Geras biuro valdymas: principai ir failų valdymo patarimai

Geras biuro valdymas priklauso nuo to, kas žino, kas yra atsakingas už tai, kas yra atsakingas už tai, kas atsako už tai, ką daro. Kas atsitiktų, pavyzdžiui, jei jūsų smulkiajam verslui įsigytų kas nors? Ar galėtumėte rasti popierinį klipą, kai norėjote?

Arba, jei reikia, atsispausdinkite ataskaitą? Užsisakius vieną asmenį už visos įrangos ir reikmenų užsakymą, išsprendžiama problema ir viskas vyksta sklandžiai. Tai tas pats su (kompiuterių) sistemų administravimu. Turite turėti vieną asmenį, atsakingą už jūsų kompiuterio sistemos saugumą ir sekti tokius dalykus kaip sąskaitos, slaptažodžiai ir programinė įranga. Priešingu atveju, chaosas didės.

Įrašų skamba kaip paprasčiausia geros biuro valdymo dalis - kol neatsižvelgsite į būtinybę saugoti šiuos įrašus prieinamus ir atnaujintus. Pvz., Kai gaunate naują klientą ar klientą, jis užtrunka tik tada, kai jį įvesite į savo kontaktų duomenų bazę. Tada tai bus tik dar vienas momentas ar du nauji įrašai atnaujinti po to, kai kalbėsite su juo telefonu.

Ar jūsų biuras yra kosminės erdvės valdymo arba netinkamo erdvės valdymo pavyzdys? Jei einate per biurą, ar turite apvažiuoti aplink kliūtis ar rizikuoti, kad kažkas nukristų? Kai sėdi prie stalo, ar galėtumėte čia dirbti patogiai? Ar dalykai yra logiškai išdėstyti taip, kad daiktai, kuriuos labiausiai norėtumėte naudoti prie stalo, yra arčiausiai ranka? Yra daug dalykų, kurie šiandien įterpiami į biurus, nuo spausdintuvo stendų. Norint užtikrinti gerą biuro valdymą, turite būti tikri, kad visi biure esantys dalykai yra įrengti maksimaliam efektyvumui ir maksimaliam saugumui.

7 Gero biuro valdymo principai:

Neorganizavimas ir painiava yra sudirginantys, tačiau jie taip pat labai blogi verslui. Pagalvokite apie ją kaip formulę, jei norite: chaosas didėja lyginant su pelnu. Ką daryti?

Kontroliuokite chaosą, taikydami šiuos pagrindinius biuro valdymo principus:

1. Sukurti „Office Management Routines“ ir laikytis jų:

Jei norite likti organizuota ir viskas vyksta sklandžiai, įprastoms užduotims atlikti reikia įprastinių procedūrų. Nustatykite dokumentų tvarkymo ir biuro sistemų tvarką. Pavyzdžiui, kiekvienas popieriaus gabalas, kuris ateina į jūsų biurą, turėtų būti tvarkomas vieną kartą, veikė ir padavė - ne atsitiktinai kraunamas ant stalo.

Biuro sistemoms, pvz., Kompiuteriams, reikės tiek administravimo, tiek režimo procedūrų. Sistemos gedimo ar su kompiuteriu susijusios įrangos nepavykus, visi jūsų biuro darbuotojai turi žinoti, kam skambinti ir ką daryti (pvz., Pabandykite pataisyti problemą). Šie duomenų tvarkymo straipsniai yra naudingi patarimai, kaip viską daryti nuo biuro registravimo sistemų iki kompiuterio atsarginių kopijų.

2. Nustatykite aiškiai apibrėžtas pareigas:

Arba, jei reikia, atsispausdinkite ataskaitą? Vieno asmens, atsakingo už visos įrangos ir reikmenų užsakymą, nustatymas išsprendžia problemą ir saugo viską, kas vyksta sklandžiai. Tai tas pats su (kompiuterių) sistemų administravimu. Turite turėti vieną asmenį, atsakingą už jūsų kompiuterio sistemos saugumą ir sekti tokius dalykus kaip sąskaitos, slaptažodžiai ir programinė įranga. Priešingu atveju, chaosas didės.

3. Laikykite įrašus ir atnaujinkite savo verslo įrašus:

4. Pasivaikščiokite per savo biurą ir apsilankykite :

5. Suplanuokite „Scut“ darbą:

Deja, biuras, kaip ir virtuvė, neveiks gerai, kai nebus atliktas tam tikras skutimo darbas. Jei esate smulkiojo verslo savininkas, negalintis kitam priskirti bet kokio požiūrio, kurį norite matyti, kaip skutimo darbas, priversti save reguliariai patekti į jį, planuodami kiekvieną savaitę. Paimkite, pavyzdžiui, ryte ar po pietų, ir praleiskite šaltinius skambučius arba pasilikite apskaitoje (arba atnaujinkite įrašus).

6. Deleguoti ir užsakyti:

Puikiame pasaulyje kiekvienas darytų tik tai, ką turėjo arba turėjo. Kadangi pasaulis nėra tobulas, daugelis žmonių daro tai, ką jie neturi laiko ar talento. Delegavimas ir užsakomųjų paslaugų teikimas gali ne tik pagerinti jūsų smulkiojo verslo biurų valdymą, bet ir sutelkti dėmesį į savo talentus, taip pagerindami savo pagrindinę poziciją. Virtualūs padėjėjai gali tvarkyti daugybę jūsų biuro ar administracinių užduočių.

7. Padaryti verslo planavimą prioritetu:

Daugelis smulkaus verslo savininkų praleidžia savo dienas ir reaguoja - ir tada stebisi, kodėl jie verčiasi savo ratais. Verslo planavimas yra svarbi geros biuro valdymo sudedamoji dalis ir turi būti įprastos biuro valdymo procedūros dalis. Sėkmingi smulkiojo verslo savininkai kiekvieną savaitę praleidžia laiką verslo planavimui, o daugelis kasdien naudojasi verslo planavimo sesijomis kaip įrankiu tikslų nustatymui ir augimui. Jei turite darbuotojų, į juos įtraukite formalų ar neoficialų verslo planavimą.

Greito biuro padavimo patarimai:

Būdami mažos įmonės savininku, turite greitai ir lengvai dirbti su savo stalu. Nors rinkmenų sistemos sukūrimas skamba sunkiai, tai gana paprasta užduotis, kurią gali padaryti lengviau, kai pateikiami keli patarimai ir gudrybės.

(1) Paimkite kelias minutes, kad galėtumėte sėdėti savo pagrindinėje darbo vietoje ir pasiekti įrangą, reikmenis ir rinkmenas. Tai padės jums sukurti idėją, kurioje jūs galėsite asmeniškai pateikti šiuos daiktus.

(2) Dabar, kai žinote, kur jūs, žinoma, ieškosite informacijos, turite nustatyti, ar abėcėlinė, skaitmeninė ar dalykinė rinkmenų sistema geriausiai tinka jums. Ar ieškote dalykų pagal kliento vardą? Kategorija (ty išlaidos, finansai, rinkodara)? Pagal nuorodos numerį? Tai yra svarbus žingsnis, nes jis nustatys, kaip išdėstysite savo rinkmenų sistemą. Padarykite tai prieš pirkdami ką nors savo rinkmenų sistemai.

(3) Toliau maždaug nustatykite savo saugojimo poreikius. Ar turite daug failų, kuriuos galite pasiekti kasdien? Ar prieigą prie savo failų galite tik kartą per savaitę? Atsakymuose bus nustatyta, ar jums reikia stalinio kompiuterio laikiklio, dviejų stalčių laikymo spintos, esančios šalia jūsų stalo, arba keturių stalčių šoninio padavimo spintelėje. Šiandien yra daug pasirinkimų, kuriuos reikia atidžiai pasirinkti. Leiskite augimui, kai žiūrite į dokumentų spinteles - nusipirkite kažką, kad tilptumėte du kartus daugiau failų, kurie, jūsų manymu, bus dabar. Tai apribos, kiek kartų turėsite kreiptis ir reorganizuoti savo rinkmenų sistemą.

(4) Investuoti į gerą ženklinimo sistemą, kad būtų aiškiau ir lengvai prieinama. Galimybė skaityti failo etiketes skamba akivaizdžiai, tačiau ženklinimo aiškumas padės sutaupyti daugiau laiko, nei galite įsivaizduoti. Dauguma kompanijų, gaminančių etiketes, pateikia šablonus, kurie integruojami su populiariausia teksto apdorojimo programine įranga. Galbūt norėsite apsvarstyti vieną iš mažų etikečių kūrimo sistemų, kurios dabar gali atspausdinti atskiras pašto etiketes. Elementai, atliekantys dvigubą pareigą, paprastai yra išmintinga investicija.

(5) Dabar esate pasiruošę pirkti failų aplankus.

Elektroninių failų valdymo patarimai:

Mintis failų tvarkymas buvo skirtas tik popieriniams failams? Pagalvok dar kartą. Taip pat svarbu, kad jūsų kompiuteryje esantys failai būtų tvarkomi ir atnaujinti. Kaip ir popieriaus rinkmenose, kompiuterio failų tvarkymo tikslas yra užtikrinti, kad jūs galite rasti tai, ko ieškote, net jei ieškote metų po jos sukūrimo.

Šie failų valdymo patarimai padės išsaugoti jūsų failus:

1. Organizuokite pagal failų tipus:

Padarykite programas lengviau rasti, sukurdami aplanką, pavadintą „Programos failai“, ir laikydami ten visas programas. Pavyzdžiui, „Word“, „PowerPoint“, „Simply Accounting“ ir „WinZip“ vykdomieji failai būtų visi „Program Files“ aplanke.

2. Viena vieta visiems:

Įdėkite visus dokumentus į aplanką „Mano dokumentai“ ir niekur kitur. Taigi, ar tai yra skaičiuoklė, laiškas ar „PowerPoint“ pristatymas, jis eina čia. Tai padės lengviau rasti dalykų ir paleisti atsargines kopijas.

3. Sukurkite aplankus mano dokumentuose:

Tai yra jūsų kompiuterio spintos stalčiai, taip sakant. Naudokite paprastą kalbą, kad pavadintumėte savo aplankus; jūs nenorite, kad ateityje žiūrėtumėte į šį katalogų sąrašą, ir įdomu, ką „TFK“ ar kokią kitą įdomią santrumpą sugalvojote.

4. Aplankų aplankų lizdai:

Sukurkite kitus aplankus šiuose pagrindiniuose aplankuose, kai reikia. Pavyzdžiui, aplanke „Sąskaitos“ gali būti aplankų „2004“, „2005“ ir „2006“. Į kliento pavadinimą įtrauktame aplanke gali būti aplankų „klientų duomenys“ ir „korespondencija“. Tikslas yra, kad kiekvienas failas būtų įtrauktas į aplanką, o ne įtrauktų nenustatytų našlaičių rinkmenų.

5. Vykdykite failų pavadinimo konvencijas :

Nenaudokite tarpų failų pavadinimuose, saugokite failų pavadinimus iki 27 simbolių ir naudokite visas mažąsias. Taigi klientui pavadintas failas turėtų būti „Jackdawson“, o ne „Jack Dawson“. Jei jūs nutraukiate bet kurią iš šių taisyklių, būkite nuoseklūs.

6. Būkite konkretūs:

Suteikite failams loginius, konkrečius pavadinimus ir, jei įmanoma, įtraukite datą failų pavadinimuose. Tikslas, kai failai pavadinami, yra tai, kad galėtumėte pasakyti, koks failas yra apie tai neatidarant ir ieškant.

7. Failas kaip jūs:

Geriausias laikas pateikti dokumentą yra tada, kai jį pirmą kartą sukuriate. Taigi įprotis naudoti dialogo langą „Išsaugoti kaip“, kad pateiktumėte savo dokumentą ir jį pavadintumėte, įdėdami jį į teisingą vietą.

8. Užsisakykite failus savo patogumui:

Jei yra aplankų ar failų, kuriuos naudojate daug, priversti juos į failų sąrašo viršų, pervadindami juos a arba AA failo pavadinimo pradžioje.

9. Reguliariai ištrinkite failus:

Kartais tai, kas senas, yra akivaizdus, kaip ir anksčiau pateikto aplanko „Sąskaitos“ pavyzdys. Jei ne, išsaugokite aplankus, pašalindami senus failus. NEGALIMA ištrinti su verslu susijusių failų, nebent esate visiškai tikri, kad failas niekada nereikės. Vietoj to, pagrindiniame aplankų rinkinyje „Mano dokumentai“ sukurkite aplanką „Senas“ arba „Neaktyvus“ ir perkelkite senus failus į juos, kai susiduriate su jais.

10. Reguliariai kopijuokite failus:

Nesvarbu, ar kopijuojate failus į kitą diską ar juostą, svarbu nustatyti ir sekti reguliarų atsarginį režimą.