Kaip efektyviau valdyti organizacijos komunikaciją? - Atsakyta!

Šiandieninėse visuotinės kokybės organizacijose komunikacijos procesai visoje organizacijoje vyksta įvairiais būdais, tiek formaliai, tiek neoficialiai. Kadangi organizacijos tampa vis įvairesnės, komunikacijos kokybė ir aiškumas visais lygiais tampa labai svarbūs.

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Tiek formalūs, tiek neformalūs kanalai apibūdinami taip:

Oficialus pranešimas:

Oficialus ryšys vadovaujasi vadovavimo grandine ir yra pripažįstamas oficialiu. Klasikinėse biurokratinėse organizacijose komunikacijos srautas pirmiausia buvo iš viršaus į apačią. Dabartinėse organizacinėse struktūrose komunikacijos srautai virsta iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai, derinant su visomis kryžminėmis funkcijomis ir procesais.

Žemyninis ryšys:

Žemyninis ryšys yra nuo aukštesnio lygio iki pavaldinio arba nuo aukščiausio vadovo, filtruoto darbuotojams per įvairius hierarchinius ryšių centrus, ir gali apimti tokius standartinius valdymo įrankius kaip organizacijos filosofijos ir organizacinių direktyvų, standartinių veiklos procedūrų, standartinės kokybės pareiškimas kontrolės procedūras, saugos taisykles ir kitą svarbią medžiagą. Žemyniniai kanalai naudojami darbuotojams suteikiant darbo instrukcijas ir kitą informaciją, reikalingą įgaliotai institucijai vykdyti.

Kad šis komunikatas būtų veiksmingas, darbuotojams turėtų būti pasakyta ne tik tai, ką jie tikisi daryti, bet ir kodėl jie tai daro ir kodėl jų indėlis yra svarbus organizacijai. Tai padidina darbuotojų jausmą. Taip pat svarbu, kad informacija būtų perduodama darbuotojams ta kalba, kurią jie gali suprasti.

Pavyzdžiui, mašinisto operatorius gali daug nesupranti apie organizacijos filosofiją ar specializuotą terminologiją apie strateginį planavimą ar technologinę dinamiką. Atitinkamai darbuotojai turi būti informuojami savo kalba ir suvokimu.

Be to, dauguma darbuotojų yra priversti priimti ryšius iš savo tiesioginių viršininkų ir todėl pranešimas turi būti filtruojamas įprastais kanalais ir redaguojamas žemyn, kad būtų galima supaprastinti, kai reikia, neprarandant pranešimo turinio ar ketinimų. Svarbu, kad nebūtų jokio ryšio ar bet kokio šaltinio.

JW Gould priima šią humoristinę informaciją apie informacijos praradimą ir iškraipymus, galinčius atsirasti žemyn.

Pulkininkas išleido šią direktyvą savo vadovui:

„Rytoj vakare, maždaug 2000 valandų, šioje srityje bus matomas Halley„ Comet “, kuris vyksta tik kartą per 75 metus. Ar vyrai iškrito bataliono zonoje nuovargiais, ir aš jiems paaiškinsiu šį retą reiškinį. Lietaus atveju negalėsime nieko pamatyti, todėl surinkite vyrus teatre ir parodysiu jų filmus. “

Šis pranešimas buvo filtruotas taip:

i. Bendrovės vado pareigūnas:

„Pulkininko įsakymu, rytoj 2000 valandomis, virš bataliono ploto pasirodys Halley's Comet. Jei lietus lieka, menkite vyrus. Tada eikite į teatrą, kuriame vyks retas reiškinys, kas vyksta tik kartą per 75 metus. “

ii. Bendrovės vadas leitenantas:

„Kolonelio įsakymu rytoj vakare 2000 valandų, teatre pasirodys fenomenalus Halley„ Comet “. Lietus bataliono zonoje, pulkininkas duos kitą tvarką, kas įvyksta kartą per 75 metus “.

Atstovas seržantui:

„Rytoj 2000 valandomis pulkininkas pasirodys teatre„ Halley's Comet “, kas vyksta kas 75 metai. Jei lietus lieka, pulkininkas užsisakys bataliono plotą nuovargiais “.

Seržantas į komandą:

„Kai rytoj 2000 m. Lietus lietus, fenomenalus 75-erių metų generolas Halley, kartu su pulkininku, važinėja Comet per bataliono teatrą nuovargiais“.

Aukštesnieji ryšiai:

Viršutinė komunikacija vyksta priešinga kryptimi ir yra pagrįsta vadovybės sukurta ryšių paklausos sistema, skirta gauti informaciją iš operacinių lygių. Ši informacija gali būti sudaryta iš standartinių ataskaitų elementų, tokių kaip gamybos ataskaitos ir pan.

Aukščiausioji vadovybė, kuri visada rūpinasi patobulinimais ir aukštesniu našumu ir nori žinoti darbuotojų reakciją į tam tikrus politikos ar procedūrinius pokyčius ir išduotų veiklos instrukcijų veiksmingumą, bus atskirta, jei nebus jokio ryšio arba bus blogai informuojama. Aukštesnysis ryšys yra aiškus kanalas informacijos, nuomonių ir požiūrių perdavimui per organizacijos kanalus.

Organizacija turi sukurti tokį klimatą, kuris skatintų tokį bendravimą. Šį klimatą gali sukurti „atvirų durų“ politika, kurioje darbuotojai žino, kad jų viršininkai visuomet gali aptarti problemas ir problemas. Sistemos turi užtikrinti, kad viršininkai įgytų klausymosi įgūdžius ir nuoširdų bei simpatinį požiūrį į darbuotojų problemas. Ši aukštesnio lygio komunikacijos galimybė skatina darbuotojus prisidėti prie vertingų idėjų gerinant organizacinį efektyvumą.

Dalyvaujantys sprendimų metodai gali plėtoti didelį bendravimą, kai neoficialiai dalyvauja pavaldiniai arba oficialiai leidžia jų dalyvavimas. Taigi, informacijos centrai gali būti naudingi panaudojant sprendimų centrus, kad būtų galima įvertinti organizacijos veiklos rezultatus ir atlikti būtinus koregavimus, kad būtų pasiekti organizacijos tikslai.

Horizontalus ryšys:

Horizontali komunikacija - tai šoninė informacijos srautas, kuris vyksta tiek skyriuose, tiek tarp jų. Apskritai kalbant, tai yra bendravimas tarp lygių. Šoniniai srautai pasižymi pastangomis koordinuoti, kad organizacijos nariai vienodame lygyje galėtų keistis informacija, neįtraukdami jų viršininkų. Šis komunikatas yra neformalaus pobūdžio ir yra būtinas skatinant palankų organizacinį klimatą.

Pavyzdžiui, tuo pačiu lygmeniu, bet iš įvairių padalinių prižiūrintys priežiūros pareigūnai, kurie pietūs kartu arba kavos kartu, gali aptarti ir organizuoti savo veiklą taip, kad jie papildytų vienas kitą ir procesas būtų naudingas visai įmonei. Šis ryšių tipas yra ypač dažnas tarp linijų ir personalo vienetų. Gamybos vadovai ir rinkodaros vadovai dažnai bendrauja tarpusavyje, kad aptartų bendras problemas ir problemas.

Transakcinis ryšys:

Wenburg ir Wilmont teigia, kad komunikacija, o ne „aukštyn“ ar „žemyn“, ty bendravimas, turėtų būti „sandorio“ ryšys, kuris yra abipusis ir abipusis, nes „visi asmenys užsiima siuntimu (kodavimu) ir priėmimu (dekodavimu). ) pranešimus vienu metu. Kiekvienas žmogus nuolat dalijasi kodavimo ir dekodavimo procese, o kiekvienas žmogus veikia kitą “.

Transakcinio bendravimo procese komunikacija nėra tiesiog informacijos srautas, bet jis kuria asmeninį ryšį tarp vadovo ir pavaldinio. Šis ryšys yra labai svarbus bendradarbiavimui ir šis bendradarbiavimas pagerina operacijų kokybę. Kaip teigia Katzas ir Kahnas, yra penki tikslai, kuriais vadovaujasi pranašesnis perdavimas. Sitie yra:

1) Pateikti darbo instrukcijas ir nurodymus

2) Suteikti informaciją apie organizacines procedūras ir praktiką.

3) šviesti darbuotojus, kodėl jų darbas yra svarbus.

4) suteikti grįžtamąjį ryšį pavaldiniams apie jų veiklą, kaip jie veikia ir kaip jie gali tobulėti.

5) Teikti ideologinę informaciją, kad būtų lengviau siekti tikslų.

Nustatyta, kad daugumoje klasikinių organizacijų tipų paprastai pasiekiami tik pirmieji du iš šių penkių tikslų. Dėmesys kitiems trims tikslams turėtų labai teigiamą poveikį organizaciniam klimatui. Kaip nurodo Katz ir Kahn, „jei žmogus žino savo užduoties priežastis, tai dažnai užtikrintų, kad darbas būtų veiksmingesnis, o jei jis supranta, koks jo darbas susijęs su jo posistemiu, jis yra labiau tikėtina, kad susitiks su organizacijos tikslais “. Kad šie penki komunikacijos tikslai būtų veiksmingai pasiekti, būtina turėti veiksmingą aukštesnio lygio komunikaciją, kuri reikalauja kruopščiai atkreipti dėmesį į abipusio ryšio gavėjo poreikius ir psichologiją. Atitinkamai, sandorio komunikacija reikalauja, kad viršininkas ir pavaldinis bendradarbiautų kartu su profesiniais santykiais, kad jie galėtų draugiškiau aptarti problemas ir kartu rasti sprendimus.

Neoficialus komunikatas:

Be oficialių kanalų, organizacijos taip pat turi neoficialius ryšių kanalus. Neformalūs ryšių kanalai kyla iš socialinių santykių, kurie vystosi organizacijoje, ir nors jie nėra reikalingi ir nekontroliuojami vadovybės, jie gali perduoti vadovybei keletą svarbių dalykų, kurie nebūtų prieinami ar neįmanomi per oficialius kanalus.

Neoficialiais kanalais perduodama informacija dažnai vadinama „vynuogine“. Iš tiesų, vienas gerai žinomas tyrimas parodė, kad maždaug 80 proc. Informacijos, perduotos per vynuogę, buvo teisinga. Tačiau likusieji 20 proc. Dažnai gali sukelti rimtų problemų, kai atsiranda nepagrįstų gandų. Gandas yra nepatvirtintas tikėjimas, kuris yra apskritai apyvartoje.

Gandas, kaip jis perduodamas, gali tapti labai sudėtingas, kad galų gale būtų pakeista visa reikšmė, arba ji tampa supaprastinta, kad kai kurie sunkiai įsimintini svarbūs duomenys bus praleisti prieš pasiekiant galutinį gavėją. Išminčius vadovus saugo savo ausis bet kokiems tokiems gandams ir rūpinasi jais, kad juos būtų galima ištaisyti ir netrukdyti.