Biuro išlaidų kontrolė: sumažinimas, problema ir įgyvendinimas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro išlaidų kontrolės sumažinimą, problemą ir įgyvendinimą.

Biuro išlaidų sumažinimas pagal išlaidų kontrolę:

Išlaidų kontrolė gali būti apibrėžiama kaip visų išlaidų punktų kontrolė, dažnai ir reguliariai lyginant faktines išlaidas su iš anksto nustatytais biudžetų standartais, kad nepageidaujamos tendencijos nuo standarto būtų aptiktos ir pataisytos ankstyvame etape.

Todėl išlaidų kontrolė apima šiuos veiksmus:

1. Kiekvieno elemento ar elemento sąnaudų standarto nustatymas.

2. Išsiaiškinkite sąnaudų svyravimus pagal standartinį rinkinį.

3. Imtis taisomųjų veiksmų, kad būtų užtikrinta, jog faktinės išlaidos yra tokios pačios kaip ir standartinės išlaidos ateityje.

Kiekvienas biuro valdymo aspektas tiesiogiai ar netiesiogiai susijęs su sąnaudų kontrole. Tačiau efektyviam biuro veiklos valdymui reikia numatytos išlaidų kontrolės programos. Tokia programa apima vieneto sąnaudų nustatymą visais galimais biuro veiklos aspektais.

Ji bando nustatyti, kiek kiekvienos veiklos sąnaudų vieneto ir kiek kiekvienas turėtų kainuoti. Jame nurodomi skirtingi eksploatavimo vienetai, kad šios išlaidos būtų priskirtos gamybos funkcijoms, kurios faktiškai naudoja šias konkrečias tarnybas, o ne pridėtines išlaidas.

„Office“ išlaidų kontrolės problema:

Sąnaudų kontrolė biure yra nepatogus pasiūlymas, nors tai labai svarbu. Biuro veiklos sąnaudų duomenys yra būtini bendrovės produkto kainų nustatymui ir įmonės produktų linijos analizei, siekiant nustatyti, kada produktai nėra naudingi bendrai veiklai.

Biuro išlaidų kontrolė kelia nemažai problemų, iš kurių svarbiausia yra:

1. Biuro išlaidų įvairovės ir kokybės problemos:

Biuro veikla yra labai įvairi, todėl nėra lengva nustatyti griežtas klasifikacijas ir vieneto kainą. Šią veiklą sudaro daug veiksnių, iš kurių kai kurie yra nesvarbūs. Daugelis žmonių biure dirba skirtingu atsakomybės lygiu. Dėl šių detalių ir variantų labai sudėtinga problema kainuoja, nes ji negali būti atliekama remiantis specialiai nustatytu biuro darbo vienetu.

2. Sistemos praktiškumo problemos:

Nors galima sukurti išsamią biuro išlaidų sistemą, labai svarbu nustatyti, ar sistema yra praktiška. Reikia prisiminti, kad išlaidų analizė biure yra didelė problema, nes biuro išlaidos yra nedidelės, o išsami analizė dažnai yra brangesnė nei sutaupytos lėšos, taigi ir neįmanoma.

3. Kainos, susijusios su išlaidomis ir tt, problemos:

Kadangi išlaidos gali būti gaunamos visų rūšių biuro veiklai, sunku nuspręsti, kokia operacija turėtų būti atskaitinga. Koks turėtų būti tikslumo lygis? Sprendimas priklauso nuo analizės išlaidų, galimų ekonomikų dėl analizės ir duomenų naudojimo.

Biuro išlaidų kontrolės įgyvendinimas:

Siekiant įgyvendinti išlaidų kontrolę biure, reikia atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

Išlaidų klasifikavimas:

Biuro išlaidos gaunamos iš darbo užmokesčio apskaitos, darbo įrašų, pirkimo ir pardavimo sąskaitų ir apskaitos bei kitų įrašų.

Kai kuriose pirmaujančiose šalyse, pavyzdžiui, Jungtinėje Karalystėje, Prancūzijoje, Vokietijoje ir JAV, dažniausiai naudojama:

a) Biuro darbuotojų ir priežiūros institucijų atlyginimai, išmokos ir išlaidos 60–70%

b) Medžiagos, tokios kaip prekės, raštinės reikmenys, pašto, telefono, telegramos, telekso ir masažo paslaugos 15% –20%

c) pridėtinės išlaidos, pvz., biuro įrangos, prietaisų, apšvietimo, mokesčių, draudimo priežiūra ir amortizacija 15% –20%

Indijos kontekste arba, atsižvelgiant į tai, bet kurios besivystančios šalies kontekste šie procentiniai dydžiai turi būti keičiami, kad atitiktų sąlygas, kuriomis įmonės veikia. Šie procentiniai dydžiai turėtų būti nustatyti remiantis ankstesniais duomenimis. Daugumos Indijos įmonių atveju darbo užmokesčio, darbo užmokesčio ir išmokų procentinė dalis sudarys 50–60%.

Biuro išlaidas galima toliau suskirstyti į tipinę sąnaudų apskaitos sistemą ir klasifikaciją, kuri yra:

a) Tiesioginė medžiaga:

Tai yra biuro gaminio dalis, ty formos, raidės ir pašto išlaidos.

b) Netiesioginės medžiagos:

Kuris nėra biuro gaminio dalis, bet būtinas darbui atlikti, pvz., Trintukas, pieštukas, guma, antspaudai, rašomosios mašinėlės juosta ir tt,

c) Tiesioginis darbas:

Kuri yra taikoma biuro gaminiui mašinistams, pareigūnams, stenografams ir mašinų operatoriams.

d) Netiesioginis darbas:

Kuris nėra tiesiogiai taikomas biuro gaminiui, pvz., Techninės priežiūros personalo ar OM skyriaus darbui.

e) pridėtinės išlaidos:

Jis netaikomas konkrečiai bet kuriai biuro produkto daliai ir paslaugai, pvz., Šviesai, šilumai, nuomai ir mokesčiams, telefonui, prižiūrėtojui ir kt.