Biuras: reikšmė, svarba, biuro organizavimas ir jos principai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro reikšmę, svarbą, organizavimą ir principus, susijusius su tarnybos procesu.

Biuro reikšmė:

Biurui apibrėžti buvo daug apibrėžimų. Tačiau paprasta kalba ji gali būti apibūdinama kaip „vieta, kurioje vyksta verslas“. Tačiau tai yra netinkamas apibrėžimas, nes šiame apibrėžime neatsižvelgiama į biurų darbą, kuris yra biuro veiklos pagrindas.

Biuro reikšmė turi būti aiškiai suprantama bendrai. Šiuo metu, kai rašote „biurą“, suprantama, kad verslo veikla, atskaitomybė ir jos funkcija bei biuro veikla vyksta kartu.

Taigi, atsižvelgiant į visas šias funkcijas, galima apibrėžti tinkamą biuro apibrėžimą. Biuras gali būti apibrėžiamas kaip „bet kokia vieta, kur informacija apie popierių konvertuojama ir dokumentuojama, saugoma ir naudojama dabartinei ir būsimai verslo veiklai“.

Informacija gali būti susijusi su gamyba, rinkodara ir kita verslo veikla. Reikalingi įrašai apie užsakymų gavimą ir vykdymą, įrašus apie pirkimą, saugojimą ir pirkimą bei mokėjimą, kurį turi atlikti organizacija ir kuriuos turi mokėti organizacija, yra keletas įrašų, kuriuos turi išlaikyti biuras.

Biuro svarba:

Biuro svarba yra tai, kad ji ne tik atlieka savo verslo, prekės ženklo ir teisingumo rinkoje palaikymą, bet ir tai, kad ji turi būti atsakinga už labai ilgą laiką savo darbuotojus ir išlaikyti juos labai ilgą laiką, o ne laikinai, bet nuolat.

Svarba yra du faktai. Pirmasis yra darbuotojų neapyvartos lygis arba labai mažas, dešimtainis darbuotojo apyvartos lygis yra tas, kurį reikėtų siekti. Antras ir svarbesnis faktas yra jo verslo apyvarta turėtų būti nuolat perkeliama kasmet, o ne pernelyg neramūs ir šokiruojantys vienus metus ir nuobodu ir drastiški dar metus.

Paimkite AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED] pavyzdį; Anand, Gujarat. Nuo praėjusių dvidešimt metų jų vidaus verslo apyvarta savo grynąjį pelną kasmet didėjo 4 procentais, todėl iki 1998 m. Pabaigos jų verslas buvo vertingas Rs. 156 crores. Tai ryškus pavyzdys, kaip nuolat didėja „Amul“ biurų verslo apimtis, ir ten yra biurų svarba.

Daugiau nei per pastaruosius 20 metų, išskyrus tuos darbuotojus, kurie pasiekė išėjimo į pensiją amžių, nė vienas darbuotojas nepaliko šios organizacijos, o ne dėl kokių nors priežasčių. Taip pat kalbama apie biuro svarbą išlaikant savo darbuotojus.

Biuro svarba ir sėkmė priklauso nuo šių veiksnių:

a) planavimas,

b) organizavimas,

c) nukreipimas,

d) personalo,

e) kontrolė ir koordinavimas, \ t

f) biuro korespondencija, \ t

g) įdarbinimas,

h) Biudžeto sudarymas

Tačiau kiekvienos įmonės atveju kiekvienas įvykis turi būti planuojamas. Planavimas turi būti vykdomas. Vykdymui reikalingos kryptys, priežiūra, kontrolė ir koordinavimas. Jei kiekvienas iš šių elementų yra tinkamai sinchronizuotas, tuomet nustatyti tikslai yra patenkinti ir biuro svarba tampa vaizdu šalia savo krypties.

Taigi tai yra biuro svarba. Yra tam tikrų veiksnių, dėl kurių biuras gauna savo dalį ir turi didelę reikšmę.

Jie išvardyti kaip:

1. Informacijos centras :

Biuras yra visos informacijos informacijos centras arba duomenų bankas, kuriame vykdoma veikla. Visi dabartiniai ir ankstesni verslo duomenys turi būti biure. Remiantis šia informacija, biuras planuoja, prognozuoja ir kontroliuoja jos veikimą, veiklos sritį.

2. Tarnyba tarnauja kaip ryšio kanalas:

Akivaizdu, kad be jokio bendravimo, biuras tiesiog negali veikti ir jis negali tarnauti savo tikslui. Kiekviena komunikacija, ypač rašytinė komunikacija, eina iš viršaus į apačią, o ataskaitos turi tekėti iš apačios į viršų. Tarnyba sumažėtų, jei komunikacijos nebūtų dažnai tekančios, o ataskaitos nebūtų pateikiamos arba pateikiamos aukštesnėms institucijoms per nustatytą laiką.

3. Bendradarbiavimo pagalba:

Bet kokio biuro tikslai nebus įvykdyti, jei nėra tinkamo darbuotojų koordinavimo. Darbdavių ir darbuotojų santykiai ir darbuotojų bei darbuotojų santykiai turi būti geri, jei reikia sukurti veiksmingą koordinavimą.

Veiksmingas koordinavimas yra darbo dvasia, sugriežtina vienybę ir stiprina kiekvieno organizacijos darbuotojo moralę. Norint skatinti koordinavimą, jai reikia pagalbos, būtinos informacijos ir paramos iš aukščiausio lygio.

4. Vyriausybės ir bendrosios visuomenės svarba:

Šiandien kiekvienam verslui egzistuoti reikia vadovautis tam tikromis vyriausybės parengtomis gairėmis, taisyklėmis ir nuostatomis. Kiekvienas verslo padalinys šiandien laikomas pajamų generuojančiu ir socialiniu institutu. Kiekvienoje įstaigoje yra sparnas, kuris yra ryšys tarp visuomenės ir vyriausybės.

Tai taip pat yra ryšys tarp žmonių ir vyriausybės. Taigi biuras turi sukurti tinkamą žmonių įvaizdį, kad būtų sukurtas tinkamas prekės ženklo įvaizdis ir įmonės įvaizdis.

5. Pagalba vadybinei kontrolei:

Kontrolė - tai korekcinių ir matavimo metodų derinys, kuriuo siekiama užtikrinti, kad įmonės tikslas būtų pasiektas ir įvykdytas. Kontrolė reikalauja nustatyti „standartus“, o po to matuoti standartus per nustatytą laiką ir ištekliai.

Jis iš tikrųjų matuoja:

i) ar pasiekti standartai, ir. \ t

(ii) Jei to nepavyko pasiekti, koks buvo nukrypimas ir koks buvo nukrypimo procentas. Nustačius šias priemones, yra sukurtos įvairios kontrolės priemonės, kad biuras ar įmonė būtų tinkami.

6. Klientų svarba:

Faktinė bet kurios tarnybos svarba yra jos ryšys su klientu. Tai klientas, kuris atneša verslą į biurą, taigi klientas yra karalius. Išskyrus vyriausybės biurą, kiekviena kita verslo organizacija priklauso nuo jos kliento, kad gautų pajamas. Vadinasi, biuro svarba klientui yra labai svarbi - dabar „klientas“ yra „imperatorius“.

Turėdami tai omenyje, užsakymai, kuriuos gauna klientas, jų užklausos ir jų skundai, tvarkomi tiesiogiai ir asmeniškai. Šiandien, šiais laikais, šiuolaikiniame biure yra labai svarbus asmuo - svečias lankantis pareigūnas [GAO], kuris lanko visus klientus ir informuoja juos visus tiesiogiai, asmeniškai arba telefonu apie įmonę, jos veiklą ir apie savo verslą.

7. Akcininko reikšmė:

Kiekvienas biuras yra svarbus ryšys tarp akcininko ir bendrovės. Akcijų emisijos, akcijų perleidimo, pranešimo apie bendrovės susirinkimus išdavimas ir atsakymas apie visus klausimus akcininkui yra labai svarbūs, ir jų neįmanoma pasiekti ar gauti, nesudarius tinkamos pareigos .

8. Darbuotojo svarba :

Norint išlaikyti gerą darbo jėgą, gerą aplinką, kurioje nėra oficialios politikos, be dalingumo ir veiksmingo santykio, darbuotojo ir darbdavio bei darbdavio-darbuotojo pavidalu; reikia santykių.

Darbo užmokesčio mokėjimas laiku, darbo užmokesčio mokėjimas laiku, atlyginimo lapo parengimas, lankomumo palaikymas, leidimas darbuotojams pasinaudoti atostogomis avarijos metu yra keletas svarbių funkcijų, kurias turi atlikti tarnyba. Taigi tai yra keletas punktų, kuriuos reikia pastebėti, praktikuoti ir apibendrinti kiekvienoje įstaigoje, kad biuras veiktų sklandžiai ir puikiai.

Biuro organizavimas:

Organizavimas reiškia pareigų ir funkcijų struktūros sukūrimą, siekiant įmonės tikslų.

Urwick apibrėžė organizaciją kaip „veiklą, kuri yra būtina bet kokiam tikslui ar planui, ir juos organizuoti grupėse, kurios gali būti priskirtos asmenims“.

Biuras turi būti organizuojamas, o pareigos ir funkcijos turi būti apibrėžtos, kad būtų galima nustatyti veiklos ir valdžios santykius, kad biuras veiktų sklandžiai.

Organizacijos struktūra turėtų būti tokia:

1. Ji turi atspindėti ir atspindėti biuro planus ir charakteristikas.

2. Ji turi atspindėti įmonės vadovybės turimą instituciją.

3. Ji turi atspindėti jos aplinką.

4. Jis turi būti aprūpintas kvalifikuotu personalu.

Organizacijos procesas turi būti taikomas kiekvienam įmonės padaliniui, įskaitant biurą. Yra tam tikri veiksmai, kurių turi imtis biuras, arba vienas turi pasirūpinti, jei reikia organizuoti organizaciją.

Veiksmai, susiję su procesu, yra šie:

1. Įmonės tikslų nustatymas.

2. Išvestinių finansinių priemonių, objektų, planų ir politikos formavimas.

3. Šių tikslų, planų ir politikos įgyvendinimui reikalingų veiksmų nustatymas.

4. Grupuokite šias veiklas, atsižvelgiant į turimus žmogiškuosius ir materialinius išteklius bei geriausią jų naudojimo būdą.

5. suskirstyti šias veiklas ir perduoti jas atitinkamiems kiekvienos grupės vadovams su institucija, reikalinga vykdyti veiklą.

6. Susieti šias grupes vertikaliai ir horizontaliai per valdžios institucijų ryšius ir informacinę sistemą.

Šie principai išvardyti kaip:

1. Tikslų vieningumo principai:

Kiekviena organizacijos dalis, įskaitant biurą, siekia įmonės tikslų.

2. Efektyvumo principai :

Efektyvumas yra pagrindinis principas. Tikslas turi būti pasiektas tiek organizacijoms, tiek visuomenei.

Su biuro organizavimo procesu susiję principai:

1. Balanso principas:

Šio principo ar metodų taikymas turi būti subalansuotas atsižvelgiant į bendrą struktūros efektyvumą siekiant įmonės tikslo.

2. Lankstumo principas:

Organizacija turi būti lanksti, kad atitiktų besikeičiančias sąlygas.

3. Lyderystės palengvinimo principas:

Siekiant įgyvendinti tikslus, organizacijoje turėtų būti skatinama vadovavimo kokybė.

Tai yra būdai, kaip biuras turi būti keliamas ir organizuojamas lėtai, žingsnis po žingsnio.

Paskutinė biuro organizavimo dalis yra hierarchijos sistemos išdėstymas, o kitas mes aptarsime tą patį.