Biuro biudžetas: Biuro biudžeto reikšmė, svarba ir apribojimai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro biudžeto reikšmę, svarbą, apribojimus, rūšis ir parengimą.

Biuro biudžeto reikšmė:

Biuro biudžetas gali būti apibrėžiamas kaip „įrenginys, sudarytas iš tvarkingo duomenų, nustatytų apskaičiuotais spėjimais, ir apimantis visus įmonės etapus tam tikrą ateities laikotarpį“.

Biudžeto kontrolė yra biudžeto panaudojimo procesas, lyginant faktinius rezultatus su apskaičiuotais spėjimais, siekiant ištaisyti metodą arba metodą, kuriuo rezultatai lyginami su numatomais išlaidų, pajamų ir gamybos tikslais.

Iš minėtų dviejų, ty biudžeto ir biudžeto kontrolės, šie du santykiniai terminai yra ne tik tarpusavyje susiję, bet ir tarpusavyje susiję. Vadovaujančiu požiūriu, vienas be kito yra nenaudingas ir yra praktiškas pratimas.

„Office“ biudžeto naudojimo svarba:

Biuro biudžeto naudojimas biure yra svarbus dėl šių veiksnių:

1. Planavimas ir kontrolė:

Planavimas yra svarbi valdymo funkcija. Tik vykdant biudžeto kontrolę planavimo funkcijai suteikiama tinkama forma. Kita svarbi valdymo funkcija yra kontrolė. Biudžeto kontrolė yra stiprus kontrolės ginklas. Tai padeda kontroliuoti pasirodymus.

2. Padeda priimti sprendimus:

Biudžetas suteikia didelę pagalbą valdybos nariui priimant sprendimus. Jis gauna faktinę informaciją apie tikslus ir atitinkamus pasiekimus, nurodytus biudžete.

3. Balansavimas:

Biudžeto kontrolė skatina bendrą požiūrį. Biudžetas padeda biuro vadovui, skatindamas norimą pusiausvyrą tarp įvairių biurų veiklos.

4. Biuro struktūros silpnumo atskleidimas:

Biudžeto naudojimas padeda atskleisti biuro organizacinės struktūros silpnumą. Vienetai, skyriai ar skyriai, turintys pernelyg didelių išlaidų, gali būti pažymėti vadovų dėmesiu.

Biudžeto kontrolės apribojimas:

Biudžeto kontrolė, kaip biuro išlaidų kontrolės priemonė, turi savo apribojimų, iš kurių svarbiausia yra:

1. Prognozės tikslumo apribojimas:

Biudžetus riboja prognozių tikslumas. Norint tai pasiekti, geriau būtų kas mėnesį ar tris mėnesius peržiūrėti, kad biudžeto pokyčiai ar sąlygų pokyčiai būtų atspindėti biudžete.

2. Tik valdymo įrankis:

Biudžetas yra priemonė. Tai nėra vadyba pati. Biudžetas savaime neveikia automatiškai. Todėl būtina pasiruošti labai atsargiai. Taip pat labai svarbu tinkamai interpretuoti duomenis.

3. Laiko apribojimas:

Biudžeto naudojimui reikia laiko. Dabartinės nelaimės nepagerinamos per naktį. Negalima skubėti koreguojant ar pašalinant nepageidaujamas sąlygas. Biudžeto kontrolei reikia laiko.

Biuro biudžeto rūšys:

Galima parengti atskirą biudžetą bet kuriam mūsų įmonės padaliniui ar padaliniui. Dažnai yra rengiami atskiri biudžetai pardavimams, pirkimams, gamybai, finansams, darbo ir bendrosioms išlaidoms. Toks biudžetas vadinamas departamento biudžetu arba skyriaus biudžetu. Jis taip pat gali būti paruoštas biurui mūsų organizacijoje, kur biuras yra svarbi organizacijos dalis.

Biudžetai paprastai rengiami pinigų atžvilgiu, tačiau šiandien ji pripažįstama kaip naudinga praktika rengiant biudžetą ir fizine prasme. Fiziniai ištekliai, reikalingi fiziniams tikslams pasiekti biudžete. Taigi biudžetas gali būti pinigų biudžetas ir fizinis biudžetas.

Tada yra ir kito pobūdžio biudžetas. Šio tipo biudžeto tikslas yra iš anksto nustatyti veiksmus, kurių reikia imtis, jei atsiranda skirtumas nuo įvertinimo tikslo. Šiame biudžete nurodomi leidimai tam tikru lygiu, taip pat išmokos įvairiais lygiais. Praktiškai nukrypimai apskaičiuojami pagal nustatyto tikslo pašalpos dydį.

Biuro biudžeto parengimas:

Biuro biudžetas gali būti tinkamas tik tuo atveju, jei jis yra tinkamai parengtas. Tam pageidautina laikytis šių biuro biudžeto rengimo principų. Reikėtų atidžiai pasirūpinti biuro biudžetu; tai apima pinigus, laiką ir daug individualių pastangų rengiant biudžetą. Jau parengtas biudžetas yra nenaudingas ir brangus pratimas.

Siekiant biudžeto tikslo, turi būti imamasi šių veiksmų, kad būtų parengtas biudžetas:

1. Biuro išlaidų klasifikacija:

Jei biuro išlaidos yra svarbi organizacinės struktūros dalis, būtų tikslinga jas tinkamai apibrėžti.

Apskritai, biuro išlaidos gali būti klasifikuojamos kaip:

(a) Ištaisyta - kaip nuoma, nuoma,

b) Pusiau kintamieji - kaip priežiūra ir

(c) Kintamasis, pvz., užpildymo kaina.

2. Biuro išlaidų paskirstymas:

Biuro biudžetas įvairiems skyriams turi būti skiriamas atidžiai.

Yra dviejų tipų biuro išlaidos:

a) Tiesioginis - kuris gali būti tiesiogiai apmokestinamas eksploatuojančiam skyriui, pvz., mašinos ir įrangos nusidėvėjimas, ir darbuotojų, kurie naudojasi tik tam tikram departamentui, atlyginimai

(b) Netiesioginis - kuris gali būti apmokestinamas tiesiogiai veikiantiems padaliniams, bet yra patikimai paskirstytas šiems departamentams, pvz., centralizuotos pildymo sistemos, centralizuotos O&M išlaidos ir kt.

3. Konsultavimasis su darbuotojais:

Su įvairiais biudžeto aspektais konsultuojamasi su priežiūros institucijomis. Įvertinami kiekvieno skyriaus ankstesni rezultatai ir nustatomas tolesnio veiklos tikslas atsižvelgiant į organizacijos tikslą ir tikslus.

4. Įstatymas į pagrindinį biudžetą:

Baigtas biuro biudžetas turi būti įtrauktas į pagrindinį biudžetą. Biuro vadovas turėtų pasirūpinti, kad biuro biudžeto integravimas į pagrindinį biudžetą būtų tinkamas. Biuro vadovas neturėtų būti savanaudis. Jis turėtų būti pasirengęs tinkamai pritaikyti savo biudžetą, jei to reikia organizaciniams poreikiams.

5. Biudžeto rašymas:

Kitas biudžeto sudarymo žingsnis yra biudžeto sudarymas. Biudžetas turėtų būti parašytas atsargiai. Reikėtų pateikti tinkamus paaiškinimus.

6. Biudžeto perdavimas:

Tai yra galutinis ir svarbiausias žingsnis biudžeto sudarymo procese. Biudžetas turi būti siunčiamas visiems departamentams ir vadovams, kurie, kaip manoma, ją įgyvendins. Biudžeto dalių kopijos taip pat turėtų būti siunčiamos viršelio lygio vadovams, atsakingiems už tam tikros biudžeto dalies įgyvendinimą.