų skaičių.

4. Naudojimas:

Įsigytų mašinų naudojimas turėtų būti 100%, ty jis turi būti naudojamas visapusiškai ar plačiai. Tiesą sakant, pirkimo metu turi būti nustatytas naudojimo koeficientas, susijęs su sąnaudomis. Mašina, kuri turi būti naudojama retai, neturėtų būti perkama iš karto, išleidžiant daug pinigų.

5. Patvarumas:

Viskas, kas įsigyta, turi būti patvari. Tai gali būti ne tik ilgaamžiška, bet ir neturėtų būti dažnai sugedusi ir pan.

6. Išlaidų principai:

Reikėtų išlaikyti pusiausvyrą perkant biuro įrangą ir iš jos išleistus pinigus. Kiekviena mašina turi tris skirtingas išlaidas. Tai yra pirkimo kaina, eksploatavimo išlaidos ir neveikos laiko sąnaudos.

Jei mašinos kapitalo sąnaudos yra didesnės, tačiau jos eksploatavimo išlaidos yra mažos; tai gali būti geriau nei mašina, kurios pirkimo kaina yra labai maža arba iš tikrųjų maža, o eksploatavimo išlaidos yra didelės. Tačiau visada reikia nepamiršti, kad kokybė neturėtų būti paaukota dėl išlaidų.

7. Pritaikomumas:

Įsigyta mašina turėtų būti tokia, kad kiekvienas, kuris jį naudoja, ne tik prisitaikytų prie mašinos, bet ir mašina turėtų pritraukti kitus, kad juos pritaikytų. Kitaip tariant, mašinos veikimas turėtų būti paprastas ir paprastas kitiems, kad suprastų jį ir naudokitės, o ne būtų įšventintas ir sudėtingas prisitaikyti prie jo.

8. Kokybės principai:

Įsigytos mašinos turi būti geros kokybės, kad jų atliktų darbų kokybė būtų pageidautina.

9. Privalumai:

Prieš perkant mašiną reikia atsižvelgti į išmokų sąvoką ir principus. Kadangi išlaidos yra susijusios su mašinos įsigijimu, nauda turėtų būti įvairialypė.

10. Tinkamumas:

Biuro mašina turi būti tinkama procesui, kuriam ji bus įsigyta. Jis neturėtų būti perkamas tik kaip statuso simbolis.