Biuro valdymas ir svarba

Biuro valdymas ir svarba!

Biuro valdymas - tai biuro veiklos planavimo, organizavimo, koordinavimo ir kontrolės metodas siekiant verslo tikslų ir yra susijęs su efektyviu ir efektyviu biuro darbo atlikimu. Verslo sėkmė priklauso nuo jos biuro efektyvumo. Popieriaus darbo biuruose apimtis šiomis dienomis padidėjo dėl industrializacijos, gyventojų sprogimo, vyriausybės kontrolės ir įvairių mokesčių ir darbo įstatymų taikymo bet kuriai verslo įmonei. Efektyvumas ir efektyvumas, kurie yra raktiniai žodžiai valdant, pasiekiami tik tinkamai planuojant ir kontroliuojant veiklą, mažinant biuro išlaidas ir koordinuojant visas verslo veiklos sritis.

„Biuro valdymas gali būti apibrėžiamas kaip planavimo, koordinavimo užduotis, motyvuojanti kitų pastangas siekti konkrečių tikslų biure.“

„Biuro valdymas, kaip funkcija, yra ta meno ir vadybos filialas, kuris rūpinasi efektyviu biuro darbų atlikimu, kai ir kur tai daroma.“ - William If. Leffingwell ir Edwin M. Rot.

„Biuro valdymas - tai manipuliavimas ir kontrolė vyrams, metodams, mašinoms ir medžiagoms, siekiant kuo geriausio įmanomo kuo geresnio rezultato rezultatų ir kuo mažesnio galimo poveikio ir išlaidų, kuo greičiau ir priimtinu būdu. aukščiausio lygio vadovybė. “- Haris H. Wylie.

Šiame apibrėžime pabrėžiamas verslo, kaip medžiagų, metodų ir kt. Išteklių panaudojimas siekiant tikslų ir rezultatų geriausiu ir pigiausiu būdu.

„Biuro valdymas - tai menas, kuriuo vadovaujantis biuro personalas gali naudotis savo aplinkai tinkamomis priemonėmis, kad pasiektų nurodytą tikslą.“ - Mills ir Standinhford.

Pagal šį apibrėžimą būtina tinkamai suprasti objektyvų tikslą, kad visos pastangos ir veikla būtų nukreipta į jos pasiekimus. Aplinką, kurioje turi būti atliekamas biuro darbas, teikia vadovybė po tinkamo planavimo. Aplinka - aplinka, kurioje dirba įmonės darbuotojai. Ji apima fizinius veiksnius, pvz., Vietą, išdėstymą, apšvietimo temperatūrą, vėdinimą, švarą ir kt. Darbuotojams taip pat turi būti pranešama apie įvairius verslo įstatymus, muitinės praktiką ir kt.

Šiame apibrėžime autorius vadovavo biurų valdymui kaip asmeninio ar darbuotojo vadovavimo ir vadovavimo meno organizacijai naudojant įvairias priemones, pvz., Mašinų įrangą, biuro formas, vadovą, metodus ir kt. o ne dalykų kryptis. Biuro valdymas turi suprasti savo darbuotojo elgesį ir poreikius, kad motyvuotų jį dirbti, įtakodamas jį ir teikdamas paskatas, kad būtų pasiektas organizacijos tikslas.

Paprastais žodžiais tariant, biuro valdymas gali būti apibrėžiamas kaip „atskiras biuro planavimo, organizavimo, personalo, vadovavimo, koordinavimo ir kontrolės procesas, siekiant palengvinti bet kurios verslo įmonės tikslų įgyvendinimą“. Toliau pateiktoje diagramoje pavaizduoti įvairūs biuro valdymo proceso elementai ar funkcijos.

Biuro valdymo svarba:

Šie punktai pabrėžia biuro valdymo svarbą:

i) padeda siekti tikslų:

Tikslai ar tikslai yra kiekybiniai rezultatai, kurie turi būti pasiekti per tam tikrą laiką. Vadovybė padeda žmonėms realizuoti tikslus ir nukreipia jų pastangas siekiant šių tikslų.

ii) optimalus išteklių naudojimas:

Valdymas padeda efektyviai panaudoti išteklius. Vadybininkai optimistiškai naudoja ribotus išteklius. Vadybininkai koordinuoja ir integruoja įvairius išteklius. Vadovybė vadovauja personalui, kuris naudojasi ištekliais.

iii) Išlaidų sumažinimas:

Biuro išlaidas galima sumažinti tik vadovaujant ir kontroliuojant efektyvų valdymą. Biuro valdymas yra susijęs su geriausiu ir pigiausiu biuro veiklos vykdymu. Sąnaudų mažinimas yra vienas iš valdymo objektų, kurį galima pasiekti atliekant darbo supaprastinimą ir mechanizavimą. Geresnis planavimas, patikimas organizavimas ir veiksminga kontrolė leidžia valdymui sumažinti išlaidas ir pasiruošti susidoroti su mažesne konkurencija.

iv) Sklandus darbo srautas:

Nepertraukiamas darbo srautas galimas tik tada, kai yra tinkamas planavimas ir kontrolė. Valdymas užtikrina efektyvų ir sklandų darbo srautą.

(v) padeda išlaikyti „Office“ efektyvumą:

Valdymas padeda išlaikyti efektyvumą biure. Vadybininkas ne tik atlieka ir duoda rezultatų, bet ir tai daro efektyviausiu būdu, kad prisidėtų prie pelno generavimo.

vi) Išgyvenimo ir augimo valdymas:

Vadovybė turi atlikti svarbų vaidmenį palaikant organizacijos gyvybingumą. Technologijų ir metodų pokyčiai turi būti numatyti ir pritaikyti išlikimui ir augimui. Tik vadovybė gali tai padaryti ir formuoti įmonę tokioje kintančioje aplinkoje.

vii) suteikia naujovių:

Inovacija - rasti naują, skirtingą ir geresnį esamų darbų atlikimo būdą. Siekiant planuoti ir valdyti inovacijas, vadovybei tenka svarbus vaidmuo. Klientų pasiūlymai, informacija iš pardavėjų, glaudus stebėjimas dėl konkurentų veiklos yra naujovių šaltinis.

(viii) padeda išlaikyti talentą ir paskatinti lojalumo jausmą biuro darbuotojai:

Efektyvus valdymas padeda išlaikyti talentingus ir sunkiai dirbančius darbuotojus, suteikiant jiems patogią darbo aplinką. Vadybininkas turi motyvuoti savo darbuotojus pripažindamas ir vertindamas jų talentus.

(ix) Teikia lyderystę:

Vadovybė vadovauja, įtakodama ir vadovaudamasi biuro darbuotojais. Vadybininkai daro įtaką jo pavaldiniams dirbti noriai siekdami organizacinių tikslų.

(x) Pokyčio valdymas:

Biuro valdymo svarba yra ta, kad ji padeda planuoti pokyčius ir pristatyti juos tinkamu laiku ir teisingai. Dėl technologinių metodų pasikeitimo reikia pakeisti darbo procedūras ir tt, kad būtų veiksmingai ir ekonomiškai. Žmonės priešinasi pokyčiams dėl nepakankamo pasikeitimo priežasčių ir naujų metodų mokymo trūkumo. Valdymas padeda sumažinti žmonių pasipriešinimą ir veikia kaip keitimo agentas.

xi) Viešųjų ryšių palaikymas:

Biuro valdymas padeda gerinti viešuosius ryšius ir didinti įmonės geranoriškumą, sprendžiant vartotojų ir plačiosios visuomenės skundus.

xii) Socialinės išmokos:

Valdymas yra naudingas ne tik verslo įmonėms, bet ir įvairiems visuomenės sluoksniams. Ji teikia ir palaiko ryšį su įvairių tipų tiekėjais, bankais, draudimo bendrovėmis, vyriausybės departamentais ir plačiajai visuomenei. Ji teikia naudos visai visuomenei teikdama savo paslaugas.