Biuro valdymas: planavimas, vadovų vaidmuo ir žmogiškųjų išteklių valdymo pareigos

Biuro planavimas:

Kiekvienas biuro darbuotojo lygis yra gana skirtingas. Esminis skirtumas yra tas, kokiu mastu mechaniniai rutinos vaidina darbuotojo darbą; nuspėjamos užduotys sudaro didelę tarnautojo dienos dalį, bet daug mažesnę dalį padalinio direktoriaus gyvenime.

„Integruoto biuro“ vizualizavimas gali sukelti klaidingą supratimą, kad tie patys elektroniniai įrankiai yra atsakas į geresnio našumo poreikį abiem lygmenimis. Jie negali, bet daugiau nei mašinistas gali pereiti prie teksto apdorojimo naudojant tą patį mikrokompiuterį, kuris pakeitė savo kolegos darbą sąskaitose.

Vadybininkui efektyvumas yra problema; sekretoriams ir pagalbiniam personalui tai yra efektyvumas. Vadybininkai apskritai mokami pelningai priimti sprendimus ir užtikrinti, kad jų pavaldiniai juos tinkamai vykdytų, ką šis procesas reiškia? Pirma, informacijos rinkimas.

Žodinis kontaktas yra mėgstamiausias metodas šiandieniniame verslo pasaulyje, ir nėra jokios abejonės, kad pokalbis išliks patogiausia priemone faktų įgijimui ir perdavimui. Šį procesą patvirtina dokumentai, ir, atsižvelgiant į ribotą žmogiškosios atminties gebėjimą ir neribotą paklaidą, nenuostabu, kad vadovai prisiima informaciją tam tikra laikino arba nuolatinio saugojimo, paprastai popieriaus, forma.

Antroji vadovo funkcijos dalis - analizė, vaizduotė ir spėjimai; naudojantis gauta informacija priimant sprendimą. Tai reiškia, kad su kitais žmonėmis keičiamasi mažiau duomenų, tačiau vadovo efektyvumas priklauso nuo jo gebėjimo greitai gauti informaciją, kad būtų galima neatsilikti nuo jo mąstymo proceso. Analizės kokybę pablogins prastai organizuotos arba lėtos saugojimo ir paieškos sistemos, o jo darbas bus sunkesnis, jei jis turi remtis neapdorotais, nepakeistais duomenimis; Greitai dirbti reikia indeksuotų suvestinių faktų santraukų, ir jis turi nedelsdamas juos uždėti.

Kai sprendimas bus pasiektas, kiti žmonės apie tai turi žinoti. Vadybininkas naudoja ryšių sistemas, kad informuotų tiek viršininkus, tiek pavaldinius apie savo svarstymų rezultatus, taip pat nuolat stebėtų, kaip tiksliai vadovaujasi jo instrukcijomis. Jo veiksmingumas vėl priklauso nuo jo komunikacijos priemonių greičio ir patikimumo; su tariama 100 proc. ryšio paslauga, vienintelis jo valdymo efektyvumo apribojimas būtų jo asmeninis sugebėjimas.

Keista, kad dauguma Europos organizacijų norėjo investuoti į biuro automatizavimo pagalbą pagalbiniam personalui, kai produktyvumo padidėjimas sukuria santykinai mažą kapitalo pelną, nei teikiant elektronines valdymo priemones, kai tikimasi, kad produktyvumas pagerės arba padidės. sutaupyti didelę sumą organizacijai.

Tai gali būti dėl to, kad sunku matuoti valdymo rezultatus, arba gali kilti dėl to, kad elektroninės valdymo priemonės veikia didesniame, brangesniame kontekste nei biuro terminalas ar teksto apdorojimo sistema. Nepriklausomai nuo priežasties, yra požymių, kad ši pirmenybė labai pasikeis.

Vykdomųjų darbo vietų kūrimas, tarptautinės ryšių infrastruktūros kūrimas ir tarptautinių standartų organizacijų sėkmė skatinant gamintojus priimti bendras dizaino specifikacijas, visos naujos galimybės įmonėms, rimtai planuojančioms vidutines ir viršutines elektronines paramos priemones. valdymo personalas.

Vykdomų darbo vietų išlaidos, atsižvelgiant į plačiai paplitusias rašytinių sistemų, kurios buvo jų pirmtakai, priėmimą, dabar yra pagrįstos ribos. Dabar, kai gamintojai gali numatyti tam tikro dydžio rinką šiems produktams, jie savo ruožtu gali pateisinti investicijas į aparatūrą ir programinę įrangą, reikalingas stalinių sistemų pritaikymui prie specialių vadybinių sluoksnių poreikių.

Galbūt svarbiausia, kad vadybinis darbas dabar pripažįstamas labai brangiu ištekliu, o darbdaviai skatina imtis bet kokių žingsnių, kurie leistų pagrįstai pažadėti valdytojams atlikti daugiau ar geresnių darbų. nėra tikrai palyginama, paskatino planuotojus taikyti tokias pačias lūkesčius dėl geresnių produktyvumo valdymo funkcijoms.

Planuotojai rengia naujus valdymo produktyvumo kokybės vertinimo metodus, nors neišvengiamai nėra paprasto atsakymo aplinkoje, kurioje nėra rutinos. Tikrasis integracijos priešais biuro ar skyriaus lygmeniu priešas yra įrangos nesuderinamumas.

Iki šiol nedaugelis gamintojų norėjo arba sugebėjo užtikrinti, kad jų sistemos galėtų lengvai bendrauti su kitomis sistemomis, kurios gali būti randamos toje pačioje naudotojų organizacijoje: nenori, nes vartotojas, visiškai skirtas vienam gamintojui, atrodė per daug. viliojantis; ir nesugebėjo, nes iki šiol būtinos standartų specifikacijos buvo pernelyg laikinos, kad būtų galima pagrįsti priėmimą.

Tačiau buvo imtasi svarbių veiksmų ir šiandien neįprasta, kad pagrindinis gamintojas pristatytų naują produktą, kuris nesilaiko bendrai priimtų reguliavimo ar de facto standartų. Nors vis dar esame labai toli nuo tikrojo suderinamumo tikslo visais lygmenimis, vartotojas nebeturi nerimauti, kad pagrindiniai tiekėjo produktai bus panaikinti kitais metais pradėtos įrangos; gamintojai pripažino, kad suderinamumo ir migracijos kelių užtikrinimas yra jų pačių atsakomybė. „Atviros architektūros“ vietovės ir plataus masto įvedimas įrodo šį ketinimą.

Naudinga atkreipti dėmesį į veiksnius, kurie padeda sulėtinti mūsų pažangą siekiant biuro automatizavimo. Kai kurie iš jų yra technologiniai, kiti - sociologiniai. Planuotojai savo programas gali netikėtai sabotuoti pastarųjų, o tikimasi, kad elektroninių sistemų valdymo ar biuro naudotojai parodys mažai užuojautos pirmajam. Bet kokio pobūdžio elgesio pokyčiai apsiriboja natūraliu žmogaus atsparumu. Žmonės yra iš esmės konservatyvūs ir priešinasi ar pasipiktina, kad jie privalo pakeisti patogius ir pažįstamus elgesio modelius. Pastabos rodo du veiksnius.

Pirmasis esminis veiksnys, taikomas tiek vadovaujantiems, tiek kanceliarijos darbuotojams, susijęs su kritine mase. Atsparumas elektroninių sistemų įvedimui staiga ir stebuklingai nukrenta, kai pasiekiamas tam tikras sodrumo lygis.

Antra, tiek vadovai, tiek tarnautojai už savo sistemą, kai tik pamatys, kad turėjimas suteikia kolegai tam tikrą pranašumą. Pavyzdžiui, prekės ženklo vadybininkas negalės toleruoti situacijos, kai vienas iš jo kolegų gali gauti tiesioginius rinkos veiklos duomenis iš savo stalo terminalo, net jei jis visada prisiekė, kad niekada neleis, kad jis būtų priverstas naudoti klaviatūrą; kai tik yra butas, VDU ar darbo vietos turėjimas suteikia galią, pasipriešinimą. Panašiai, geriausias būdas įveikti priešiškumą žodiniams procesoriams - suteikti jiems galimybę pasirinkti keletą spausdintuvų; labai greitai, likusi dalis bus sumenkinti, nebent jie taip pat yra aprūpinti lygiaverčiais.

Psichologiniai trūkumai, labai rekomenduojama, kad daug dėmesio ir pastangų būtų skiriama darbuotojų paruošimui elektroninių biuro sistemų kūrimui. Kadangi tai tikriausiai labiausiai dramatiškas vienintelis pasikeitimas, kuris kada nors atsiras jų biuro gyvenime, tai yra neproporcinga ekstremaliai leisti jiems susidoroti su juo, tačiau iki šiol įmonės vis dar įdiegia mikro sistemas, naujas telefono sistemas ir žodį - perdirbti įrenginius netgi iš anksto nepranešus apie tai.

Rezultatas yra akivaizdus. Daugiau informuotų organizacijų gauna dividendus, steigdami aiškinamuosius ir mokymus visais lygmenimis; netgi kaip gestas, šis susirūpinimo laipsnis yra vertinamas ir abipusiškas, o pagrindinė priežastis, kodėl reikia įdiegti automatizavimą, pasirodė esąs daug linkęs priešintis opozicijai.

Šiame etape gali prireikti atkreipti dėmesį į stebėtinus „Philips Business Systems“ atlikto tyrimo rezultatus 1983 m. Viduryje. Buvo apklausti du šimtai didžiausių Didžiosios Britanijos įmonių vadovų ir vadovų apie jų požiūrį į biuro automatizavimą.

Analitikai nustebino, kad 49 proc. Apklaustų aukščiausio lygio vadovų jau naudojasi tam tikra kompiuterine biuro sistema. Pusė likusios pusės tikėjosi, kad jų biuruose bus įdiegta asmeninė sprendimų priėmimo sistema. Šiuo lygmeniu, bent jau, bet kokia kultūros pasipriešinimo biuro automatizavimo sistema, su kuria susidūrė, atrodo, beveik išnyko.

Be subjektyvių žmogiškųjų veiksnių, techniniai sumetimai atlieka svarbų vaidmenį, kad suklaidintų ir vėlintų „visiškai automatizuotos biuro informacijos aplinkos“ atvykimą. Technologijos užima mažą išlaidų mažinimo šuolį, kuris yra atsakingas už rinkos atvėrimą taip greitai, tačiau technologija tęsiasi taip plačiai, kad daugelis planuotojų prognozių patenka į neapibrėžtumo elementą, kai svarstomos sistemos parinkčių žalvario formos. .

Pavyzdžiui, jokia elektroninė pašto, pranešimų ir rinkmenų sistema niekada negali iš tikrųjų iššūkis popieriniais metodais, neatsižvelgdama į tai, kad visada bus popierinių dokumentų srautas į organizaciją iš korespondentų, kurie yra per maži arba pernelyg tradiciškai nusiteikę priimti elektroninį alternatyva.

Taigi sistema turi būti įrengta taip, kad galėtų tvarkyti dokumentų įvestį ir skaitmeninę įvestį tiesiogiai iš WP, teletex arba kompiuterio išvesties. Skaitmeninis optinis įrašymas, naudojant didelės skiriamosios gebos ekranus, yra pats efektyviausias būdas šiam pajėgumui užtikrinti; kadangi technologija yra palyginti nauja ir siūlo sprendimą, kuris laikomas pažangiu, nes jis yra toks išsamus, DOR išlaidos šiuo metu yra didelės. Tai klasikinis technologijos pavyzdys, kuris taps visuotinai nepasiekiamas tol, kol nepradės veikti pagrindinės pasaulio organizacijos.

Vienodai supainioti planuotoją yra perdavimo priemonių klausimas; šiuo metu jis susiduria su įvairiomis galimybėmis, kai jis aiškiai nori standartizuoti savo įmonėje laikmenoje, kurią priims PTT ir jų klientai visame pasaulyje.

Neseniai buvo įdiegta nemažai didelio masto ryšių valdymo sistemų, siekiant išspręsti šią problemą, tačiau planuotojas turi teisėtą skundą prieš telekomunikacijų institucijas, kurių nebendradarbiavimas kelia jam tokias išlaidas. Net ir paskelbus tarptautiniu mastu suderinamas paslaugas, jų siūlomų inauguracijos datų nepatikimumas dabar yra žinomas.

Galbūt naudingiausias patarimas, kurį galime pasiūlyti biuro automatikos planuotojui, yra tai, kad jis turėtų paskatinti darbuotojus kaupti patirtį, pradedant kuo greičiau. Visos problemos, su kuriomis aptarėme, dar labiau pablogėja, jei įvedimas į biuro elektronikos realybę paliekamas laukti, kol ateityje ištiks magiškas momentas, kai visa problema paaiškins save. Tai nebus; varginantis pasirinkimas, su kuriuo susiduriame šiandien, bus pakeistas kitais rytoj; tuo tarpu nuotykių kompanijos, pasirengusios įveikti tiek nuspėjamą, tiek netikėtą pokyčio poveikį, gaus naudos iš jų pasiryžimo.

Rašto lygmeniu nėra abejonių, kad vietinis duomenų apdorojimas, su nuotolinės duomenų bazės prieiga arba be jos, daugina darbuotojų produktyvumą reikšmingu veiksniu. Tekstų apdorojimas leidžia sekretoriams ir spausdinimo darbuotojams pagerinti savo produkcijos apimtį ir darbo kokybę. Vadybiniu lygmeniu sudėtinga balso ryšio sistema, be abejo, yra vienas iš galingiausių veiksnių didinant efektyvumą, o asmeninė prieiga prie centrinės ar departamento statistikos per stalinio kompiuterio ekraną leidžia valdytojui šiandien palaikyti ryšius su faktinėmis aplinkybėmis apie savo atsakomybės sritį .

Atvykstančių ir išvykstančių korespondencijų tvarkymas yra biuro funkcija, kuri savo tradiciniu atspalviu slopina tiek operatyvinį efektyvumą, tiek valdymo efektyvumą; elektroninės informacijos saugojimo ir paieškos sistemos įdiegimas, kad būtų galima perimti rinkmenų, failų priežiūros ir bylų tyrimo funkcijas, tuo pačiu metu abiem lygiais galima pasiekti kiekybinį šuolį.

Sistemos pasirinkimas kiekvienam iš trijų biuro lygmens įrenginių bus reguliuojamas įvairiais veiksniais, kurių asmeninis pageidavimas jokiu būdu nėra mažiausiai svarbus, nors galutinis visiškos sistemos integracijos tikslas vis dar yra tolimas, kelias gali būti būti neišmatuojami išlyginti, pasirenkant šiandienos įrangą, kuri atitinka paskelbtus ir de facto tarptautinius standartus, ir apsiribojant tiekėjų santykiais su tais gamintojais, kurie laikosi atviros sistemos architektūros principo.

„Office Manager“ vaidmuo:

Biuro vadovo svarbą galima apibendrinti vienu žodžiu: efektyvumas. Biuro vadybininkas atlaisvins jus nuo daugybės laiko reikalaujančių pareigų, leidžiant jums ir visiems kitiems jūsų įmonėje sutelkti dėmesį į verslo vykdymo pagrindus arba tiesiog įsidarbinti.

Biuro vadovo pareigos įvairiose pareigose skiriasi. Paklauskite savo biuro vadovo, ką reikia padaryti, kad jūsų įmonė veiktų efektyviai. Kai kuriose įmonėse biuro vadovas gali būti sekretorius arba registratorius. Kituose biuruose valdytojas gali prisiimti daugiau atsakomybės - veikdamas kaip buhalteris ar technologija.

Žemiau pateikiamos kelios užduotys, kurios dažnai patenka į biuro vadovą:

i) telefonai:

Jūs galite padaryti, kad biuro vadovo užduotis būtų atsakyti į visus telefono skambučius ir pataisyti juos iki atitinkamų plėtinių. Biuro vadovas taip pat gali būti atsakingas už tai, kad jūsų telefono sistema veiktų sklandžiai ir atitiktų jūsų poreikius.

(ii) Priėmimas:

Biuro vadovai gali sėdėti prie stalo, esančio tiesiogiai biuro priekinių durų viduje, ir pasveikinti visus lankytojus, kai jie įeina. Papildomos pareigos gali apimti siuntų pasirašymą, pašto gavimą ir platinimą bei priėmimo zonos tvarkymą (užtikrinant, kad žurnalai yra dabartiniai, laistymo įrenginiai ir tt).

iii) biuro reikmenys:

Biuro vadovai gali užsisakyti visus reikiamus darbus efektyviam ir profesionaliam biurui valdyti, stebėti, kada prekės yra mažos, ir įsitikinkite, kad prekės yra užsakomos prieš baigiantis.

iv) Biuro baldai:

Biuro vadovai gali pasirinkti ir nusipirkti stalus, kėdes, spinteles ir pan.

v) biuro įranga:

Biuro vadovai gali išlaikyti tokius įrenginius kaip kopijavimo aparatai, fakso aparatai ir telefono sistemos. Jie gali sugebėti išspręsti mechanines problemas arba bent jau prižiūrėti jų remontą. Papildomos pareigos gali apimti dažniausiai naudojamų numerių programavimą į fakso aparatus ir telefono sparčiojo rinkimo sistemas.

vi) Kompiuteriai:

Įdėkite savo biuro vadovą, kuris prireikus atsako už biuro kompiuterių priežiūrą ir trikčių šalinimą. Pavyzdžiui, biuro vadybininkas turėtų būti susipažinęs su pagrindinėmis kompiuterio problemomis ir sugebėti padėti darbuotojams, kai jų kompiuteris ar spausdintuvas užšąla. Ši pareiga yra ypač svarbi, jei jūsų įmonė yra per maža, kad galėtumėte dirbti visą darbo dieną.

vii) pateikimas:

Pagrindinė biuro vadovų užduotis - organizuoti popieriaus piliakalnius. Vadybininkas turėtų sukurti išsamią ir lengvai stebimą sąskaitų faktūrų, kvitus, klientų informaciją ir kitus svarbius dokumentus.

viii) Apskaita:

Paprastai augančios bendrovės samdo buhalterį, kad galėtų tvarkyti aukšto lygio biudžetą ir pasikliauti biuro vadovu. Įpareigojimai gali apimti klientų atsiskaitymo, darbuotojų darbo valandų sudarymo stebėjimą, ryšį tarp įmonės buhalterio arba darbo užmokesčio paslaugų teikimą ir darbo užmokesčio patikrinimus.

ix) Susitikimų planavimas:

Jūsų biuro vadybininkas gali imtis planavimo vietoje ir ne susitikime.

(x) žmogiškųjų išteklių valdymas:

Daugelyje augančių įmonių biuro vadybininkas yra de facto žmogiškųjų išteklių skyrius, tvarkantis tokius klausimus kaip nauji darbuotojų dokumentai ir darbuotojų failai. Būkite pasirengę mokėti gerus pinigus už aukščiausio skrydžio biuro vadovą. Alternatyva yra padaryti visas šias užduotis.

Tapimas efektyviu „Office Manager“:

Savęs tobulinimas gali būti brangus ir daug laiko reikalaujantis. Tačiau, kaip biuro vadybininkas, efektyvesnis darbas gali padaryti jūsų darbą lengviau ir vertingiau vadovybės akyse. Biuro vadovai yra ekspertai. Jei vienu metu darote daugiau nei keturis dalykus, tai tikriausiai dar nepakanka.

Jūsų žinios apie biurą yra nepalyginamos - jūs tiksliai žinote, kam ir kada. Be to, jūs turite šeštąjį jausmą apie biurų krizes. Kitaip tariant, jūs praktiškai būtini. Kas yra tavo paslaptis? Jūs esate organizuotas; supratimas (taškas), geras komunikatorius, ir visada gali matyti didelį vaizdą. Vis dėlto, kaip ir bet kuris pagrindinis darbuotojas, biuro vadovai dažnai ieško būdų, kaip tapti veiksmingesni.

Štai keletas pagrindinių patarimų:

1. Patobulinkite savo žodinius bendravimo įgūdžius:

Žinant, kaip kalbėti su žmonėmis, svarbiausia yra biuro vadovams. Daugeliu atvejų jūs esate žmogus, todėl jūsų gebėjimas gerai klausytis yra labai svarbus. Jūs taip pat esate atsakingas už tai, kad įsitikintumėte, jog viskas padaryta. Žinios, kaip užduoti klausimus ir gauti paaiškinimus, taip pat padės jums tapti veiksmingesniais.

Pvz., Jei nesuprantate, kaip reikia atlikti užduotį, prašykite paaiškinimo. Jūs nebūtinai turite pripažinti, kad jūs nieko nesuprantate; tiesiog paprašykite paaiškinimo. Be to, jei pastebėsite, kad žmonės nesupranta jūsų instrukcijų, paklauskite savęs, ar turite būti aiškesni savo komunikate.

2. Neišmeskite rašymo įgūdžių:

Tiesiog todėl, kad elektroniniai laiškai apskritai kenčia nuo blogos gramatikos ir skyrybos ženklų, nereiškia, kad jūsų rašytinis bendravimas turėtų būti ne toks profesionalus. Bet žinoti, ką rašyti ir kaip tai padaryti, yra tik jūsų misijos dalis; jūs taip pat turite žinoti apie savo skaitymo auditoriją.

Ar žmonės linkę perskaityti visą jūsų el. Paštą, ar po dviejų pirmųjų eilučių jie nustos skaityti? Pastaruoju atveju jūs norite įtraukti svarbiausią informaciją. Be to, visada prisiminkite, kad kai ką nors parašėte raštu, tai yra, kad pasaulis matytų. Būkite ypač jautrūs el. Laiškams ir pranešimams, kai informuojate darbuotojus apie naują įrangą, politikos pakeitimą ar bet kokią ataskaitą. Niekada niekada nenorite patronuoti ar įžeisti.

Ir niekada nenuvertinkite netinkamo aiškinimo galios. Apsvarstykite sumaištį - ir blogus jausmus -, kurie gali kilti, jei rašytumėte „Aš pasikartojau“, o tai reiškia, kad vėl atsiuntėte pranešimą, prieštaraujantį tam, ką galėjote anksčiau pasakyti. Akivaizdu, kad norite žinoti, kur įterpti brūkšnelius (iš naujo išsiųsti), ir kada jūs tiesiog turite pasiimti telefoną arba sustabdyti kažkieno stalo pokalbį.

Pasikonsultuokite su savo vidiniais klientais Nepamirškite visada, kad pagrindinis jūsų vaidmuo yra užtikrinti efektyvų biuro darbą. Reguliarus bendravimas su savo kolegomis gali padėti išvengti varginančių problemų ir išpuolių, kurie atsiranda kūrybingiau.

3. Gydykite savo pardavėjus kaip geriausius draugus:

Kaip biuro reikmenų tiekėjas, jūsų interesais yra puoselėti ir palaikyti tvirtus, abipusiai naudingus santykius su savo tiekėjais. Labai tikslinga sukurti malonų ryšį su bendrovėmis, kurios padeda

4. Užtikrinkite, kad jūsų organizacija veikia sklandžiai:

Lygiai taip pat, kaip tikitės iš jų lojalumo, taip pat turite parodyti įsipareigojimą palaikyti santykius. Kita vertus, taip pat svarbu išlaikyti aukštus (bet teisingus) lūkesčius. Pabandykite padaryti abu, ir jūs, greičiausiai, patirsite daugiau nei vidutiniškai puikią paslaugą. Tačiau nepamirškite palyginti tiekėjo kraštovaizdį. Asmuo, prižiūrintis išlaidas, yra jūsų pareiga paprašyti tiekėjų, ką jie gali padaryti jūsų ir jūsų organizacijos labui. Jų darbas yra išlaikyti jus laimingu klientu.

5. Išlaikyti teigiamą požiūrį:

Tai gana akivaizdus. Vis dėlto kartais pamiršta, kaip šypsena ar protinga pastaba gali išsklaidyti nerimą keliančią situaciją. Naudojant humorą darbo vietoje, šypsotis ir, kai tik įmanoma, išreikšti teigiamą požiūrį, visos geros strategijos, kaip įveikti įvairias biuro situacijas. Kaip biuro vadybininkas, turite didžiulę galimybę nustatyti toną ir, jei žmonės gali pasitikėti savo profesionalumu, jie bus mažiau susirūpinę ir labiau pasiryžę prisidėti prie teigiamos darbo aplinkos.

HR pareigų tvarkymas:

Biuro vadybininkas, kuris tvarko žmogiškųjų išteklių valdymą, būtų laikomas daugialypiu. Bet ar tai nebūtinai reiškia, kad tai geriausias būdas panaudoti šio asmens laiką? Jūs taip pat galėtumėte atsidaryti problemų, jei asmuo nėra tinkamai apmokytas. Štai keletas kriterijų, kurie padės jums nuspręsti.

Mažoje įmonėje biuro vadovas gali prisiimti žmogiškųjų išteklių vadovo vaidmenį. Tačiau prieš tai atsitiks, įsitikinkite, kad šis asmuo yra tinkamai išsilavinęs ir turi tinkamas priemones savo pareigoms atlikti produktyviai ir laikantis teisinių taisyklių ir įsipareigojimų. Tūkstančiai dalykų gali suklysti, jei šis asmuo nežino apie galimus žmogiškųjų išteklių valdymo įsipareigojimus.

Čia pateikiamos kelios gairės, padedančios efektyviai dirbti šioje situacijoje:

(i) Suprasti generalisto vaidmenį:

Bendrasis darbuotojas gali valdyti įvairias pareigas ir todėl turės turėti daug žinių apie žmogiškuosius išteklius. Mažose įmonėse atsakomybė priklausys nuo įmonės poreikių. Tačiau generalistas taip pat turi žinoti savo apribojimus ir žinoti, kada kreiptis į specialistą. Vienas žmogus negali daryti viską.

ii) nuspręsti, kokias pareigas galima perduoti:

Kai kurie įsipareigojimai gali būti geriau palikti išorės konsultantui. Pavyzdžiui, biuro vadovas, įdarbinantis naujus darbuotojus, neturėtų laiko įgyvendinti mokymo programą. Mokymo funkcijos perkėlimas gali sutaupyti jūsų įmonės laiką ir pinigus, tačiau pirmiausia turėsite nuspręsti, kokio tipo mokymai yra būtini. Kita vertus, biuro vadybininkas gali puikiai prižiūrėti įvairių darbuotojų samdymą ir priežiūrą. Būtinai patikrinkite.

iii) mokyti trenerį:

Žinant, ką nežinote, yra svarbi kiekvieno darbo dalis, ypač biuro vadovui, kuris visiškai ar iš dalies tvarko žmogiškųjų išteklių pareigas. Todėl biuro vadovas turi būti susipažinęs su visais žmogiškųjų išteklių valdymo aspektais. Gali būti pageidautinas įvadinis žmogiškųjų išteklių valdymo kursas.

Tokia programa suteiktų informacijos apie įdarbinimą ir atranką; darbo teisė; kompensacijos pagrindai; nauda; darbuotojų orientavimas ir mokymas; ir veiklos valdymas. Kol biuro vadybininkas susipažins su šiomis sritimis, negalima tikėtis, kad jis žinos, kada kreiptis į specialistą.

(iv) Pirmenybė teikiama:

Puikiame pasaulyje jūsų biuro vadybininkas gali tvarkyti viską ir išlaikyti kompaniją sklandžiai, nesvarbu. Tačiau biuro vadovo vaidmuo priklauso nuo darbo aplinkos sudėtingumo, siūlomų produktų ir paslaugų tipų ir įmonės klientų bazės.

Prioritetų nustatymas padės biuro vadovui vengti nepaisyti svarbių pareigų ir atsakomybės. Jei personalo komplektavimas yra prioritetas, tai gali būti, kai biuro vadovas turi sutelkti savo laiką. Kita vertus, jei sutelkiate dėmesį į naujos technologijos diegimą, tuomet šis asmuo turi praleisti laiką. Tai reikalauja planavimo, todėl svarbu pirmiausia išsiaiškinti, kaip šios užduotys bus baigtos.

v) būti nuosekli ir lanksti:

Tiesiog todėl, kad žmogus yra daugialypis ir gali žongliruoti šimtą (ar daugiau) pareigų vienu metu, nereiškia, kad jis visada gali atlikti stebuklus. Tai gali atrodyti taip. Galų gale, todėl daugelis sėkmingų biuro vadovų yra praktiškai būtini. Bet jie taip pat yra žmonės. Keičiant savo darbo funkcijas iš vienos dienos į kitą, yra painu ir neatsakinga.

Be to, tai gali pakenkti įmonės produktyvumui. Geriausia įgyvendinti politiką, kuri leistų biuro valdytojui reguliariai vykdyti žmogiškųjų išteklių pareigas, tačiau išlaikyti lankstumą, reikalingą besikeičiančioms verslo sąlygoms. Kitaip tariant, suteikite biuro vadovui priemones, kurias jis ar ji turi atlikti, kad būtų atliktas darbas, bet suteikite veiksmų laisvę, kad prireikus būtų galima įtraukti ekspertus.

vi) atitinkamai kompensuoti:

Jei jūsų biuro vadovas ketina prisiimti žmogiškųjų išteklių pareigas, jums tenka pareiga tinkamai kompensuoti. Jei biuro vadybininkas iš pradžių buvo samdomas vienam tikslui, o vėliau jam priskirtos kelios žmogiškųjų išteklių pareigos, jis turėtų būti apdovanotas. Vienos atsakomybės prisiėmimas po kito, ypač jei nesuvokiama dirbti su šiomis pareigomis, gali būti pražūtinga mažai įmonei.

Biuro įrangos poreikis:

Kai tik pradėsite atverti savo verslą, bus daug svarbių sprendimų. Kur surasite verslą? Kokio finansavimo galima? Kaip galite įgyti konkurencinį pranašumą savo pramonėje? Tinkamų biuro baldų įsigijimas gali nepadaryti ar nepažeisti jūsų verslo, tačiau jis vis dar svarbus jūsų patogumui ir produktyvumui.

Daugumai įmonių kasdienėje veikloje reikia tokios biuro įrangos:

i) Stalai ir kėdės:

Vėlgi, jums nereikia pirkti brangiausių daiktų, tačiau nepamirškite, kaip patogiai šios kėdės bus darbuotojams, kurie gali sėdi didžiąją dienos dalį.

ii) Stalai ir knygų spintos:

Senosiomis dienomis stalai ir knygų spintos pasverė toną, bet dabar galite rasti lengvų daiktų, kurie leidžia juos perkelti į biurą.

iii) Telefono sistema:

Prieš įsigydami telefono sistemą, atidžiai apsvarstykite savo konkrečius poreikius. Jei painiojate daugelį prieinamų sistemų, paklauskite kitų verslo partnerių, ką jie naudoja, ir jei jie yra patenkinti savo pirkimais.

iv) Kompiuterinė įranga:

Kompiuteriai, spausdintuvai, skaitytuvai ir monitoriai yra svarbios jūsų verslo dalys. Tyrinėkite, kas yra, ir išmintingai apsipirkite.

Kopijuokliai:

Prieš išleidžiant pinigus į kopijuoklį, pažiūrėkite, ar galite išsisukti su daugiafunkciu spausdintuvu ar MFP. Šios mašinos gali spausdinti, siųsti faksu ir kopijuoti visą kainą už tą pačią kainą, kaip ir pigus kopijavimo aparatas. Tačiau, jei jūs padarysite tūkstančius kopijų per mėnesį, jums tikriausiai reikės išsinuomoti ar įsigyti geros kokybės kopijuoklį.

v) fakso aparatai:

Kadangi šiandien daugelis kompiuterių turi fakso funkcijas, daugelis įmonių atsisako fakso aparatų. Tačiau niekada skauda turėti mažą, pagrindinį modelį tik tuo atveju, jei kompiuterio faksas neatitinka visų jūsų poreikių. Dauguma naujų įmonių (ir daugelis įsteigtų įmonių) nuolat ieško būdų, kaip taupyti pinigus.

Taigi, prieš išvykdami ir išleisdami geriausius dolerius ir visiškai naują, dizainerio biuro įrangą, patikrinkite savo naudojamas biuro įrangos parinktis. Nepamirškite patikrinti vietinio laikraščio skelbimų; kartais rasite puikių pasiūlymų. Pažvelkite į aukcionų namus; daug kartų jie turės visą biurą parduoti.

Kai kurios naudos perkant naudotą biuro įrangą apima:

i) Taupyti pinigus:

Tai akivaizdus. Naudoti pirkiniai taupo daug pinigų, palyginti su visais naujais pirkimais.

(ii) Taupymo laikas:

Jei anksčiau kada nors užsakėte naują biuro įrangą, tuomet jūs žinote, kad gali užtrukti savaites ar net mėnesius, kad užpildytumėte užsakymą. Šansai yra, kad jūs galite rasti naudojamą biuro baldų ar įrangos išleidimo vietą savo mieste ir turite viską, ko reikia per kelias dienas ar mažiau.

(iii) aplinkos taupymas:

Išsaugoję naudojamą medinį stalą iš nukreipimo į sąvartyną, padedate apsaugoti aplinką.