Duomenų apdorojimo mašinos biure: reikšmė ir tipai

Šiuolaikinių biuro mašinų naudojimas - duomenų apdorojimo ir įrašymo mašinos:

Duomenų apdorojimas:

Reikšmė:

Biure gaunami įvairūs duomenys iš išorinių ir vidinių šaltinių, kurie turi būti tvarkomi analizuojant ir priimant sprendimus. Žmogaus smegenų atminties ląstelė negali juos saugoti. Psichikos skaičiavimai yra neįprastai sunkūs ir sunkūs, kad būtų galima interpretuoti duomenis ir išsiaiškinti koreliaciją tarp duomenų.

Matematinės formulės trunka daug laiko psichiniam pritaikymui ir fiziniam darbui. Yra klaidų. Siekiant įveikti šiuos sunkumus ir apribojimus, buvo sukurtas mechaninis duomenų apdorojimas.

Duomenų apdorojimo ištakos grįžta į šiuos atradimus: Paskalio skaičiuoklę (1642), Babbage deferencinį analizatorių (1820) ir Hollerith'o perforuotą kortelių įrangą (1889). Visas procesas vadinamas EDP arba elektroniniu duomenų apdorojimu. Visoje schemoje įvyko revoliuciniai pokyčiai, įvedant tranzistorius ar elektroniką. Yra du atskiri duomenų apdorojimo aspektai - be kompiuterio ir su juo.

Tipas:

(A) Perdavimo kortelės duomenų apdorojimo mašina:

Tokia mašina gali atlikti įvairius darbo ir apskaitos darbus. Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų išrašymas, pirkimo ir pardavimo apskaita, sąnaudų apskaita, darbo užmokesčio sudarymas, parduotuvių ir atsargų apskaita, statistinė lentelė ir analizė, biudžeto kontrolė ir kt.

Sistema:

Ši mašina turi keturis veikimo aspektus, o visa įranga susideda iš būtino mechanizmo su pagalbinėmis detalėmis.

Šie aspektai yra:

a) Štampavimas:

Pirmasis žingsnis yra kortelių perforavimas rankiniu būdu arba automatinis raktų štampavimas. Štampavimo svarba yra tam tikrų skylių padarymas kortelėse pagal kai kurias fiksuotas pozicijas. Šios skylės turi ypatingą reikšmę ir gali būti aiškinamos prasmingai. Tai yra tik simboliniai informacijos įrašai.

b) Patikrinimas:

Antrasis žingsnis yra pakartotinis štampavimas, pageidautina kitas operatorius, siekiant patikrinti, ar originalus štampavimas buvo teisingai atliktas. Jei anksčiau buvo padaryta neteisinga perforavimo procedūra, antrasis štampavimas nebus atliekamas, kai mašina automatiškai sustos. Tada bus matoma, ar pirmasis arba antrasis skyles yra neteisingas. Yra įvairių būdų pakartotiniam perforavimui patikrinti.

c) Rūšiavimas:

Punching įvairių rūšių informacija yra simboliškai registruojami. Dabar kortelės turi būti suskirstytos į skirtingus informacijos laukus ir atitinkamai atskiriamos. Šis atskyrimas atliekamas mechaniškai, perkeliant perforuotas korteles į rūšiavimo priemonę. Pavyzdžiui, kortelės skirtingiems klientams gali būti sugrupuotos pagal teritoriją.

(d) Pateikimas:

Paskutinis žingsnis yra lentelės pateikimas su kortelėmis. Mašina dirbtinai suvokia skirtingas kortelių perforacijas ar skyles ir atitinkamai pateikia informaciją apie mašinos pridedamą ir spausdinamą dalį.

Įrenginyje yra keletas papildomų skaičiavimo mechanizmų, gaujų štampavimo (ty kortelių partijos perforavimas identiškai ir tuo pačiu metu), interpretavimas ir tarpusavyje susiejimas arba lyginimas (ty kodų supratimas ir jų tarpusavio ryšių nustatymas) ir tt

Privalumai:

(1) Visa perforavimo, tikrinimo, rūšiavimo, lentelių sudarymo, interpretavimo ir lyginimo procedūra vyksta didžiuliu greičiu, todėl duomenų tvarkymo metu sutaupoma daug laiko.

(2) Visas procesas yra paprastas ir trumpą laiką personalui gali būti suteiktas mokymas.

(3) Kadangi yra patikrinimo etapas, informacinėje sistemoje nėra netikslumų.

(4) Jis pritaikomas įvairiems biuro darbams.

(5) Ji užtikrina administravimą su naujausia informacija ir gali būti naudojama kaip kontrolės priemonė.

(6) Ekonomika pasiekiama mažinant rankinį darbą, taupant laiką, vengiant klaidų klaidų ir pan.

(7) Štampuotos kortelės gali būti naudojamos tolesniam apdorojimui kompiuteriu.

Trūkumai:

(1) Pradinė mašinos įrengimo kaina yra didelė. Taip pat yra didelės eksploatacinės išlaidos ir priežiūros išlaidos. Reikia naudoti brangesnius raštinės reikmenis.

(2) Pagrindinės ir pagalbinės mašinos sukelia triukšmą.

(3) Yra problemų, kylančių dėl gedimo, dalių keitimo ir kt.

(4) Išlaidos operatorių mokymui ir tokių kvalifikuotų darbuotojų darbo užmokesčio lygis yra didelis.

(5) Auditoriai gali rasti sunkumų, nes visa jų pageidaujama išsami informacija gali būti neprieinama iš kodifikuotų ir simbolizuotų kortelių.

(B) Elektroniniai kompiuteriai :

Naujausias biuro mašinų sąrašo papildymas yra elektroninis kompiuteris. Tai mašina, o sistema arba vienetas, sudarytas iš kelių automatinio ir labai greito duomenų apdorojimo mechanizmų. Tai yra priemonė, skirta administracijai, kad būtų priimtas tikslesnis, racionalesnis ir greitesnis sprendimų priėmimas.

Elektroninis kompiuteris dažnai apibūdinamas kaip dirbtinis smegenis, nors, kaip ir smegenys, jis iš tikrųjų „nemano“. Tai padeda žmogui racionaliai ir greitai galvoti. Šiuolaikinis amžius apibūdinamas kaip elektroninis amžius, o elektroniniai prietaisai turi didžiulį potencialą.

Kompiuteriai iš tiesų yra Antrojo pasaulinio karo produktai, kai kompiuterizavimo komunalinės paslaugos buvo jaučiamos dėl antrojo karo lauko sprendimų, ypač oro pajėgų atžvilgiu. Pirmąją kompiuterinę mašiną 1944 m. Atrado Harvardo universiteto (JAV) profesorius Aikenas su IBM (Tarptautinės verslo mašinos) finansine pagalba. Pirmasis elektroninis kompiuteris buvo sukurtas Pensilvanijos universitete (JAV).

Kompiuteriai jau praėjo per keturis plėtros etapus arba „keturias kartas“. Pirmosios kartos kompiuteriai buvo valdomi radijo vožtuvais. Antrojoje kartoje radijo vožtuvai buvo pakeisti tranzistoriais. Trečiosios kartos kompiuteriai naudoja mikroschemų sistemą. Ketvirtosios kartos metu naudojama „didelio masto integracijos“ (LSI) technologija, pagal kurią būtų galima įdėti smulkius elektronikos kiekius ant mažų „lustų“.

Kompiuteriai naudojami visais tikslais, kurie randami duomenų apdorojimo mašinoje, tačiau kompiuteriai gali dirbti su didesnėmis informacijos rūšimis dėl jų didesnio pajėgumo. Kompiuteris gali pasirinkti iš kelių tūkstančių programų, iš kurių yra tinkamų kandidatų.

Kompiuteriai yra dviejų tipų:

(1) Analoginis tipas:

Toks kompiuteris atlieka lygtis, sprendžia kelių kintamųjų tarpusavio santykių problemas, rengia įrašus ir išspausdina juos.

(2) Skaitmeninis tipas:

Toks kompiuteris yra tik milžiniškas skaičiavimo aparatas, kuris leidžia apdoroti duomenis fantastiniu greičiu. Ji atlieka aritmetinius skaičiavimus, bet aritmetika yra binarinė aritmetinė, o ne įprastinė aritmetika. (Pagal dvejetainę sistemą 1 yra 1, 2 yra 10, 3 yra 11, 4 yra 100, 5 yra 101, 6 yra 110, 7 yra 111, 8 yra 1000, 9 yra 1001 ir 10 yra 1010). Dažniausiai naudojami skaitmeniniai kompiuteriai.

Sistema:

Kompiuterio operacijų serija apibūdinama kaip „programa“. Jis susideda iš sąnaudų ir rezultatų. „Tam tikros rūšies informacija įdedama į mašiną ir įjungiama, o po automatinio apdorojimo didžiuliu greičiu mašina pateikia tam tikrus rezultatus. Tai taip pat apibūdinama kaip GIGO metodas arba šiukšlių ir šiukšlių. Informacija ir rezultatai yra kodo kalbomis. Pavyzdžiui, COBOL (bendra verslo orientuota kalba) arba FORTRAN (formulės vertimo kalba moksliniams skaičiavimams).

Kompiuterio komponentai yra:

(1) Įvesties vienetas:

Per šią dalį įvairaus pobūdžio informacija tiekiama perforuotų kortelių, perforuotos popierinės juostos ir magnetinės juostos formomis. Duomenys konvertuojami į kompiuterio kalbą - elektroninius impulsus.

(2) Saugojimo vienetas:

Tai kompiuterio atminties vienetas arba gyvsidabrio kolonėlė, kurioje visa gauta informacija yra saugoma tolesniam naudojimui.

3) Kontrolės ar koordinavimo padalinys:

Tai susideda iš didelio skaičiaus vožtuvų valdomų vartų, kurie yra atidaryti, kad būtų galima išeiti į skaičiavimo skyrių, kad būtų galima atlikti užprogramuotas instrukcijas.

(4) Aritmetinis ar funkcijų vienetas:

Šis vienetas atlieka aritmetinius skaičiavimus pagal dvejetainę sistemą, fantastiniu greičiu ir net milijoninės sekundės dalimis.

(5) Išvesties vienetas:

Šis vienetas pateikia rezultatus, pirmiausia kompiuterio kalba, o tada oficialia kalba spausdinta forma. Svarbiausia kompiuterio naudojimo dalis yra „programavimas“. Tai reiškia, kad visą įvestį reikia atlikti tam tikru tikslu ir veikimo režimu, vadinamu programa.

Programavimas yra brangus ir anksčiau kompiuterių modelis buvo toks, kad vartotojai turi tai padaryti. Tokie kompiuteriai vadinami „kompiuterių“ kompiuteriais. Šiais laikais gamintojai prisiima atsakomybę už programų tiekimą. Tokie šiuolaikiniai kompiuteriai vadinami „programinės įrangos“ kompiuteriais.

Kompiuterio veikimas gali būti atliekamas pagal IDP arba integruotą duomenų apdorojimo pagrindą. Tai reiškia, kad vienu metu gali būti atliekamos kelios analitinės funkcijos. Pvz., Tvarkant pardavimo duomenis, galima vienu metu atlikti sąnaudų skaičiavimo interpoliavimą.

Paprastai kompiuteris naudojamas verslo veiklai kontroliuoti, ty imituoti sprendimų priėmimo ir projektavimo (pvz., Tekstilės) alternatyvas. Pažymėtina, kad kompiuterio amžius yra evoliucijos procese. Atrasti nauji ir patogesni kompiuterių tipai, todėl minėta diskusija nėra išsami.

Privalumai:

(1) Sudėtingi skaičiavimai gali būti tiksliai atlikti neįprastu greičiu.

(2) Didžiąją dalį varginančių darbo vietų galima atlikti patenkinamai.

(3) Analizės veisles gali atlikti ta pati mašina.

(4) Daugiau informacijos rūšių galima tvarkyti tuo pačiu metu, nei įprastas duomenų apdorojimo įrenginys.

(5) Centralizuota kontrolė gali būti pasiekta, nes visi duomenys, susiję su visomis susirūpinimą keliančiomis veiklos rūšimis, gali būti tvarkomi vienu metu.

(6) Biuro darbas yra ekonomiškas, jei biuras gali sau leisti pirkti kompiuterį arba gauti nuomos pagrindu kompiuterio paslaugas.

(7) Rezultatai gali būti saugomi kaip įrašai.

Trūkumai:

(1) Tai labai brangus reikalas ir tik keletas milžiniškų organizacijų gali sau leisti įdiegti ir naudoti tokią mašiną. Net didelės organizacijos nori naudotis kompiuterio paslaugomis nuomos pagrindu. Nuoma taip pat labai didelė.

(2) Jam reikalingi specialiai apmokyti operatoriai, kuriems turi būti mokamas atlyginimas už didelius tarifus.

(3) Skirtingai nuo kitų mašinų, kompiuterio mašina nėra lengvai prieinama.

(4) Jis turi visus mašinos trūkumus, atsirandančius dėl gedimų, techninės priežiūros išlaidų ir pan., Taip pat sunkumų dėl atsarginių dalių ir ekspertų aptarnavimo.

Laikui bėgant gaminami labai patogaus dydžio kompiuteriai ir mažos kainos.

(C) Laiko įrašymo įrenginys :

Laiko įrašymo įrenginiai laikomi biurų (ir gamyklų) vartuose, kad automatiškai įrašytų tikslius darbuotojų atvykimo ir išvykimo laikus. Šie įrašai yra labai naudingi rengiant atlyginimo sąskaitas. Tokios mašinos gali būti valdomos mechaniškai arba elektra.

Sistema:

Mašiną sudaro sinchronizuotas laikrodis ir perforavimo mechanizmas. Darbuotojas, patekęs į vietą arba išeinant iš jos, įdeda savo lankomumo kortelę į mašiną ir spausdina laiką.

(D) „Micro-Film“:

Įrašai, užuot išsaugoję rinkmenų formose, išsaugomi plėvelių ritinių formose. Fotografuojama filmų serijos dokumentų serija. Bet kada filmas gali būti projekuojamas ir išspausdintas informacijai ir naudojimui. Kartais dokumentai fotografuojami prieš juos išvalant ar sunaikinant.

Vėlgi, plėvelės gali būti išsaugotos kaip antrinis įrašų šaltinis. Mikrofilmentavimas taip pat būtinas, kad slaptai saugotų konfidencialius dokumentus. Dokumentus, kuriuos reikia grąžinti po patikrinimo, galima patogiai mikrofiltruoti. Didelėse bibliotekose labai retai atliekama retų knygų mikrofilma.

Sistema:

Kompleksinę mikrofilavimo įrangą sudaro šios dalys:

(1) filmavimo įrenginys:

Jį sudaro kamera ir filmai. Paprastai 50, 100 arba 200 pėdų (15, 30 ar 60 metrų) ilgio naudojamos 16 mm juostos. Kai kurie tūkstančiai standartinio dydžio dokumentų gali būti nufotografuoti ant 100 pėdų ritės.

(2) Skaitytojai:

Ją sudaro žiūrovas ir ekranas. Paprastai, kai ir kada reikia, dokumentas peržiūrimas per žiūrovą, kuris projektoruoja filmą ekrane.

(3) Procesorius:

Tai filmų kūrimo vieneto rinkinys. Tai galima naudoti dienos šviesoje. Apdorojimą taip pat gali atlikti išoriniai fotografai. Biuras gali turėti savo filmų atkūrimo ar spausdinimo tvarką, taip pat tvarkymo tvarką, arba jis gali priklausyti nuo fotografų iš išorės.

Privalumai:

(1) Labai maža erdvė yra būtina senų įrašų išsaugojimui, nes viename 100 pėdų filme gali būti tūkstančių dokumentų negatyvai.

(2) Įrašai tvarkomi toto, o reprodukcijos tiksliai gali būti atliekamos bet kuriuo metu.

(3) Tokie įrašai yra lengvai perkeliami ir gali būti greitai pašalinti.

(4) Sistema nereikalauja sunkios kartotinės įrangos su sunkiu svoriu ir dideliu svoriu.

(5) Įrašuose nėra klaidų, tačiau klaidos yra bendros, kai kopijavimas įrašams atliekamas įvedant.

(6) Mikroelementai yra patvarūs ir nesunaikina ar neišnyksta ar sunaikina vabzdžiai, kaip nustatyta failų atveju.

(7) Tai nėra pavojinga, nes mikroelementai yra nedegūs.

(8) Kai filmai bus parengti, įrašai negali būti keičiami ar sugadinti, o tai įmanoma įrašyti popieriuje.

(9) Mikrofilmai gali būti saugomi atskirai kaip papildomas įrašų šaltinis, todėl jie leidžia saugoti įrašus.

Trūkumai:

(1) Išlaidos įrangai pirkti yra didelės. Bet iš tiesų, galiausiai kaina yra mažesnė už padavimo įrangos kainą.

(2) Sunku tinkamai klasifikuoti įrašus ir todėl yra pavojinga išsiaiškinti tam tikro dokumento buvimo vietą iš daugelio filmų ritinių.

(3) Filmuose per žiūrovą vaizdai negali būti įskaitomi ir aiškūs, ypač dėl to, kad filme yra daug mažesnio dokumento dydžio. Patartina, kad būtų išsaugoti ir svarbių dokumentų originalai.

Valdymas, administravimas ir biuras:

Visą sistemą - vadybą - galima paprasčiausiai apibrėžti kaip „tai, kas padaryta per kitus žmones.“ Pagrindinės valdymo funkcijos yra - planavimas, organizavimas, vadovavimas (ir motyvavimas) ir kontrolė. Organizavimo funkcija taip pat yra personalo sudarymas ir koordinavimas. Yra skirtingų požiūrių į terminų administravimą. Vienas pripažintų vadovų požiūris į vadovus atlieka aukščiausio lygio vadovų priimtus sprendimus.

Administracinė valdymo dalis atliekama iš biuro, kuris gali būti padalintas į dvi dalis:

a) Priimti sprendimus, kuriuos priima didelio galingumo vadybininkai, kurie yra apgyvendinti jų atitinkamuose rūmuose biure.

(b) sprendimų priėmimas įprastinių darbų formomis, padedant įvairiems padaliniams.