Biuro valdymas: procedūros ir metodai

Tarp sistemos ir operacijos yra procedūra. Pardavimo užbaigimo sistemą sudaro procedūrų tinklas, iš kurio vienas gali būti kreditų pardavimo rinkinys; viena iš rinkimo procedūros operacijų gali būti „senstančiųjų“ gautinų sumų operacija, nurodanti, kad įvairūs laikotarpiai yra tinkami. Procedūros atneša sistemas prie faktinių darbo ir individualių pareigų lygio.

Procedūra nustato veiksmų eiliškumą, kuris paprastai vykdomas atliekant pasikartojančius darbus - ir dažniausiai pasitaiko arba kartojasi tipinės įmonės darbas. Gerai suplanuota procedūra nurodo, kas ką ir ką daro, kaip ir kada. Taigi jis nurodo būtinus darbo veiksmus, priskiria: atsakomybę ir susieja tai, ką vienas žmogus daro tai, ką daro kiti.

Sistema, kaip tokia, yra susijusi su plataus masto santykiais ir dažnai bus išreikšta viena ar keliomis srautų schemomis, prie kurių pridedama grupė arba procedūrų rinkinys. Procedūra yra sistemos darbo lygis; tai yra „faktinis vadovas darbuotojams, kaip elgtis kiekvieną kartą, kai reikia atlikti tam tikrą pasikartojantį darbą.

Kruopščiai suplanavus procedūrą ir ją išreiškiant rašytine forma, būtini žingsniai veiksmingai naudojant šią pagrindinę priemonę. Procedūrų rašymas formuoja jėgų išaiškinimą ir palengvina bendravimą su juos taikančiais asmenimis. Tačiau tai, kad egzistuoja rašytinės procedūros, nėra absoliuti veiksmingų operacijų nuoroda.

Rašytinė procedūra gali būti tik įrašas apie tai, kaip darbas buvo atliktas praeityje, kintantys įmonės poreikiai ir naujų metodų, kaip patenkinti šiuos poreikius, atsiradimas daugeliui procedūrų bus pasenę. Priešingai nei procedūra, metodas yra išsamus, kaip atlikti vieną procedūrinį veiksmą. Jame kalbama apie operacijos atlikimo eigą, judesius ir konkrečias vienodas priemones.

Labai reikalinga tęstinė procedūrų ir metodų tobulinimo programa. Tikslai apima bet kokį neveiksmingumą, pavyzdžiui, pastangų dubliavimą, procedūros ar metodo, skirto naujiems reikalavimams patenkinti, nepakankamumą ir nepatenkinamus įrašus ir ataskaitas.

Tobulinimo tikslai:

Bendrieji šių sričių tobulinimo tikslai yra didesnis veiksmingumas ir daugiau ekonomikos. Patobulintas efektyvumas - visų pirma geresnis paslaugų teikimas klientui - paslauga, kuri yra greita, kaip įmanoma be klaidų, pakankamai gerai suapvalinta ir kitokiu požiūriu patenkinama, priklausomai nuo klientų poreikių. Efektyvumas taip pat parodo darbuotojų moralę, vykdomosios veiklos efektyvumą, veiklos vienetų ir personalo koordinavimą ir išorinį poveikį, pvz., Bendruomenės gerą valią ir viešąją nuomonę.

Patobulinta ekonomika reiškia didesnį našumą mažesnėmis sąnaudomis, gerą personalo ir įrangos panaudojimą, atsargas, laikomas optimaliu lygiu, ir daugelį kitų veiklos aspektų. Įmonės sėkmė šiandieninėje konkurencinėje aplinkoje labai priklausys nuo nuolatinių patobulinimų. Nepakanka gero produkto ir gero personalo. Paprastai verslas patenka į įmonę, kuri teikia geriausią kokybės, paslaugų ir kainos derinį; ir tai ne tik atsitinka.

Joms įtakos turi daugelis vadybos filosofijų ir praktikos; viena svarbiausių yra bendra operacijų sistema, leidžianti greičiau gauti patikimą produktą ar paslaugą nei kitos įmonės ir konkurencingos kainos. Socialinės atsakomybės sritys taip pat yra labai svarbios, nors dažnai negalime susieti procedūrinio efektyvumo su jais.

Didėjantis gyvenimo lygis ir patikima ekonomika labai priklauso nuo atskirų įmonių efektyvumo. Matome, kad technologiniai patobulinimai biuro srityje sukuria daugiau darbo vietų, o ne mažiau, taip pat ir technologiniai patobulinimai visose kitose srityse. Tuo pačiu metu kyla problemų, susijusių su kintančiais įgūdžių reikalavimais, perkvalifikavimu, darbuotojų mobilumu ir pan., Kuriuos bet kuris atsakingas, vadovybė turi išspręsti „savo gebėjimų mastu“.

Kliūčių tobulinimui:

Svarbu, kad, nagrinėjant metodų ir metodų tobulinimo metodus, žinotume apie bendras kliūtis, kai kurie yra psichologiniai, kai kurie ekonominiai ir yra ir kitų. Tikra prasme šių sričių tobulinimo programa yra karas prieš įpročius. Susiformavus organizacijoms, daugelis praktikų yra sukurtos ne kruopščiai analizuojant, bet siekiant patenkinti šio momento poreikius.

Dažnai pasitaiko požymių, taikomų kitose įmonėse, kurios, žinoma, gali veikti skirtingomis sąlygomis. Nustačius praktiką, darbuotojai įpratę prie jų ir jaučiasi saugūs jų gebėjimu juos laikytis; todėl gali būti tam tikras pasipriešinimas pokyčiams. Tačiau yra įprasta įpročio problema.

Yra ir kitų kliūčių. Asmenys, ypač jei jie yra funkciniai specialistai, kaip ir dauguma darbuotojų, gali nesuvokti procedūrų ir platesnių sistemų vaidmens siekiant tikslų, kurie paminėti ankstesniame skyriuje. Kai kuriose įmonėse dėl organizacinių trikdžių gali būti dvejopos pastangos ir prastas koordinavimas. „Alibi sistemos“, pvz., Brangios kontrolės procedūros, skirtos išvengti klaidų atsiradimo, dažnai nustatomos, kai iš viršaus į apačią kontroliuojama didelė paklausa.

Net procedūros ir metodų analitikai dažnai riboja perspektyvą ir gali pereiti ant efektyviausių įrenginių, griežtų darbo standartų ekonomikos, ir kitų atskirų tobulinimo sričių, neatsižvelgiant į lanką, tai gali turėti įtakos bendram efektyvumui ir ekonomikai.

Kiekviena iš šių kliūčių yra problema, į kurią reikia atsižvelgti, tačiau kiekvieno iš jų tyrimas rodo, kad tai gali būti įveikta arba gali būti koreguojama, kad būtų galima tobulinti pastangas. Tiesą sakant, nėra kito pasirinkimo. Inovacijos yra reikalavimas išlikimui verslo įmonėse ir tikriausiai visose kitose. Yra senas sakymas, kad verslas yra tarsi dviračiu; jei nustosite, nukris.

Tobulinimo organizacija:

Jei pagerinimo pastangos turi būti veiksmingos, daugeliui žmonių gali tekti atlikti įvairius vaidmenis. Aukščiausioji vadovybė turi būti įsitikinusi, kad tobulinimo programa yra naudinga, turi inicijuoti, ir turi aktyviai ir nuolat teikti paramą. Aukštesnės vadovybės entuziazmas, kai kartu su geru bendravimu ir supratimu dėl tikslų, greitai išspręs žemesnį lygį, abejingumas veiks tokiu pat būdu, kaip sistemos specialistai, bandę „per„ nugarą, duris “įkelti programas, turi išmoko.

Išorės konsultantai gali atlikti svarbų, bet, paprastai, ribotą vaidmenį atliekant visas pastangas tobulinti. Jei jie yra kvalifikuoti, jie gali suteikti tvirtą, naudingą specializuotų žinių, plataus masto patirtį ir objektyvų požiūrį. Jie gali tiek talentą, tiek laiką, kai jie nėra prieinami viduje.

Išlaidų sumetimais gali būti reikalaujama, kad jie būtų naudojami daugiausia specialiems projektams, pavyzdžiui, pradėti naują formų kontrolės ar darbo standartų programą, analizuoti ypač sudėtingą išlaidų problemą arba apmokyti įmonės darbuotojus darbo supaprastinimo metodais. Pernelyg didelis pasitikėjimas konsultantais gali sulėtinti tikros įmonės darbuotojų atsakomybės jausmą. Tiekėjų atstovai tokiose srityse kaip įranga, formos ir reikmenys dabar vis labiau konkuruoja dėl paslaugų, kurias jie gali teikti kartu su tinkamų produktų tiekimu.

Jie dažnai mokomi atlikti išsamų įmonės poreikių tyrimą savo konkrečiose srityse, o jie sukaupė patirtį, sukauptą kitose įmonėse. Tikriausiai neprotinga visiškai pasikliauti vienos pardavimų ar paslaugų atstovo rekomendacijomis; įmonė turėtų atlikti savo analizę kiek įmanoma, ir ji gali paprašyti daugiau nei vieno tiekėjo pažvelgti į probleminę sritį.

Tačiau šis pagalbos šaltinis yra vis vertingesnis, ir jokia vadovybė neturėtų tai ignoruoti. Procedūrų analitikai (kurie gali būti vadinami sistemų analitikais, metodų analitikais ar formų, maketavimo, įrangos, standartų ar kitos srities specialistais) paprastai yra tobulinimo programos pagrindas. Tai nereiškia, kad jie gali patys tai atlikti; jie suteikia specializacijos ir laiko, reikalingo tokiems patobulinimams, ir jie gali skatinti nuolatinę ir nuolatinę tobulinimo programą.

Reikalingos kvalifikacijos apima užklausą; analitiniai gebėjimai; susipažinti su pagrindiniais metodais tose srityse, kuriose jie susipažins su organizacija ir jos valdymo filosofija; žmogaus prigimties supratimas, nes reikės daug bendrų pastangų ir bendravimo su kitais.

Asmuo, atvykstantis į lauką, turės laiko susipažinti su organizaciniais ir operaciniais reikalavimais, konkrečiai įmonei, o melas neišvengiamai bus naudingas, jei ilgą laiką galės dirbti su „vyresniais analitikais, tobulindamas savo techninius įgūdžius. Jis gali gauti pagalbą iš kitų įmonių analitikų, profesinių asociacijų ir mokyklų bei seminarų, kuriuos organizuoja išorės grupės ir švietimo įstaigos.

Organizacijoje, kuri yra per maža, kad pateisintų visą darbo dieną dirbančią analitiką, žmogus, turintis tokius gebėjimus, kaip aprašyta pirmiau, gali būti atsakingas už ne visą darbo dieną už metodų tobulinimą. Importas, atsižvelgiant į tai, yra tai, kad nesvarbu, kokia maža organizacija, kas nors turėtų dėti pastangų metodų tobulinimui; kad ir kas tai būtų, laikas darbui turi būti leidžiamas, jei jis bus veiksmingai vykdomas. Stebėtojai ir darbuotojai vis dažniau įtraukiami į procedūras ir metodų tobulinimo pastangas, kurių potencialūs dydžiai yra tokie dideli, kad jų įnašas bus skirtas sekančiam skyriui.

Kad tai būtų sėkminga, turi būti įrodyta, kad reikia geresnio vadovavimo idėjų ir organizuoto požiūrio, kuris užtikrins nuolatinį stimuliavimą, tolesnę veiklą ir pripažinimą. Darbuotojų ir prižiūrėtojų specializuotų žinių ir laiko apribojimai yra akivaizdūs, tačiau veiklos problemų ir poreikių pažinimas, taip pat motyvacinė nauda, ​​susijusi su asmeniniu dalyvavimu, daro šį dalyvavimą daugumoje įmonių labai naudingas.

Bendras požiūris į procedūrų ir metodų tobulinimą:

Bus pristatytas trumpas bendras požiūris, kuris bus taikomas beveik bet kokiai sistemai gerinti, kuri yra glaudžiai susijusi su bet kuriuo metu taikomu moksliniu problemų sprendimo metodu.

Tada apsvarstysime, kaip šis bendras požiūris gali būti pritaikytas skirtingų tipų procedūroms ir metodų tobulinimo problemoms:

1. Nuspręskite dėl studijų projekto:

Šį žingsnį galima manyti, kad galima ieškoti aplinkos, kad galėtume tobulėti, ir tai paprastai nėra sunku rasti. Nepatenkinama klientų aptarnavimas, didelės išlaidos, nepatenkinamas personalo ar įrangos naudojimas, darbo srautų pertrūkiai, netinkamos formos ir ataskaitos, dvigubos pastangos ir tam tikra darbo dalis, „kuri yra pasikartojanti, didelė apimtis, susilpnėjusi arba monotonė“, yra keletas įkalčių, rodančių sistemų analizės poreikį.

Perėjimas prie dabartinės duomenų apdorojimo sistemos, reorganizavimas ar kiti nauji pokyčiai taip pat gali reikšti, kad reikia keisti sistemas. Gali būti stebimas poreikis ir iš kelių šaltinių inicijuotas tyrimas, kaip minėta anksčiau: padaliniai, kuriems reikalinga pagalba, aukštesnė vadovybė ir pačios sistemos darbuotojai, linijos darbuotojai, norintys vykdyti studijų projektus, arba kiti.

2. Apibūdinkite dabartinę sistemą :

Aprašymas gali būti pasakojimas, diagrama, matavimo duomenys arba kita forma arba derinys. Grafikas yra ypač naudingas ir bus tiriamas toliau; gerai pritaikyta schema gali padėti analitikui vizualizuoti santykius ir tobulinimo galimybes, taip pat tuos, kuriems įtakos turės visi siūlomi pakeitimai.

Gali būti naudojami įvairūs informacijos rinkimo metodai - informacijos apie veiklos santraukas ar kitus jau turimus dokumentus tyrimas, interviu, stebėjimas, „Darbo mėginių ėmimas ir kitos problemai tinkamos priemonės“.

3. Analizuokite ir tobulinkite dabartinę sistemą:

Šiuo svarbiu žingsniu pirmiausia reikės nustatyti ankstesnės sistemos ir bet kokio siūlomo patobulinimo maksimalaus kiekio, reikiamo kokybės, sąnaudų, svarbiausių paslaugų, patenkančių į klientų poreikius, vertinimo kriterijus ir tt Tada faktiniai duomenys, gauti iš dabartinės sistemos aprašymo reikia atidžiai ištirti.

Be tiesioginių efektyvumo veiksnių matavimų, tokių kaip tie, kurie buvo nurodyti, principai, susiję su veiksniais, įtakojančiais mažiau nei patenkinamus rezultatus, yra labai naudingi. Šiame etape vienas asmuo ar maža grupė gali atlikti didelę dalį darbų, tačiau prieš baigiant, bendras dalyvaujančių ar nukentėjusių asmenų mąstymas yra tikrai naudingas.

4. Parduoti ir įdiegti patobulintą sistemą:

Nesvarbu, kaip puikiai suprojektuota sistema, nukentėjusių asmenų priėmimas toli siekia sėkmingai veikti. Geriausios priemonės, skirtos laimėti priėmimą, yra bendravimas ir dalyvavimas daugeliu atvejų. Ypač vertingi metodai ir aukštesnio lygio sistemų tobulinimas bus dalyvių dalyvavimas ir asmeninis dalyvavimas, kurį paveikia visi siūlomi pakeitimai. Išsamus, dvipusis ryšys taip pat yra būtinas siekiant suprasti poreikius, tikslus, poveikį asmenims, garantijas, kad bus apsaugoti asmeniniai interesai, ir žinias apie tai, kaip veikia naujas planas.

Čia yra sritis, kurioje analitikų užpildytų darbuotojų vaidmens pripažinimas yra ypač svarbus; jie turi laimėti, o ne reikalauti priimti, ir jie turi būti pasirengę nuraminti savo sprendimus ir rekomendacijas, susijusias su paveiktų operacijų, personalo reakcija. Dabartinės procedūros ar metodo diegimui dažnai reikės daug dėmesio mokant darbuotojus naujojo požiūrio metu, reikalaujant fizinių pakeitimų, atidžiai stebėti, kad planai būtų parengti.

5. Sistemos priežiūra ir auditas:

Procedūrų ir metodų trūkumai arba trūkumai dažnai pasirodys vykdant veiklą, tačiau tai negali būti laikoma savaime suprantamu dalyku. Paprastai pageidautina periodiškai analizuoti sistemą ir jos nuolatinį tinkamumą. Kai kurios vadovybės tokius patikrinimus planuoja tam tikrais intervalais, skiriasi nuo sistemos pobūdžio ir gautų rezultatų.

Tobulinimo tyrimų procedūros:

Norint patobulinti konkrečius patobulinimus, kiekvienas darbo etapas turėtų būti kritiškai nagrinėjamas atsižvelgiant į skirtingus judėjimo principus, kurie gali būti taikomi. Geriausias tobulinimo būdas gali būti derinant, perorganizuojant ar supaprastinant veiksmus, kurie turi būti išsaugoti.

Procedūrų tobulinimo tyrimus, nes jie dažnai perkeliami į skyrius, dažnai inicijuoja aukštesnė vadovybė arba procedūrų personalas, nors poreikį gali pasiūlyti procedūros metu veikiantis darbuotojas. Bet koks bendrojo požiūrio pasiūlytas trūkumas gali reikšti tokio tyrimo poreikį. Pagrindiniai tiriamos procedūros etapai turi būti suskirstyti ir užregistruoti įvairiomis formomis, pradedant nuo paprasto sąrašo iki sudėtingos diagramos, greičiausiai plačiausiai naudojama procedūrų analizės priemonė yra srauto proceso diagrama.

Naudojant proceso diagramą, visų pirma, visi veiksmai, susiję su šia procedūra, yra išvardyti eilės tvarka; po to kiekvienas žingsnis klasifikuojamas kaip operacija, transportavimas ir pan., naudojant atitinkamą toliau pateiktą simbolį. Kiekvienos pakopos simboliai rašomi analitiko sudarytomis linijomis; taip gaunamas grafinis procedūros vaizdas.

i) operacija:

Didelis ratas reiškia, kad yra keičiamas, pridedamas arba sukurtas.

ii) Transportas:

Rodyklė rodo judėjimą iš vienos vietos į kitą.

iii) patikrinimas:

Kvadratinis žymi patikrinimą, kaip kažkas tikrinamas ar patikrintas, bet nekeičiamas.

iv) Vėlavimas:

Didelis D rodo, kad tiriamojo objekto srautas nutrūksta arba vėluoja,

v) Saugojimas:

Apverstas trikampis reiškia objekto saugojimą, lyg jis yra apsaugotas nuo neleistino pašalinimo. Srauto proceso diagramoje rodomas laikas, reikalingas kiekvienam žingsniui atlikti; tam tikrais atvejais nustatomi tik uždelsimo žingsniai, siekiant nurodyti galimybes sumažinti darbo srauto pertrūkius; jis taip pat rodo atstumą pėdomis, kai vežama. Diagramos laiko ir atstumo ypatumai yra ypač naudingi vertinant įrangos išdėstymą ir kai priemonės gali sumažinti judesius ir būtinus vėlavimus, tačiau jie taip pat padeda kitiems tikslams.

Svarbi srauto proceso diagramos dalis yra suvestinė blokas viršutiniame kairiajame kampe. Tai yra daugiau ar mažiau „dėžutės rezultatas“ ir turi du pagrindinius tikslus. Pirma, jame pateikiami patarimai, kur pradėti dabartinės sistemos analizę; antra, tai leidžia lengvai ir veiksmingai palyginti esamas ir siūlomas sistemas. Kita pagrindinė procedūrų analizės priemonė yra dvimatis srautų planas. Ypatinga šios diagramos reikšmė yra jos gebėjimas tuo pačiu metu parodyti keletą srautų, kaip ir tada, kai procedūra prasideda vienu veiksmu, bet tada išskiriama į kelis darbo srautus.

Vertikalios stulpeliai gali rodyti skyrius, kurios tvarko kiekvieną procedūros dalį. Srauto schema yra dar vienas pagrindinių analitikų analizės įrankis. Ši schema yra ne vien tik toje biuro dalies, kuri dalyvauja nagrinėjamoje procedūroje, plano taikymas. Jo pagrindinis tikslas - atskleisti dabartinio ar siūlomo išdėstymo ar biuro išdėstymo trūkumus.

Tada galima atlikti žingsnių vertinimą ir patobulinto požiūrio kūrimą, tiriant diagramas ir kitas šios procedūros registravimo priemones. Bendroji formulė, taikoma bet kokiai sistemos tobulinimo formai, yra: Pašalinti - derinti - pertvarkyti - supaprastinti. Kiekvienas žingsnis gali būti nagrinėjamas atsižvelgiant į šiuos tikslus, atsižvelgiant į siūlomą seką. Kadangi švaistymo žingsnio pašalinimas yra geriausias būdas tobulėti, o kiti žingsniai yra bendri pirmenybės prioritetai.

Patobulintos tyrimo procedūros patobulintos versijos formulavimas palaipsniui išryškės iš analitikų atlikto apklausos ir kruopščiai išvalius visus, kurie naudos šią procedūrą. Paprastai tiesioginiai vartotojai ir jų prižiūrėtojai nustatys spragas ir matys galimybes tobulėti preliminariai pasiūlytos procedūros. Bet kokiu atveju, jie bus kur kas palankesni pakeitimui, jei su juo bus konsultuojamasi ir naudos išsamiai paaiškino privalumus.

Projekto pasirinkimas studijoms:

Net vienkartinė operacija gali pateisinti tam tikrą organizuoto sveiko proto naudojimą, nes kartais vadinama metodų analize. Tikėtina nauda turi būti vertinama atsižvelgiant į pastangas ir išlaidas, kurių gali prireikti. Ypač didelę grąžą gali gauti pakartotinių, didelės apimties operacijų tyrimas, nes nedideli sutaupyti kiekiai padidės. Trūkumų operacijos gali būti patobulintos iki taško, kur darbas sklandžiai ir su mažiau vėlavimų. Monotoniškos ar nuovargio operacijos gali reikšti ypatingą dėmesį; kai kurie metodai programų pagrindiniu tikslu sumažina nuovargį.

Dabartinio metodo nutraukimas ir įrašymas:

Metodų analizės lygmeniu operacija yra suskirstyta į elementus ir detaliausiu analizės tipu, netgi į kūno judesius. Metodas, kuriuo operacija atliekama, paprastai nustatoma stebint, nors neįprastai didelės apimties arba varginantis veiksmas gali pateisinti filmavimą ir glaudų filmą. Operacijos suskirstymo formos forma gali būti nuo paprasto judesių sąrašo iki sudėtingos diagramos, kurioje įrašomi ir klasifikuojami judesiai, ir sistemingai kviečiami apklausti. Labiausiai naudojamas tarp judesių diagramų yra dešinė ir kairė diagrama.

Tai yra judėjimo studijų diagramų darbinis veiksnys; lygiai taip pat, kaip procesų diagrama yra įrenginys, dažniausiai naudojamas procedūrų analizėje. Kadangi pavadinimas rodo, kad dešinė ir kairė diagrama rodo kiekvienos rankos atliktus judesius. Jis taip pat klasifikuoja šiuos judesius tam tikrais pagrindiniais tipais, naudodamas pasirengimo identifikuoti simbolius ir akcentavimą. Tikslūs naudojami simboliai skiriasi, tačiau šis derinys buvo plačiai naudojamas.

i) operacija:

Naudojama tada, kai kūno narys atlieka kažką vienodą vietą, pvz., Rašydamas, valdydamas biuro mašiną arba suvokdamas objektą.

ii) Transportas:

Naudojama, kai kėbulo elementas juda nuo objekto.

(iii) Laikykite:

Naudojamas, kai objektas laikomas padėtyje, kad kažką būtų galima padaryti. Pavyzdys; laikydami švirkštimo priemonę vienoje rankoje, kad būtų galima įsukti viršų.

iv) Vėlavimas:

Naudojamas tada, kai kūno narys yra neveikia arba laukia kitų kūno narių. Pažvelgus į darbo vietos eskizą ar išdėstymą, parodyta sekretoriaus tipo stalas su rašomoji mašina kairiajame pjedestale, skaičiuoklė ir padėklai bankų formoms; raštiški prašymai ir baigtas darbas, visi išdėstyti taip, kaip nurodyta.

Dešinė ranka eina į dėklą, kuriame yra tuščių rekvizitų formų, ir užverčia vieną; Kairė ranka laukia per šį laiką. Abi rankos pereina prie rašomosios mašinėlės ir abi jos įterpia tuščią formą. Tada dešinė ranka perkeliama į rašytinių rekvizitų dėklą, užfiksuoja kitą rekvizitą, kurį reikia spausdinti, perkelia jį į rašomosios mašinėlės pusę, išlaisvina rekvizitą ir perkelia į rašomąją mašiną; kairė ranka dar tik laukė per šiuos veiksmus. Abi rankas įrašo rekvizitą.

Tada dešinė ranka persikelia į skaičiuoklę, užrašo figūras, nustato bendrą skaičių ir perkelia atgal į vietą rašymo mašinoje; kairė ranka vėl laukė, abi rankos tada įrašo sumą į rekvizitą, ir abi dalyvauja pašalinant rekvizitą iš rašomosios mašinėlės.

Kiekvienas tiesiog aprašytas veiksmas diagramoje pažymimas atitinkamu simboliu. Viršutinėje kairėje pateiktoje santraukoje matyti, kad kairė ranka dalyvavo keturiose operacijose ir dešinėje - devyniose. Kairė ranka turėjo vieną judesį arba transportą, o dešinė - aštuoni. Kairėje rankoje buvo dvylika vėlavimų, arba laukia; dešinėje nebuvo nė vienos. Nė viena ranka neturėjo jokios operacijos.

Antra pagrindinė priemonė, dažnai naudojama metodų analizėje, yra daugialypės veiklos diagrama, skirta detalizuoti vieno asmens ir vienos mašinos, vieno asmens ir kelių mašinų arba kelių asmenų ir kelių mašinų detalią veiklą. Pagrindinis šio prietaiso tikslas - sumažinti tuščiosios eigos mašinos laiką. Kadangi biuro įranga tampa sudėtingesnė ir brangesnė, tampa vis svarbiau užtikrinti, kad įranga būtų efektyviai naudojama.

Kadangi mašinos ir operatoriai tuo metu praranda laiko intervalus per visą darbo ciklą, ne visada lengva nustatyti tuščiąja eiga. Dažnai klaidingai daroma prielaida, kad mašinų panaudojimas yra didelis, kai iš tikrųjų mašina naudojama labai neefektyviai. Daugialypės veiklos diagramos yra skirtos įveikti šią problemą, parodydamos žmogaus ir mašinos sąveiką ir atskleidžiant nevaisingumo laikotarpius.

Analizuojant dabartinį metodą:

Po to, kai šis metodas buvo suskirstytas į etapus ir diagramas, visa operacija ir kiekvienas atskiras žingsnis gali būti analizuojami atsižvelgiant į nustatytus judesio ekonomikos principus. Pirmaujančios pastangos formuluoti tokius principus buvo Frank ir Lillian Gilbreth.

Vienas iš didžiausių duoklių, kuriuos būtų galima skirti šiems pionieriams, yra tai, kad originalus „Gilbreth“ sąvokų analizės principų ir metodų sąrašas išaugo beveik pusę amžiaus tik nedideliais pakeitimais, nepaisant to, kad daugelis galimų žmonių bandė pagerinti. Gilbreth principų sąrašas yra gana ilgas ir, nors ir taikydamas visų tipų darbą, kai kurie principai yra mažiau tiesiogiai susiję su biuro veikla nei gamykloje.

Todėl čia pateikiamas supaprastintas principų, ypač taikomų biuro veiklai, sąrašas:

1. Klauskite kiekvieno etapo būtinumo. Paprasčiausias būdas atlikti darbą yra ne tai padaryti.

2. Įdėkite visas medžiagas ir įrangą į įprastas darbo vietas.

3. Vienu metu naudokite abi juostas ir, jei įmanoma, stenkitės išlaikyti kiekvieno atlikto darbo kiekį.

4. Naudokite paprasčiausius judesius - pirštų judesius, o ne riešą, o ne ranką, ranką ir kt.

5. Naudokite judesius, kurie yra lygūs, ritmiški ir nepertraukiami.

6. Įsitikinkite, kad įranga tinka darbui.

7. Įsitikinkite, kad asmuo, kuris atlieka darbą, yra gerai įrengtas ir jam suteikiamas pakankamas mokymas.

Kiekvienai rankai yra normali darbo zona, ir labai pageidautina, kad medžiagos ir įrankiai būtų patalpinti šioje srityje taip, kad būtų galima kuo labiau sumažinti tempimą, lenkimą ir panašius judesius. Taip pat yra maksimalus plotas, kuriuo gali būti išplėsta rankena, ir yra pasikartojanti sritis, kurioje turi būti dedami daiktai, jei abi rankos turi dirbti tuo pačiu metu. Bet kokios medžiagos ir įranga, patalpinta už įprastos darbo zonos, turėtų būti vertinamos kritiškai, ypač jei jos turi būti naudojamos dažnai.

Greitai matyti, kad pažeidžiami keli judesio principai. Nedelsiant kyla klausimas, ar visi vėlavimai ir judėjimas yra būtini. Visos medžiagos ir įranga, išskyrus. Rašomoji mašina yra ne įprastoje mašinisto darbo vietoje, nes ji sėdi prie rašomosios mašinėlės. Akivaizdu, kad teisinga juosta atliekama didžiąją darbo dalį, o kairė ranka naudojama mažai, išskyrus faktinį rašymą. Pasiūlymai yra sudėtingi ir varginantys; mašinistas turi ilgai pasiekti ir visiškai apsisukti, kad galėtų naudotis skaičiuokle. Atrodo, kad yra nedaug galimybių gauti ritmą į darbą. Galima prisiminti geresnės įrangos galimybes.

Patobulinto metodo kūrimas:

i. Norint patobulinti konkrečius patobulinimus, kiekvienas darbo etapas turėtų būti kritiškai nagrinėjamas atsižvelgiant į skirtingus judėjimo principus, kurie gali būti taikomi. Geriausias tobulinimo būdas gali būti derinant, perorganizuojant ar supaprastinant veiksmus, kurie turi būti išsaugoti.

Ii. Grafiko viršuje esantis eskizas rodo medžiagų ir įrangos pertvarkymą darbo vietoje. Už rašytojo buvo pridėta lentynėlė su skyriais, skirtais rekvizitams ir baigiamam darbui, kuris yra tik mašinisto dešinėje.

iii. Vėlavimai labai sumažėjo; visos medžiagos ir įranga dabar yra įprastoje darbo zonoje; darbas rankoms yra beveik lygus; nuvažiuoti atstumai yra trumpesni; ir visa operacija yra greitesnė ir mažiau nuovargi.

iv. Pabrėžtina, kad pasiūlytas patobulintas metodas yra tik vienas iš žmogaus galimybių. Galbūt skaitytojas gali pasiūlyti kitus sprendimus, kurie yra dar patenkinami nei aprašyta.

Patobulinto metodo diegimas:

Suplanavus naują metodą, turi būti atliktas faktinis įrengimas; siūlomo metodo sėkmė labai priklausys nuo to, kaip atidžiai bus kreipiamasi į šį galutinį etapą. Atrodo, kad naujo metodo diegimas logiškai susideda iš keturių etapų: laimėjimo priėmimas, fizinių pokyčių atlikimas, personalo mokymas ir rezultatų stebėjimas.

i. Labiausiai patenkinamas sprendimas dėl laimėjimo priėmimo problemos greičiausiai bus tas, kuris buvo pasiūlytas anksčiau - konsultuojantis su pakeitimais dalyvaujančiais asmenimis kuo anksčiau planuojant tobulinimą ir iš daugelio patobulinto metodo idėjų.

ii. Galbūt idealiu atveju visas planas turėtų būti suprojektuotas ir parengtas prižiūrėtojo ir tiesiogiai dalyvaujančio darbuotojo, padedant tik anksčiau įgytam darbo supaprastinimo mokymui. Jei dėl kokių nors priežasčių didžioji dalis analizės darbų turi būti atlikta personalo analitiko, reikės didžiausią įspūdį ir pardavimo galimybes; kuo daugiau analitiko konsultuojasi su asmenimis, kurie faktiškai dalyvauja operacijoje, tuo geriau bus sėkmės tikimybė.

iii. Fiziniai pakeitimai rekvizito tipavimo pavyzdyje buvo paprasti ir nebrangūs. Tai tikriausiai būdinga daugeliui metodų patobulinimų; jie laukia tik nedidelio organizuoto sveiko proto naudojimo, susijusio su darbo supaprastinimu. Daugeliu atvejų bendrovės darbuotojai gali atlikti visus fizinius pakeitimus. Kitais atvejais gali būti pateisinamas anksčiau rankiniu būdu atliktų operacijų mechanizavimas.

iv. Darbuotojų rengimas naujais metodais dažniausiai susijęs su darbo įpročių pokyčiais, nors kai kuriais atvejais gali prireikti naujų įgūdžių. Tikėtina, kad sėkmė priklausys nuo darbuotojo požiūrio, taigi, ir būtinybės laimėti priėmimą, ir nuo gero požiūrio į mokymą.

v. Rezultatų stebėjimas nauju metodu turėtų būti neatsiejama procedūros dalis. Atrodo, kad puiki idėja kartais apgailėtinai nepavyksta dėl to, kad nebuvo tiksliai analizuojama situacija, nesugebėta laimėti darbuotojo ar prižiūrėtojo, nepakankamai apmokyti individo ar buvo kitų trūkumų. Tolesni veiksmai taip pat gali apimti kiekvieno metodo pokyčių sąnaudų ir taupymo analizę, siekiant dviejų tikslų - patikrinti bet kokių pokyčių patikimumą ir pagrįsti metodų darbo laiko sumažinimą ir kitas darbo supaprastinimo formas.

Specialiųjų metodų analizės taikymas:

Metodų analizės metodas yra bendro pobūdžio ir gali būti naudojamas arba pritaikytas įvairiems poreikiams. Tam tikriems metodų tipams yra labiau specializuotos analizės priemonės, pvz., Formų sklaidos lapai, įrangos panaudojimo diagramos, laiko tyrimo duomenų lapai ir principų ar punktų kontroliniai sąrašai, kurių reikia ieškoti, kai pageidaujama glaudaus tyrimo. Kai kuriais atvejais neseniai apsvarstytas bendrasis požiūris gali būti derinamas su pritaikytomis analizės metodikomis, tiriant formą, maketą, stalo išdėstymą, mašiną ar konkretų darbo atlikimo būdą.

Darbo supaprastinimo koncepcijos kilmė:

1930-ųjų pradžioje, pramoninis inžinierius, pavadintas Allen Mogenson, kuris dirbo daugiausia gamyklose, padarė gilų, tačiau paprastą atradimą. Mogensonas labai dažnai turėjo patirties patekti į linijos skyrių ir bandė pasiūlyti tobulinimą, nustatyti laiko standartus arba skatinti kitus būtinus pakeitimus. Jis buvo sužavėtas tuo, kaip dažnai „pasipriešino jo pastangos. Dalyvaujantys asmenys, meistrai ir darbuotojai dažnai atrodė jaučiami, kad jie turėjo numanomą kritiką, ir jie nebuvo tikri, kas galėtų išsivystyti, jei būtų įgyvendinti siūlomi pakeitimai.

Taigi Mogensonas nusprendė sekti seną posakį: „Jei negalėsite jų užklijuoti, prisijunkite prie jų.“ Jis nusprendė išbandyti sūkurinės linijos personalą, kad jie dalyvautų veikloje ir tiesiogiai dalyvautų planavimo ir metodų tobulinime. Po daugelio studijų ir eksperimentų Mogensonas įkūrė Placido ežero darbo supaprastinimo mokyklą.

Niujorkas, kuris vis dar veikia ir „turėjo daug šimtų absolventų: iš esmės plano planas yra įtraukti į mokyklą įvairių įmonių atstovus į šešias savaites intensyvaus mokymo, po kurio jie grįžta į savo organizacijas, kad galėtų vykdyti mokymo supaprastinimo mokymas, skirtas tolesnėms programoms savo vadovų darbuotojams.

Panašiai mąsto ir daugelis kitų konsultantų, profesorių, įmonių vadovų ir pramonės inžinierių. Šiuo metu keliose darbo vietose veikia kitos darbo supaprastinimo mokyklos ir konferencijos. Sąvokos „darbo supaprastinimas“ ir „metodų tobulinimas“ dažnai vartojamos pakaitomis, tačiau griežčiausiu požiūriu, metodų tobulinimas apima tuos metodų pakeitimus, kuriuos sukūrė ekspertas, metodų analitikas, ir darbo supaprastinimas reiškia tuos, kurie sukurti per linijos dalyvavimą.

Darbų supaprastinimo programos, kuriose dalyvauja darbuotojai, meistrai ir darbuotojai, šiuo metu veikia tūkstančiuose žinomų ir įvairiausių organizacijų, įskaitant tarptautines verslo mašinas, „Eastman Kodak“, „Marshall Field“, „Roebuck“, „Prudential Insurance“, „Maytag“ ir JAV valstybės departamentą, ir daugelis kitų įmonių pastaraisiais metais įdiegė panašias programas.

Darbo supaprastinimo koncepcijos elementai:

Esminiai darbo supaprastinimo programos elementai, kaip apibrėžta čia, yra abejotino požiūrio į tai, kaip viskas daroma, kūrimas ir organizuoto požiūrio į mąstymą ir patobulinimų siūlymą teikimas.

Mokymo programa, nors ir ne itin būtina, gali labai padidinti sėkmingų rezultatų tikimybę. Tokia programa siekia, kad daugelis tų pačių principų ir priemonių metodų tobulinimo, kuriuos darbuotojai ilgai naudojasi vadovų ir darbuotojų lygiu, būtų veiksmingi ir kad jie aktyviai dalyvautų tobulinant savo darbą.

Tipiška darbo supaprastinimo klasė trunka nuo šešių iki dešimties sesijų. Pirma, dedamos pastangos sukurti apklausą, leidžiančią pastebėti patobulinimo poreikius, pvz., Kliūtis, brangias operacijas, klaidas ir pernelyg didelį judėjimą ar vėlavimą.

Bendras ir labai naudingas pasiūlymas vizualizuoti nesėkmingos veiklos mažinimo galimybes yra sukurti įprotį matyti kiekvieną darbą trimis dalimis:

(1) Paruoškite,

(2) Ar ir

(3) Panaikinkite.

Tada treniruočių serija bus skirta tam, kad dalyviai būtų aprūpinti tam tikromis analizės priemonėmis, pvz., Paprastomis srautų schemomis, išdėstymo diagramomis, darbo paskirstymo diagramomis ir formų dizaino kontroliniais sąrašais. Galiausiai, daugelyje tokių programų mokymų baigiamajai daliai skiriama faktinių tobulinimo projektų rengimas - paprastai mažose komandose -, kai reikia, padedant mokymo vadovui ir kitiems personalo specialistams. Didelė vadovybės parama prieš pradedant tokią programą ir tolesnių veiksmų bei tolesnio susidomėjimo užtikrinimas yra gyvybiškai svarbūs prieš ir po žingsnio.