Biuro darbo matavimas: svarba ir procesas

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie biuro darbo svarbą ir matavimo procesą.

Biuro darbo matavimo svarba:

Paprastais žodžiais tariant „įvertinti priemones yra nustatyti kokybę. Taigi darbų matavimas susijęs su kokybe “.

Darbo matavimas gali būti apibūdinamas kaip atlikto darbo apimties ir laiko, reikalingo šiam darbui užbaigti, matavimo programa.

Yra du pagrindai, kuriais remiantis nustatyti standartai gali būti naudingi šiomis sąlygomis:

1. Darbo jėgos poreikio nustatymas:

Darbo jėgos poreikis kiekvienai tarnybos funkcijai nustatomas pagal laiko standartą. Pavyzdžiui, jei biure užrašytų dienų skaičius yra šimtas, o vienas mašinistas, dirbantis biure, sudaro 50 sąskaitų, tuomet reikės dviejų mašinistų.

2. Darbo apkrovos planavimas ir paskirstymas:

Šis standartas padeda paskirstyti darbą darbuotojams ir dirbti tolygiai. Taigi darbo matavimas padeda išvengti lygių galimybių.

3. Veiklos palyginimas:

Standartas padeda palyginti rezultatus. Tai daroma naudojant naudojimo indeksą, kuris apskaičiuojamas padalijant darbo centre pagamintos standartinės valandos skaičių iš faktinių praleistų valandų skaičiaus.

Sąnaudų nustatymas:

Laiko standartas suteikia pagrindą skirtingų darbo vienetų sąnaudų nustatymui. Tai įmanoma, nes laiko funkciją kiekvienai funkcijai ar jos daliai galima konvertuoti į sąnaudų standartus. Tai ypač naudinga organizacijai, kur funkcija susideda iš daugelio dalių.

Iš esmės skatinamųjų atlyginimų teikimas:

Kadangi laiko standartas padeda išmatuoti efektyvumą, kiekvienas darbuotojas ar darbuotojo grupė gali būti apdovanoti už efektyvumą pagal našumą ir geresnę moralę. Taigi darbuotojų moralė yra geresnė, nes žino apie tai, ko jiems reikia išvesties kokybės ir kiekio požiūriu. Todėl pripažįstamas geresnis darbuotojas.

Padeda įdiegti „Office“ sistemą ir procedūras:

Kadangi „Office Manager“ žino produkcijos apimtį ir kainą, jis gali sumažinti biuro sistemos išlaidas. Jei reikia keisti bet kokį metodą, dizainą ar techniką arba bus atliekama didesnė mechanizacija, šiuo metu patiriamos ir ateityje atsirandančios išlaidos dėl pokyčių būtų palyginamos. Bet kokie pakeitimai būtų leidžiami tik tuo atveju, jei įmanoma sumažinti išlaidas.

Padeda „Office“ auditui:

Darbo matavimas padeda nustatyti efektyvumą. Šie standartai padeda atlikti biuro auditą, nes jie padeda įvertinti darbuotojo ir darbo grupės veiklą.

Biuro darbo matavimo procesas:

Darbo matavimo procesą galima iliustruoti paprasta diagrama:

A. Standartizacija:

1. Darbo tobulinimo ir standartizavimo metodai:

Laiko standartas turėtų būti nustatytas tik po to, kai patobulintas ir standartizuotas darbo metodas. Šis veiksmas užtikrina, kad matuojamos užduotys būtų atliekamos kuo veiksmingiau. Be to, jis užtikrina, kad visi darbuotojai atliktų darbą vienodai.

2. Nustatytinų užduočių nustatymas:

Nustatomos ir klasifikuojamos vertintinos užduotys. Prieš pradedant matavimo procesą, taip pat klasifikuojami visi elementai ar dalys. Priežiūros institucijos turi patvirtinti užduočių aprašus ir jų klasifikacijas.

3. Matavimo vienetų apibrėžimas:

Turi būti tinkamai apibrėžtas vienetas, pagal kurį turi būti vertinamas darbas. Darbo vienetas skirtingiems darbų tipams būtų skirtingas. Tačiau labai svarbu turėti vienetą, kurį būtų lengva atpažinti, suskaičiuoti ir suprasti.

4. Pranešimo procedūrų nustatymas:

Būtina nustatyti ataskaitų teikimo tvarką, pagal kurią būtų renkami ir periodiškai pateikiami būtini gamybos vienetai vienetais, dirbtomis valandomis ir kitomis datomis. Paprastai ši atsakomybė yra patikėta darbo centro vadovui.

B. Pagal ankstesnius įrašus ir našumą:

Biuro darbo matavimo atveju atsižvelgiama į biuro darbuotojų praeities rezultatus ir jų rezultatus. Kadangi mūsų šalyje vyko vis daugiau mechanizavimo, standartas taptų labiau reikalingas.

Keičiant netikėtus įvertinimo ar atspėjimo metodus, galima išmatuoti darbą ir nustatyti šiuos metodus:

1. Praeities našumo metodas:

Pagal šį metodą analizuojami įrašai siekiant nustatyti standartą. Standartas, nustatytas pagal ankstesnius rezultatus, gali būti grindžiamas geriausiais rezultatais arba atsižvelgiama į blogiausius rezultatus. Tai paprastas metodas, kurį galima dideliu mastu įdiegti be išlaidų.

2. Laiko analizės metodas:

Jis taip pat žinomas kaip laiko žurnalo metodas. Į šį metodą įtraukiami šie veiksmai:

a) Nustatoma kiekviena dienos metu vykdoma veikla.

b) Kiekvienai identifikuotai veiklai suteikiamas paprastas kodas.

(c) Kiekvienas darbuotojas kiekvieną savaitę parengia specialų laiko analizės lapą, kuriame jis užfiksuoja savo veiklą per savaitę ar mėnesį.

(d) Tokiu būdu užregistruotos veiklos duomenys analizuojami, redaguojami ir peržiūrimi, o kiekvienam skyriui parengiamas laiko analizės lapas, kuriame kiekviena veikla apibendrinama kodo numeriu. Tokiu būdu parengtoje ataskaitoje nurodomas bendras laikas, praleistas kiekvienai veiklai konkrečiame skyriuje.

e) Dabar bendras pagamintas kiekis yra padalintas iš praleistų valandų skaičiaus, kuris suteikia laiko standartų pagrindus, ir palyginimas gali būti atliekamas tarp įvairių departamentų remiantis šiais laiko standartais.

Šis metodas yra paprastas ir gali būti įdiegtas be daug papildomų išlaidų. Pagrindinis šio metodo trūkumas yra tas, kad surinkti duomenys yra subjektyvūs ir tokie duomenys yra nepatikimi, nes asmeniniai laiko leidimai nėra įrašomi atskirų darbuotojų.

3. Darbo mėginių ėmimo metodas:

Pagal šį metodą apmokytas analitikas visų pirma suskirsto visus tyrime dalyvaujančius veiksnius. Įvairių asmenų atliktas darbas yra atsitiktinis. Įrašoma, kaip jie praleidžia laiką ir ką jie gamina.

Tada parengiama ataskaita apie viso atitinkamo departamento darbą ir stebimas kiekvienam darbui praleistas laikas. Darbo mėginių ėmimo metodas yra mokslinis ir pagal šį metodą gauti duomenys yra daug patikimesni nei pagal laiko analizės metodą.

Šis metodas turi du svarbius trūkumus:

Reikalingi apmokyti analitikai, o metodas gali būti neekonomiškas, jei mėginių dydis, reikalingas teisingiems rezultatams gauti, yra per didelis.