Biuro išdėstymas ir kosmoso valdymas

Visų pirma, norėdami aiškiai apibrėžti tikslus, laisvai kreiptis į bendruosius planavimo principus, kuriuos reikia atidžiai apsvarstyti atsižvelgiant į konkrečius įmonės poreikius ir laikytis patikimo žingsnio po žingsnio, planuojant planą.

Biuro išdėstymas gali būti apibrėžiamas kaip įrangos išdėstymas prieinamame plote. Erdvės valdymas Gali būti manoma, kad tai suteikia erdvę, kuri duos maksimalų produktyvumą ir efektyvumą mažiausiomis sąnaudomis.

Biuro išdėstymas yra svarbus dėl jo poveikio darbo srautams, grindų ploto ir įrangos ekonomiškumui, darbuotojų patogumui ir pasitenkinimui bei lankytojų įspūdžiams. Planavimo planavimas gali būti atliekamas efektyviausiai, jei jis įtrauktas į naujo pastato planavimą.

Tokiu metu suteikiamos galimybės kruopščiai ištirti erdvės reikalavimus. Glaudus bendradarbiavimas tarp pastato architekto ir įmonės vadovų gali užtikrinti erdvės prieinamumą tipų ir sumų, kurios leis, palengvins organizacijos darbo atlikimą. Tačiau labiau paplitusi problema yra tai, kad pastate turi būti įrengtos biuro patalpos, kurios nebuvo pritaikytos konkrečių įmonių poreikiams. Erdvė dažnai yra ribota, o įrenginiai turi būti įrengti tokioje erdvėje, kokia yra.

Abiejose situacijose pagrindinis požiūris į planavimo išdėstymą yra toks pat. Tai išmintinga pradėti aiškų tikslų vaizdą, laisvai kreiptis į bendruosius planavimo planavimo principus, kad būtų galima kruopščiai apsvarstyti konkrečius įmonės poreikius, ir laikytis patikimo žingsnio po žingsnio, iš tiesų planuojant išdėstymas. Dabar šios fazės bus svarstomos pateiktoje sekoje.

„Office“ išdėstymo tikslai:

Bendrieji biuro išdėstymo tikslai:

1. Efektyvus darbo srautas

2. Plati ir gerai panaudota erdvė

3. Darbuotojų komfortas ir pasitenkinimas

4. Lengva priežiūra

5. Palankus įspūdis klientams ir lankytojams

6. Didelis lankstumas įvairiems poreikiams

7. Subalansuotas įrangos ir personalo pajėgumas kiekviename darbo srauto etape

Konkrečios įmonės valdymas turi nustatyti, kuris iš šių tikslų - ar kiti - yra svarbiausias veiksmo sėkmei. Ypač svarbus yra geros darbo srauto tikslas. Įranga turi būti įrengta taip, kad darbas būtų kuo artimesnis tiesiai, kad vėlavimai būtų minimalūs. Nesant planuoto darbo srauto, neįprasta, kad darbas teka visomis kryptimis į priekį, atgal ir įveikiant ankstesnius maršrutus, todėl dokumentai yra tvarkomi pernelyg intensyviai ir kad darbuotojai turi atlikti nereikalingą kelionę.

Tipiškas pavyzdys yra užsakymų tvarkymas. Jei darbų srautas yra veiksmingas, užsakymas atsiras pašto kambaryje, o tada jis tiesiogiai pateks į inventoriaus valdymo tarnybą, kainodaros padalinį, užsakymo tipą, ir į kitus vienetus, kurie turi atlikti užsakymą, kol jis nebus baigtas. Jei darbo srautas neveiksmingas, užsakymas gali kelti nereikalingus didelius atstumus, atsekti kelią, kirsti ankstesnius maršrutus ir būti nutrauktas įvairiuose taškuose.

Daugumai organizacijų nustatyta, kad šie darbo srauto bandymai yra veiksmingi:

1. Patikrinkite atsitraukimą ir kryžminimą, diagramuodami išdėstymą ir sekdami darbo srautą.

2. Sudaryti dominuojančių procedūrų diagramas, susijusias su tiriamu plotu, ypač patikrinant nuvažiuotą atstumą ir operacijų vėlavimo laiką. Alternatyvus metodas gali būti produktyvių procedūros etapų nustatymas ir skirtumo nustatymas.

3. Patikrinkite, ar nėra kliūčių, įvertindami bendrą kiekvienos operacijos metu naudojamų darbuotojų ir įrangos produktyvumą, tada palyginkite Paprasta „kaklo schema“ gali rodyti „nebalansines sąlygas“ ir įrodyti, kad bendras greitis ribojamas operacijos metu mažiausias pajėgumas.

4. Stebėkite, ar kai kurie darbuotojai nuolat spaudžiami, o kiti dažnai pritrūksta darbo.

5. Atkreipkite dėmesį, ar labai didelė dalis darbuotojų nuolat kojose. Vidutiniškai 10 proc. Yra laikomas tinkamu maksimaliu efektyvumu daugelyje biurų.

Erdvė turėtų būti tinkama ir tinkama darbo ir darbuotojų poreikiams. Sąnaudų ir darbo srauto sumetimai reikalauja, kad turima erdvė būtų gerai panaudota. Darbuotojų komfortą ir pasitenkinimą gali stipriai paveikti maketas, neperkrautos sąlygos, patogumas darbuotojų aptarnavimo patalpoms, o tinkama vieta atsižvelgiant į šviesos šaltinius yra tam tikri šios kategorijos poreikiai.

Priežiūra gali būti paveikta prižiūrėtojo įdarbinimu, susijusiu su darbuotojais, darbuotojų koncentracija ar sklaida, prieinamumas susijusiems skyriams ir kiti išdėstymo veiksniai.

Palankus įspūdis klientams ir lankytojams yra itin svarbus, kai pašaliniai asmenys mato dalį ar visą biuro teritoriją. Veiksmingas šiuolaikinės įrangos ir baldų išdėstymas ir naudojimas gali padaryti daug, kad būtų sukurta, efektyvi ir patraukli įstaiga, taip padidinant įmonės įvaizdį. Lankstumas turėtų būti pakankamas, kad būtų galima lengvai pakeisti išdėstymą, kai tai pateisinama darbo poreikiais, tūrio svyravimai; Klientų aptarnavimo dėmesio pokyčiai ir normalus augimas yra keletas priežasčių, dėl kurių reikia lankstumo.

Esminiai biuro išdėstymo principai:

Biuro vadovai gali labai prisidėti prie veiklos efektyvumo. Daug naudos gali būti išsamesni išdėstymo principų pareiškimai; tai apibendrina daugelio firmų patirtį ir pateikia konkrečius gaires planavimo planuotojui.

Pagrindinė tokios principų deklaracijos vertė yra jos naudojimas kaip kontrolinis sąrašas, susijęs su faktine situacija.

Pasirinkta principų ataskaita:

1. Darbas turi tekėti į priekį, kaip galima arčiau tiesios linijos.

2. Siekiant sumažinti kelionės laiką, padaliniai ir skyriai, turintys panašias funkcijas, turėtų būti įrengti šalia vienas kito.

3. Centrinės paslaugų grupės, pvz., Stenografiniai baseinai, failų salės ir duomenų apdorojimo įrenginiai, turėtų būti patogiai išdėstyti netoli departamentų ir juos naudojančių darbuotojų.

4. Baldai ir įranga turi būti išdėstyti tiesia linija, su bet kokiu kampiniu stalu ir kėdėmis, skirtomis priežiūros personalui.

5. Erdvės pašalpos turėtų būti tinkamos darbo poreikiams ir darbuotojų patogumui,

6. Vienodo dydžio baldai ir įranga užtikrina didesnį lankstumą ir vienodą išvaizdą.

7. Erdvės turi būti pakankamai plačios, kad vaikščiojantys asmenys neprieštarautų darbuotojų stalams. Turėtų būti neribota praėjimo vieta nuo stalo zonos iki geriamojo fontano, poilsio patalpų ir kt. Saugumo sumetimais turėtų būti užtikrinta aiški prieiga prie išėjimų ir gaisro.

8. Darbuotojai paprastai susiduria su ta pačia kryptimi, o prižiūrėtojai turi būti priskirti prie darbo grupių.

9. Stalai turėtų būti įrengti taip, kad nė vienas darbuotojas nebūtų priverstas susidurti su nepageidaujamu šviesos šaltiniu. Jei įmanoma, apšvietimas turėtų būti nukreiptas į darbuotojo darbo sritį iš viršaus ir „šiek tiek už jo, darbuotojas.

10. Siekiant išvengti kitų įrenginių trikdžių, gali prireikti padalyti įrenginius, kuriuose naudojama triukšminga įranga, pvz., Duomenų apdorojimo mašinos.

11. Darbuotojai, kurių darbui reikalinga glaudi koncentracija, gali pateisinti dalines arba pilno ilgio pertvaras.

12. Padaliniai, turintys didelį ryšį su visuomene, turėtų būti tokie, kad jie būtų lengvai prieinami visuomenei netrikdant kitų departamentų.

13. Dideli stačiakampiai erdvės blokai palengvina darbo srautą ir užtikrina didesnį lankstumą.

14. Laikykitės viešosios peržiūros skyrių, kuriuose darbas būtinai yra netvarkingas.

15. Suteikti visiems darbuotojams tinkamą šviesą ir oro kondicionavimą.

16. Suraskite būtinus privačius biurus, kuriuose jie bent jau trukdo.

17. Apsvarstykite esamus ir ateities personalo ir įrangos poreikius.

Tarnybos išrašymas Kas ir kada?

Kas turėtų elgtis su biuro steigimo darbu? Jei įmonė turi administravimo vadybininką, jis tikriausiai koordinuos organizacijos planavimo planus ir gali atlikti didelę detaliojo planavimo dalį. Jei yra planavimo ar metodų skyrius, detalusis planavimo darbas tikriausiai bus nukreiptas į vieną ar daugiau darbuotojų, kurie gali padėti generaliniams direktoriams ir departamentų vadovams, kai reikia.

Jei nėra specialistų, tuomet planavimo planavimo darbas gali būti perduotas tam tikram asmeniui, turinčiam reikiamų interesų ir laiko teisingumui šiai svarbiai įmonei. Bet kuriuo atveju, gera idėja aptarti esamus ir siūlomus planus su departamento vadovu ir susijusiais darbuotojais. Tai gali sukelti puikių pasiūlymų, ir beveik neabejotinai bus pasiektas didesnis bendradarbiavimo lygis “, nei būtų galima pasiekti kitaip.

Kada turėtų būti tiriamas biuro išdėstymas? Kai susiduriama su situacija, dėl kurios reikia keisti išdėstymą. Konkrečiai, išdėstymo planas turėtų būti ištirtas, kai pasikeičia procedūrų skaičius, padidėja ar sumažėja reikalingo personalo skaičius arba esama vietos trūkumai.

Procedūros pakeitimai yra signalas, kad būtų galima peržiūrėti biuro išdėstymą dėl procedūrų ir biuro išdėstymo tarpusavio priklausomybės. Pavyzdžiui, jei nuspręsta įdiegti apskaitos mašiną, kuri pakeis įvairias atsiskaitymo ir atsiskaitymo procedūras biure, reikės pertvarkyti biurą, kad būtų galima tinkamai surasti įrenginį ir rūpintis darbuotojų darbo paskyrimo pakeitimais. įtakos įrenginio montavimui.

Darbuotojų skaičiaus padidėjimas ir sumažėjimas tam tikruose padaliniuose yra ženklas peržiūrėti biuro išdėstymą, nes išdėstymo planą daugiausia reguliuoja personalo skaičius biure. Pavyzdžiui, jei nuspręsta perkelti biuro reprodukcijos funkcijas į centrinę organizaciją, reikės pertvarkyti biurą, kad būtų įsisavinta erdvė, kurią anksčiau užėmė gamybos įranga ir personalas.

Dabartinės erdvės nepakankamumas taip pat leidžia peržiūrėti biuro išdėstymą. Galima pastebėti, kad nepakankamumas kyla dėl prastos tvarkos, kurią galima lengvai pakeisti, arba gali būti nustatyta, kad biurui yra nepakankamai vietos ir kad vadovybei reikėtų pateikti papildomos vietos prašymą.

Be to, kiekviena įstaiga turėtų periodiškai peržiūrėti biuro išdėstymo planą. Ši peržiūra, kuri turėtų būti atliekama kas dvejus ar trejus metus, yra svarbi. Iš tiesų yra plačiai paplitęs įsitikinimas, kad biurų išdėstymas, kuris nebuvo peržiūrėtas trejus metus, tikriausiai yra neteisingas, biuras yra dinamiškas ir besikeičiantis subjektas; progresyvi tarnyba periodiškai atlieka pakeitimus ir yra reikalinga, kad atitiktų kintančius reikalavimus.

Prieš pradėdamas vykdyti pagrindinę schemą, administracijos vadovas turėtų konsultuotis su aukščiausio lygio vadovybe ir susitarti dėl standartų, kurių reikia laikytis skirstant erdvę skirtingiems darbuotojų lygiams. Tokie standartai bus naudingi planuojant ir suteiks pagrindą vienodam erdvės priskyrimui organizacijoje. Taip pat gera idėja mokytis iš aukščiausio lygio vadovybės, kokie yra planai, kaip išplėsti ar sutvarkyti įstaigos dydį. Pavyzdžiui, gerai žinoti, ar yra svarstomas planas, skirtas decentralizuoti bet kokias šiuo metu atliekamas funkcijas.

Be to, tai yra gerai, kad būtų galima sužinoti, kiek galima, apie numatomų pardavimų ir aptarnavimo operacijų apimtį, nes darbo apimtis, reikalingų darbuotojų skaičius ir reikiamos vietos dydis bus nustatyti. Pavyzdžiui, jei įmonė vykdo aktyvią reklamos kampaniją, kuri, tikimasi, padidins pardavimus trečdaliu, reikėtų bandyti konvertuoti numatomą pardavimą į lygiaverčius erdvės reikalavimus naujam personalui, kuriam reikės tvarkyti šiuos užsakymus.

Taip pat tur ÷ tų būti susitarta d ÷ l tokių klausimų, kaip darbuotojų, kurie turi būti teikiami, dydį; rinkmenų spintų tipai ir dydžiai; nustatant koridorius ir privačias patalpas, ar ne visiškos, nuolatinės pertvaros turėtų būti naudojamos dalinėms, judamosioms pertvaroms; ar vietoj standartinių biuro baldų stilių reikėtų naudoti modulinius ir sekcijinius baldus.

Planavimo įrankiai:

Daugelyje organizacijų pagrindinis išdėstymo įrankis yra neapdorotas eskizas, rodantis turimų grindų ploto formą ir dydį. Nors kai kuriais atvejais šiurkštus eskizas gali būti pakankamas, papildomi įrankiai leis tiksliau apibrėžti planavimo planą. „Daugeliu atvejų naudinga turėti turimos srities projektą, grindų ploto brėžinį ir šablonus ar modelius. tokių fizinių savybių kaip stalai, kėdės ir failai. Šie įrankiai planuojant biuro išdėstymą trumpai aptariami tolesnėse dalyse.

Galimos erdvės planas:

Tai bus naudinga teikiant tikslius matavimus ir nustatant tikslią patalpų vietą aptariamoje erdvėje. Be to, projekte bus pateikta informacija, kuri bus reikalinga dėl elektros lizdų, elektros ir telefono laidų išdėstymo.

Grindų ploto brėžinys:

Šis brėžinys turėtų būti išdėstytas brėžinyje, pageidautina pagal ketvirtį colio iki pėdos. Be to, reikėtų parodyti poilsio patalpų, laiptų, salių, langų, elektros lizdų, durų svyravimų, šildymo įrenginių ir visų nuolatinių pertvarų vietą. Turi būti daroma nuoroda į planą, kad būtų užtikrintas visų matavimų tikslumas. Šiame brėžinyje pateikiamas grafinis biuro erdvės ir jos įrenginių vaizdas, taip pat suteikiama galimybė veiksmingai ištirti visas teritorijas, tarsi būtų vaikščioti pačioje erdvėje.

Erdvėje naudojami fizinių elementų šablonai arba modeliai:

Šablonai - tai popieriaus formos, supjaustytos pagal skalės dydį, atitinkančios kiekvienos biuro ir įrangos dalies reikalaujamą erdvę. Šablonai gali būti įsigyti paketuose arba gali būti ranka. Modeliai yra tiesiog trimatės medžio ar plastiko figūros, vaizduojančios stalus, failus ir kitus įrenginius. Šie modeliai, kurie gali būti įsigyti pagal dydį, yra naudingi paspartinant planavimo planavimą. Naudojant „modelius ir šablonus galima tiksliai suprasti, kaip bus rodomas tam tikras biuro plano planas.

Srauto proceso diagramos ir srauto diagramos:

Jie yra labai naudingi planuojant planus, ypač sutelkiant dėmesį į nuvažiuotą atstumą, vėlavimo laiką ir nereguliarius darbo srautus, pvz., Kryžminimą ir atsitraukimą.

Tarnybos išdėstymo žingsniai:

Svarbu, kad asmuo, paskirtas tvarkyti biuro patalpas, susipažintų su organizacijos planu ir pagrindinėmis procedūromis. Jis taip pat turėtų užtikrinti, kad būtų išnagrinėtos darbo supaprastinimo galimybės, kad dabartinės procedūros būtų kuo geriau suplanuotos ir veiksmingos.

Vėliau jis surinks reikiamus išdėstymo įrankius ir atliks šiuos veiksmus planuodamas biuro išdėstymą:

1. Aptarkite su kiekvienu vadovu ir departamento vadovu esamus ir būsimus erdvės poreikius, darbo krypties kryptį ir planą visose operacijose biure. Tai svarbu ne tik tam, kad asmeniui būtų lengviau susipažinti su darbo operacijomis, bet ir įvykdyti reikalavimą, kad konsultantams ir naujovėms būtų konsultuojamasi su vadovais ir vadovais.

2. Žr. Planą ir tada paruošite brėžinį pagal svarstomos erdvės skalę, parodydami tokių elementų, kaip langai, durys ir stulpeliai, vietą.

3. Suformuluoti preliminarų biuro išdėstymo planą, sudarant šablonus ar modelius ant padarytos skalės piešimo. Laikykitės gero išdėstymo principų. Bet kokie kompromisai dėl tam tikrų principų turėtų priklausyti nuo santykinės svarbos įmonei, turinčiai skirtingų tikslų, šablonų ar modelių rengimui ir pertvarkymui gali prireikti daugybę sumanumo ir laiko, kol bus rastas tinkamas plano planas. Gaukite galutinį visų tiesiogiai paveiktų darbuotojų patvirtinimą.

4. Nustatykite visus išdėstymo plane esančius įrenginius, po to pažymėkite įrangos dalis, kad jie atitiktų, ir atlikite faktinį judėjimą tuo metu, kai bus sumažinta painiava.

„Office“ išdėstymo erdvės reikalavimai:

Reikalavimai erdvėje labai skiriasi, priklausomai nuo tokių veiksnių, kaip erdvėje naudojamų baldų ir įrangos elementų dydis, turimų grindų ploto forma ir nuolatinių patalpų, tokių kaip liftai, laiptai, langai, poilsio kambariai ir išėjimai, vieta. . Toliau pateiktas sąrašas siūlomų erdvės leidimų bus naudingas daugeliu atvejų:

Šie skaičiai, žinoma, yra tik vadovai; tai, kas bus geriausia bet kuriai įstaigai, priklausys nuo aplinkybių. Kaip matyti, svarbus veiksnys bet kurioje kosmoso panaudojimo programoje yra naudojamų stalų dydis ir būdas, kuriuo įrengiami stalai ir failai. Stalai yra įvairių dydžių.

Dažniausiai biuro darbuotojams teikiami staliniai staliniai staleliai 54 iki 32 colių, aukšto lygio darbuotojams yra įrengti stalai 60 - 34 coliai, o aukščiausio lygio vadovams - stalai 66 - 36 coliai ir 76 - 36 coliai. Planuojant naują biurą svarbu priimti sprendimą dėl stalo dydžio, kuris bus naudojamas visoje organizacijoje skirtingiems darbuotojų lygiams.

Stalinių įrenginių išdėstymas yra svarbus veiksnys skaičiuojant erdvės reikalavimus. Reikšmingai daugiau vietos reikia, jei kiekvienas stalas yra centruotas ir apsuptas praėjimų erdvės, nei jei stalai yra sugrupuoti galuose iki dviejų ir trijų stalų vienetų.

Privatūs biurai:

Priklausomai nuo vadovybės pageidavimų ir sprendimo, priklausys nuo to, kokiu mastu privačios įstaigos yra teikiamos darbuotojams. Kiekvienas atvejis gali būti sprendžiamas atskirai. Kai kuriose organizacijose tam tikras privatumo lygis sukuriamas suteikiant vadybininkui mažą turėklą aplink jų stalus. Tačiau toks susitarimas nesuteikia asmeniui laisvės išsiblaškyti ir triukšmo, kuris yra pagrindinis biuro tikslas.

Tarp klausimų, kurių gali būti prašoma nuspręsti, ar suteikti darbuotojui privačią įstaigą, yra:

1. Ar jis turi pakankamą prestižą, kad galėtų pateisinti savo asmeninį biurą?

2. Ar jo darbui reikalingas koncentracijos lygis, kurį geriausiai gali suteikti privatus biuras?

3. Ar jo darbas trukdytų kitų darbui?

4. Ar jo darbas susijęs su konfidencialia veikla ar yra „dažnai pasikonsultavęs su kitais asmenimis, kurie gali būti geriausiai tvarkomi privačiame biure?

Atrodo, mažai abejojama, kad daugumai aukščiausio lygio vadovų turėtų būti teikiamos privačios įstaigos.

Tačiau gerai apsvarstyti privačių biurų trūkumus:

1. Priežiūros personalas atviroje erdvėje neturi galimo glaudaus kontakto.

2. Vartojama daugiau vietos.

3. Sunkiau pasiekti sklandų ir nepertraukiamą darbo srautą.

4. Oro kondicionavimo ir apšvietimo problemos yra sudėtingos.

5. Privataus biuro statyba ir priežiūra yra brangesni.

Dėl šių priežasčių yra plačiai paplitusi tendencija teikti didelius, atvirus biuro operacijų plotus, o pirmojo lygio vadovus, o kartais ir aukštesnio lygio vadovus, pvz., Superintendentus ir padalinių vadovus, prižiūrint darbuotojams. Atsitiktinai reikalingas visiškas privatumas gali būti patenkintas patenkinant vieną ar daugiau konferencijų salių. Taip pat pastebima tendencija mažesnių privačių biurų atžvilgiu.

Jei priežiūros personalui ar darbuotojams, kurių darbui reikalinga glaudi koncentracija, pageidaujama riboto privatumo, dwarfed pertvaros arba moduliniai vienetai gali atlikti puikų darbą derinant privatumą su erdvės ekonomija. Šio tipo įranga bus aprašyta sekančiame skyriuje.

Maksimalus biuro patalpų panaudojimas:

Didžiausias biuro patalpų panaudojimas tapo vis svarbesniu valdymo kriterijumi, atsižvelgiant į didėjančias kosmoso išlaidas. Padidėjusios biurų produkcijos gamyba iš dalies kompensuoja padidėjusias rašytines išlaidas; taigi, bet koks įnašas, kurį geresnis kosmoso valdymas gali padaryti biurų produktyvumui, bus tiesiogiai atspindėtas.

Pastaruosius kelerius metus sparčiai auga biurų ploto vidurkis. Veiksniai, darantys įtaką padidėjusioms išlaidoms, yra didesnė biurų patalpų paklausa, pagerėjo darbo sąlygos - apšvietimas, oro kondicionavimas ir dekoravimas - ir padidintos statybos išlaidos. Padidėjusias struktūrines išlaidas iš dalies lemia didesnės ir sunkesnės mašinos, naudojamos daugelyje biurų.

Daugumai duomenų apdorojimo įrenginių reikia specialiai sustiprintos grindys, taip pat specialūs oro kondicionieriai ir laidai kabeliams. Kaip taisyklė, biuro išdėstymo planavimas yra pusiau paprastas aritmetinis ir pusė vadovybės sprendimo. Aritmetinė dalis gaunama dauginant siūlomus ploto dydžius iš kiekvienos kategorijos žmonių skaičiaus.

Sprendimas priimamas dėl fizinės įrangos, baldų išdėstymo ir biuro išdėstymo aplinkos projektavimo. JJ Murphy sukūrė penkis pagrindinius principus, leidžiančius maksimaliai išnaudoti biurų patalpas, kad būtų galima vadovautis biuro išdėstymo dizaino vertinimu. Šie principai yra sujungti su kai kuriais principais, kuriuos sukūrė Niujorko kosmoso planavimo ir projektavimo organizacija „Duffy, Inc.“.

1. Užtikrinkite tinkamą apšvietimą. Penkiasdešimt aštuonias apšvietimo žvakės yra siūlomos siekiant sumažinti priemoką, esančią šalia langų esančioje erdvėje. Šviesos inžinerijos draugija visame biure pasisako už daugiau šviesos, vidutiniškai tris kartus daugiau nei dabar priimtini standartai. Visuomenė teigia, kad padidėjęs apšvietimas žymiai sumažina darbuotojų nuovargį.

2. Užtikrinkite garso izoliaciją. Tai būtina norint išlaikyti triukšmo lygį priimtinose ribose, ypač atsižvelgiant į padidėjusį biuro mašinų naudojimą. Didelė draudimo bendrovė savo pagrindinėje buveinėje įdiegė akustines medžiagas, o triukšmo lygis sumažėjo apie 15 proc. Taip pat sumažėjo spausdinimo klaidų ir apyvartos bei nedalyvavimo atvejų skaičius.

3. Užtikrinkite tinkamą vėdinimą. Per dažnai oro kondicionavimas ir oro apdorojimas tampa netinkami, nes didėja darbo jėgos dydis. Ypatingos pastangos yra būtinos, kad būtų užtikrintas pakankamas oro apdorojimas siekiant maksimalaus darbuotojų efektyvumo.

4. Mažiausiai naudoti nuolatines ir pusiau nuolatines pertvaras. Tai leidžia maksimaliai lanksčiai projektuoti, neužima tiek daug grindų, nei trukdo apšvietimui ir oro kondicionavimui. Tiesą sakant, kuo daugiau sienų ir durų turėtų būti pašalintos, durims naudojama apie aštuoniolika kvadratinių pėdų biuro patalpų, o siena užima apie šešias colių Ace erdvės.

5. Maksimaliai padidinti modulinių vienetų naudojimą. Tai padeda sumažinti eismo ir darbo erdvę ir tuo pačiu metu užtikrina daugelio darbuotojų privatumą.

6. Naudokite „viršutinę erdvę“. Tai reiškia, kad reikia naudoti sritis, esančias aukščiau esančiose saugojimo lentynose esančiose rinkmenose. Ši erdvė daugeliu atvejų gali pašalinti vieną ar daugiau privačių kambarių, kurie naudojami saugojimui ir įvairiai veiklai. Kai kurie skaičiavimai rodo, kad daugiau nei 1000 JAV dolerių per metus yra sutaupoma vien tik privačiam biurui 12 iki 15 pėdų.

7. Naudokite erdvę šalia liftų ir įėjimų, kad būtų galima priimti ir rodyti. Priėmimo paslauga gali būti lygiai tokia pat veiksminga, jei ji yra įrengta greta įėjimo, o ne atgal į biuro darbo zoną.

8. Pašalinkite asmeninius sekretorių kambarius. Sekretoriai gali patogiai ir patogiai, atskirai arba mažose grupėse, patalpose ar koridoriuose, esančiuose už vykdomųjų įstaigų ribų, ir sutaupyti daug vietos.

9. Nusiųskite negyvas ar neaktyvias rinkmenas į privatų sandėlį saugojimui. Įmonės valdomi ir valdomi sandėliai yra gana brangūs, vidutiniškai virš 5 dolerių už kvadratinį pėdą.

10. Pabrėžkite lankstumą. Galbūt svarbiausias veiksnys naudojant biuro patalpas yra lankstumas. Kintantis biuro pobūdis ir struktūra - jos išplėstas personalas, padidėjusi verslo veikla ir nuolatinis automatizavimo ir elektronikos vystymasis bei ilgalaikių nuomos sutarčių skaičiaus didėjimas reikalauja lankstų priemonių, kurias galima pritaikyti prie šių pokyčių. Nauji moduliniai projektai leidžia keisti beveik begalinį išdėstymą, paprasčiausiai perkeliant skaidinį - dwarfed arba full size. Lankstumas taip pat gali būti pasiektas nuomojant biurų patalpas su augimo ar sumažėjimo nuostatomis, nes gali būti.

Biurų išdėstymui nėra panaceas. Tačiau atsižvelgus į pirmiau minėtus paprastus vadovus, turėtų būti užtikrintas maksimalus produktyvumas esamose biuro patalpose. Niekada nežinoma, kol nebus bandomi atlikti būtini pakeitimai ir patikslinti maketai, tačiau, atsižvelgiant į didėjančias erdvės sąnaudas, reikia pabrėžti poreikį atkreipti dėmesį į erdvės efektyvumą. Norint pasiekti efektyvų ir maksimalų biurų naudojimą, reikia daug paprasto sprendimo.

Nauji išdėstymo pokyčiai:

Judamos pertvaros:

Daugelis šiuolaikinių biurų pastatų naudoja judančias pertvaras beveik išskirtinai privataus biuro patalpose. Šios pertvaros - pagamintos iš metalo, medžio, plastiko ar stiklo - suteikia patrauklią skirtumą tarp biurų ir suteikia vadovams reikalingą prestižą ir privatumą. Šios pertvaros gali būti lengvai ir nebrangiai perkeltos pagal poreikį. Galima įsigyti judančių pertvarų, kurios yra gerai kondicionuojamos ir suteikia keleiviams visišką privatumą. Kaina yra daug mažesnė nei įprastų nuolatinių pertvarų kaina.

Kilnojamos, nykstančios pertvaros, nuo 4 iki 6 pėdų ir didesnės, suteikia darbuotojams didžiausią privatumo ir prestižo naudą, nesukeliant pilnų pertvarų trūkumų. Naudojant žemas pertvaras, biurai gali būti šildomi, vėdinami ir apšviesti naudojant standartinę įrangą; atskiri apšvietimo įrenginiai ir šildymo kanalai yra nereikalingi.

Moduliniai vienetai:

Vienas iš svarbiausių pastarojo meto pokyčių biurų išdėstymo srityje yra moduliniai vienetai, šie vienetai paprastai susideda iš kombinuoto stalo ir rinkmenų spintelės su darbiniu paviršiumi ant kiekvieno, ir nykstančių, judančių pertvarų. Šie įrenginiai veiksmingai sujungia privatumą, lengvą prieigą prie darbo medžiagų ir erdvės ekonomiškumo. „Unitizing“ taip pat yra populiarus įrenginys, skirtas taupyti erdvę ir tuo pat metu suteikti darbuotojams privatumo elementą.

Sistemos požiūris į „Office“ išdėstymą:

Tai, kas gali būti revoliucinis požiūris į biurų išdėstymą, yra „sistemos“ arba „biuro kraštovaizdžio“ procedūra, kurią 1960 m. Sukūrė „Quickborner Team“ planavimo ir organizavimo grupė, Vokietijos valdymo konsultacinė įmonė. Per pastaruosius kelerius metus Europoje naudojami keli nauji biurų pastatai, todėl šis metodas pradeda pritraukti plačią dėmesį JAV.

Remiantis sisteminio požiūrio į biuro dizainą šalininkais, tradicinis biuras yra suprojektuotas atgal: jis yra paremtas organizacine hierarchija, kuri atsispindi organizacinėje schemoje, o ne informacijos ir popieriaus sraute per biurą. Kaip ir gamykla yra įrengta aplink medžiagų srautą, biuras turėtų būti suprojektuotas pagal informacijos srautą.

Taigi sistemų požiūris į biuro išdėstymą prasideda nuo dokumentų srauto analizės ir žodžiu komunikacijos srauto organizacijoje. Kai bus nustatyti ir apibūdinti šie du ryšio srautai, gali būti nustatytas biuro išdėstymas, leidžiantis nustatyti optimalų informacijos naudojimo efektyvumą.

Tipiškas biuras, sukurtas pagal komunikacijos srautą, vykstantį darbo zonoje. Atkreipkite dėmesį, kad įprastiniai kvadratiniai arba stačiakampiai biuro moduliai buvo pašalinti ir pakeisti kreivinėmis linijomis.

Teoriškai toks dizainas, nors ir pasireiškia nesuderintu ir atsitiktiniu stebėtoju, leidžia optimaliai efektyviai keistis informacija ir tokiu būdu padidina bendrą organizacinį efektyvumą. Vienas iš išskirtinių biuro kraštovaizdžio ar sistemų požiūrio bruožų yra atviros erdvės naudojimas; biurų plotai yra suskirstyti į kuo mažiau fiksuotų sienų; atmosfera yra viena iš atvirų erdvių ir laisvės.

Pasak šio požiūrio kūrėjų, ryšių ir darbo srautų palengvinimas reikalauja, kad visi kartu dirbantys padaliniai, skyriai ir skyriai būtų kuo arčiau vienas kito ir atskirti kuo mažesnes nuolatines sienas.

Siekiant suteikti privatumo ar atskirų biurų zonų viena kitai, vietoj sienų naudojamos spintelės, saugyklos, sodinamosios ir ekranai; taigi, ne tik komunikacijos srautas pagerėja pašalinant kliūtis, bet ir laisvas informacijos mainai, taip pat labai lankstus biurų išdėstymas, kad būtų galima greitai atitikti darbo srautų pokyčius. Tačiau, norint pasiekti tokį „lankstumą, apšvietimo, oro kondicionavimo ir akustikos vienodumą, būtina.

Klaidos išdėstyme:

Tam tikros klaidų rūšys biuro išdėstyme atrodo taip dažnai, kad jos pateisina ypatingą paminėjimą:

1. Yra tendencija garbinti originalų išdėstymą. Nors darbo reikalavimai gali smarkiai pasikeisti ir netgi tais atvejais, kai biuras gali būti perkeltas į naujus ketvirčius, senas plano planas gali būti tęsiamas tik dėl precedento.

2. Vis dar yra tendencija, kad biurai planuojami daugiau ar mažiau nuolatine forma, atskiriant įvairius biurus ir koridorius su sunkiomis, įmontuotomis pertvaromis. Todėl sunku ir brangu atlikti pakeitimus, net jei vadovybė nori juos padaryti.

3. Yra tendencija, kad daugiau vokalinių vadovų gauna daugiau vietos savo padaliniams ir darbuotojams, nei skiriama kitiems padaliniams. Galutinius sprendimus dėl erdvės paskirstymo ir išdėstymo turėtų priimti asmuo, turintis bendrą požiūrį ir pakankamą įgaliojimą apdrausti sąžiningus ir teisingus erdvės paskirstymus.

4. Yra tendencija leisti departamentų vadovams ir vadovams planuoti savo planus be techninės pagalbos, metodų ar procedūrų grupės. Jei planus planuoja tie, kurie neturi specialių žinių apie pagrindinius dalykus, bendras rezultatas yra švaistoma erdvė, neefektyvumas ir pan.

Perkeliant biurą:

Dauguma biuro organizacijų juda tam tikru metu jų egzistavimo metu. Tai gali būti skausminga ir nerimą kelianti patirtis, tačiau ji nebūtinai turi būti planuojama teisingai. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas turi keletą svarbių elementų.

Jie trumpai aptariami toliau:

1. Gerai informuokite darbuotojus ir klientus prieš judant. Darbuotojai natūraliai priešinasi pokyčiams, ir jie yra ypač linkę abejoti dėl naujos vietos. Klausimai, į kuriuos reikia atsakyti, yra: Kokie aukštai bus dirbami, kokio tipo dekoravimas ir baldai; ar naujoje vietoje yra langų; kokie valgymo įrenginiai, automobilių stovėjimo aikštelė ir viešasis transportas; kur nauji maketai bus įrengti kituose padaliniuose, ir daugelis kitų.

Darbuotojai turėtų būti kuo geriau susipažinę su nauja vieta prieš judant. Mažų grupių susitikimai yra puikus būdas vadovams atsakyti į tokius klausimus ir asmeniškai paaiškinti judėjimą. Darbuotojo susidomėjimas judėjimu turėtų būti plėtojamas ir palaikomas veiksmingai naudojant įmonės leidinius ir asmeninius laiškus. Klientai taip pat turėtų būti įtraukti į švietimo programą ir pakviesti apsilankyti naujose patalpose. Judėjimo metu atsiras tam tikra painiava, tačiau tinkamos informavimo pastangos ją sumažins.

2. Išsami informacija apie naują, išdėstymą reikia atidžiai ištirti. Departamentų užduotys turėtų būti tvirtai nustatytos, taip pat padalinių vietos, atskiri stalai ir įvairi įranga. Jei įmanoma, darbuotojams turėtų būti rodomas naujas išdėstymas, nurodant visas atskiras vietas. Išsamūs planai turėtų apimti telefono ir elektros lizdų vietą.

Reikėtų numatyti būsimų patalpų poreikių procentą, kuris yra visuotinai priimtas vadovas; tačiau turi būti atsižvelgiama į numatomą atskirų įmonių augimą ar plėtrą. Plano planavimo metu sunkiosios technikos ir bylos turi būti dedamos išilgai išorinių sienų arba per struktūrinius kryžminius narius, kad nebūtų perkrauta grindų.

3. Suplanuokite judėjimą per savaitgalį arba per tam tikrą darbo apimties periodą. Produktyvumas bus nedidelis per trumpą laiką po to, kai darbuotojai tampa prisitaikę prie naujos aplinkos ir pasikeitusių darbo srauto reikalavimų, kuriuos lemia nauji ir skirtingi organizacinių vienetų susitarimai, tačiau jis pagerės, kai darbuotojai prisitaikys prie modernesnių arba erdvioje aplinkoje.

4. Pažymėkite ir numeruokite visus baldus, armatūras ir įrangą. Kiekvienas nuosavybės gabalas turėtų būti pažymėtas, kad būtų galima identifikuoti vienetą ir skyrių, kuriam jis priklauso, ir tiksliai nurodyti naują vietą. Kiekvienam kambariui, skyriui ar grindims gali būti naudojamos skirtingos spalvos žymės.

Tada judėjimo tvarkaraštis gali būti suplanuotas aplink identifikavimo žymas; tai yra, pirmiausia būti perkeltas, yra A 1 skyrius, raudonos žymės, grindys, kambarys -, einantis į aukštą, kambarį. Tai leidžia tvarkingai judėti planuojama, kontroliuojama seka. Pirmiausia turėtų būti perkelta į tolimiausią kampą nukreipta įranga, o paskui - šalia įėjimo.

5. Tam tikri darbuotojai turėtų būti priskirti tam tikroms pareigoms tiek senose, tiek naujose vietose. Šie darbuotojai gali teikti vertingą pagalbą koordinuojant judėjimą, padedant nukreipti eismą ir atsakant į daugelį klausimų.

6. Gauti reikiamą pagalbą ir pagalbą iš vietinio eismo departamento, kad būtų lengviau pakrauti ir iškrauti judančius furgonus.