Gera atskaitomybės sistema: 13 pagrindinių principų

Toliau pateikiami svarbiausi trylika geros valdymo sistemos principų. Tai yra: 1. Tinkamas informacijos srautas, 2. Tinkamas laikas, 3. Tiksli informacija, 4. Palyginimo pagrindas, 5. Ataskaitos turėtų būti aiškios ir paprastos, 6. Išlaidos, 7. Atsakomybės įvertinimas, 8. Atitikties įvertinimas, 8. Tinkamumas, 9 Visual Reporting, 10. Nuoseklumo principas, 11. Faktinis, 12. Trumpumo principas ir 13. Planavimo principas.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 1. Tinkamas informacijos srautas:

Gera ataskaitų sistema turėtų turėti tinkamą informacijos srautą. Informacija turėtų eiti iš tinkamos vietos į tinkamą valdymo lygį. Informacija turėtų būti siunčiama tinkama forma ir tinkamu laiku, kad ji padėtų planuoti ir koordinuoti.

Ataskaitų dažnumas priklausys nuo ataskaitos pobūdžio, duomenų, reikalingų informacijai parengti, ir tokių ataskaitų rengimo sąnaudų. Ataskaitų srautas turėtų būti toks, kad jis nesukeltų delsimo priimti sprendimus. Ataskaitos turėtų vykti reguliariai, kad tinkamu laiku būtų patenkinti skirtingų valdymo lygių informaciniai poreikiai.

Informacijos srautas yra nuolatinė veikla ir veikia visus organizacijos lygius. Informacija gali tekti aukštyn, žemyn arba į šoną organizacijos viduje. Užsakymai, instrukcijos, planai ir tt gali tekti iš viršaus į apačią. Ataskaitos, skundai, pasiūlymai ir kt. Gali tekti iš apačios į viršų. Pranešimai, laiškai; gyvenvietės, skundai gali kilti iš išorės. Informacija taip pat eina į šoną iš vieno vadovo į kitą tuo pačiu lygmeniu per susitikimus, diskusijas ir pan.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 2. Tinkamas laikas:

Kadangi ataskaitos naudojamos kaip kontrolinis įtaisas, todėl jos turėtų būti pateikiamos kuo anksčiau arba iš karto po įvykio įvykių. Laikas, reikalingas ataskaitoms parengti, turėtų būti sumažintas iki minimumo; įprastinių pranešimų atveju laikotarpis turėtų būti žinomas ir griežtai laikomasi. Tai bus laiko ir pastangų švaistymas rengiant informaciją, kuri yra per vėlu, kad būtų naudinga. Jei reikia, informacijos nebuvimas reikštų neteisingus sprendimus arba sprendimų atidėjimą dalykams, kurie gali būti neatidėliotini.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 3. Tiksli informacija:

Informacija turėtų būti kuo tikslesnė. Jei pateikta informacija yra netiksli, gali būti priimami neteisingi sprendimai. Tačiau tikslumas gali skirtis skirtingose ​​ataskaitose. Kartais dalis informacijos gali būti pateikiama kaip ateities politikos kūrimo vadovas, todėl tikslumo laipsnis gali būti mažesnis. Tikslių skaičių pateikimas gali reikšti supratimo problemą.

Apytikriai skaičiai yra suprantamesni nei tikslūs skaičiai, pateikti iki Paisos. Tikslumas taip pat neturėtų būti susijęs su pernelyg didelėmis paruošimo išlaidomis, ir tai neturėtų būti pasiektas aukos už pristatymo greitumą. Tai bus geriau, jei apytiksliai skaičiai būtų pateikti tinkamu laiku nei tiksliai parengta informacija.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 4. Palyginimo pagrindas:

Per ataskaitas pateikta informacija bus naudingesnė, kai ji bus pateikta, palyginti su ankstesniais duomenimis, nustatytais standartais ar nustatytais tikslais. Informacijos palyginimas su ankstesniais ar biudžetiniais skaičiais leis skaitytojui išsiaiškinti pokyčių tendencijas. Sprendimą priimanti institucija, priimdama sprendimą, galės pasinaudoti lyginamuoju skaičiumi. Korekcines priemones taip pat galima inicijuoti, siekiant pagerinti praeities rezultatus. Vadovaujantis buhalteris gali padaryti ataskaitas naudingesnes, pateikdamas savo aiškinimus.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 5. Ataskaitos turėtų būti aiškios ir paprastos:

Ataskaitų rengimo tikslas - padėti valdymui planuoti, koordinuoti ir kontroliuoti. Šį tikslą galima pasiekti tik tada, kai skaitytojai lengvai supranta ataskaitas. Informacija turėtų būti pateikta aiškiai, vengiant pašalinių duomenų. Tik svarbi svarbi informacija turėtų tapti ataskaitos dalimi. Jei negali būti išvengta papildomos informacijos, ji turėtų būti pateikta priedėlyje arba prie jo pridedama atskira diagrama.

Informacijos pateikimo metodas turėtų būti toks, kad jis pritrauktų akį ir leistų skaitytojui susikurti nuomonę apie šią informaciją. Grafinis informacijos pateikimas leis skaitytojui išsiaiškinti tendencijas ir greičiau nustatyti nukrypimus nuo kitų metodų. Pateikimo išdėstymas turėtų būti trumpas, aiškus ir išsamus. Paprastumas yra geras ataskaitų rengimo vadovas.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 6. Kaina:

Iš ataskaitų teikimo sistemos gaunama nauda turi atitikti su ja susijusias išlaidas. Nors šios sistemos nauda pinigine prasme nėra įmanoma, reikėtų stengtis, kad sistema būtų kuo ekonomiškesnė.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 7. Atsakomybės vertinimas:

Ataskaitų sistema turėtų leisti įvertinti vadovybės atsakomybę. Tikslai nustatyti įvairiems funkciniams departamentų vadovams. Faktinės veiklos rezultatai stebimi kartu su standartais, kad vadovybė galėtų įvertinti skirtingų asmenų veiklos rezultatus. Taigi, valdymo ataskaitos turėtų būti parengtos taip, kad padėtų įvertinti įvairiems asmenims skirtą darbą.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 8. Tinkamumas:

Gera ataskaitų teikimo sistema bus ta atskaitomybės sistema, kurioje vadovybei pateikiami tinkami duomenys, kad būtų pasiūlyta galimų veiksmų. Atitinkami ataskaitose pateikti duomenys taupo vertingą valdymo laiką ir užtikrina greitą dėmesį.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 9. Visual Reporting:

Gera ataskaitų teikimo sistema turės vizualinį pranešimą. Pastebėta, kad vaizdinės ataskaitos, naudojant grafikus, diagramas ir diagramas, palyginti su aprašomosiomis ataskaitomis, pritraukia akį greičiau ir palieka ilgalaikį įspūdį naudotojų protui.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 10. Nuoseklumo principas:

Nuoseklumo principas laikomas geroje ataskaitų teikimo sistemoje. Įvairių formatų, naudojamų rengiant įvairias ataskaitas, laikas nuo laiko dažnai neturėtų būti keičiamas. Jei tam tikrais atvejais pasikeičia bet kokio formato formatas, turinio ar formato pakeitimai turėtų būti pagrįsti.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 11. Faktai:

Gera ataskaitų teikimo sistema turėtų būti pagrįsta ataskaitomis, kuriose pateikiama faktinė informacija. Vadovybė turi priimti sprendimą ateityje, remdamasi įvairiomis ataskaitomis. Bet kokia klaidinga informacija, pateikta ataskaitose, nebus naudinga priimant teisingus sprendimus.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 12. Trumpumo principas:

Ataskaitų teikimo metu reikėtų laikytis trumpumo principo, nes ilgas ataskaitas labai sunku analizuoti, o ilgos ataskaitos paprastai labai priklauso nuo nereikšmingų smulkių detalių išryškinimo ir svarbių klausimų, kurie nėra tinkamai išnagrinėti.

Geros atskaitomybės sistemos principas # 13. Planavimo principas:

Planavimo principas taip pat turėtų būti laikomasi taip, kad ataskaitos būtų rengiamos be personalo naštos. Darbuotojams turi būti suteikta pakankamai laiko gerai atlikti darbą rengiant ataskaitą. Laiko tarpas tarp duomenų rinkimo ir baigtos ataskaitos neturėtų būti ilgesnis.