Valdymas: sąvokos, funkcijos ir veiksmai (su diagrama)

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie valdymo sistemos valdymo koncepciją, savybes, veiksmus, privalumus ir apribojimus.

Kontrolės sąvoka:

Kontrolė gali būti apibrėžta taip:

Kontrolė gali būti apibrėžta kaip valdymo funkcija, kuria siekiama užtikrinti absoliutų organizacijos darbuotojų atitikties planuojamiems standartams atitikimą (ty susitarimą), siekiant palengvinti efektyviausią ir efektyviausią įmonės tikslų pasiekimą.

Vadovavimo teorijos ir filosofijos pagrindu valdymas kaip valdymo funkcija visada yra procesas; atliekant šiuos nuoseklius veiksmus:

i) Veiklos standartų nustatymas visiems organizacinės veiklos etapams.

ii) Faktinio veikimo matavimas.

iii) faktinių rezultatų palyginimas su standartais; ir nukrypimų nustatymas.

(iv) Analizuojant nukrypimų priežastis.

v) imtis tinkamų korekcinių / korekcinių / grįžtamojo ryšio veiksmų, kad našumas būtų tinkamas.

Pirmiau pateiktą kontroliavimo proceso koncepciją, kurią sudaro nuoseklios pakopos, galima iliustruoti šia diagrama:

Toliau pateikiami keli populiarūs valdymo apibrėžimai:

(1) „Kontrolė yra procesas, kuris tikrina, kaip veikia standartai. Ji užtikrina, kad būtų pasiekti organizacijos tikslai ir tikslai. “

-The Haimann ir William G. Scott.

(2) „Kontrolės valdymo funkcija yra pavaldinių veiklos rezultatų matavimas ir koregavimas, siekiant užtikrinti, kad būtų pasiekti įmonės tikslai ir planai, skirti jiems pasiekti“.

- Koontz ir O'Donnell

Kontrolės savybės:

Kontrolės savybės gali būti aprašytos tokiu analitiniu būdu:

a) Unikalus valdymo elementas

b) Kitos kontrolės savybės

(a) Unikalus valdymo elementas:

Unikalus valdymo bruožas yra tai, kad jis yra „centrinės tendencijos taškas“ vykdant valdymo funkcijas, ty ta vieta, kur visos kitos valdymo funkcijos susitinka ir vienija tarpusavyje. Taip yra todėl, kad svarstant taisomuosius veiksmus (remiantis nukrypimų priežasčių analize); kartais gali prireikti keisti planavimo ar poveikio pokyčius organizacinėje aplinkoje.

Kitu metu vadovybė gali patobulinti personalo procedūrų ir praktikos pakeitimus taisomosiomis priežastimis; nors kai kuriose situacijose vadovybė gali planuoti vadovavimo, priežiūros ar motyvacijos nukreipimo technikos pokyčius, kad būtų pasiekta gerų rezultatų.

Tai reiškia, kad kontrolės procese numatyti korekciniai veiksmai gali apimti vieną ar daugiau valdymo funkcijų. Vadinasi, kontrolė vadinama pagrindine tendencijos tašku valdymo teorijoje.

(b) Kitos valdymo funkcijos:

Kai kurie svarbūs pagrindiniai valdymo elementai gali būti nurodyti kaip:

i) Kontrolė sudaro tiltą tarp veiklos standartų ir jų realistinio pasiekimo.

ii) planavimas yra kontrolės pagrindas; tiek, kiek tai susiję su veiklos standartais (kurie yra kontrolinio proceso pradžia), yra nustatyti planuose.

iii) Kontrolė yra visapusiškas valdymo uždavinys. Visi vadovai, skirtinguose valdymo hierarchijos lygiuose, atlieka šią funkciją, susijusią su pavaldinių, atliekamų pagal jų įkrovimo laivą, atliktu darbu.

(iv) Kadangi kontrolė yra paskutinė valdymo funkcija (bet iš tikrųjų, vadybinis darbas yra mišrus reikalas su įvairiomis funkcijomis, kurios sutampa viena su kita); tiesa, kad ji suteikia baigiamąjį ar galutinį prisilietimą vadovaujančiam darbui tam tikru momentu.

v) Kontrolė grindžiama informacijos grįžtamuoju ryšiu, ty apie operatorių faktinės veiklos ataskaitas. Konkrečiai kalbant, galima teigti, kad informacija yra kontrolės priemonė; kadangi be informacijos, kuri buvo pateikta vadovybei, nukrypimų priežasčių analizė ir korekcinių veiksmų neįmanoma.

(vi) Veiksmas yra kontroliuojama siela. Iš tiesų kontrolė būtų bereikalinga veikla; jei išnagrinėjusi nuokrypius - vadovybė nesiima tinkamų taisomųjų veiksmų, kad atitiktų numatytus standartus.

vii) Kontrolė yra nuolatinis vadovavimo pratimas. Ji turi būti vykdoma reguliariai ir nepertraukiamai per visą organizacijos veiklos laiką.

Veiksmų, susijusių su kontrolės procesu, parengimas:

Kontrolės proceso etapai, kaip aprašyta jos koncepcijoje, galėtų būti parengti taip:

i) Veiklos standartų nustatymas:

Kontrolės procesas prasideda nustatant veiklos standartus visiems organizacinės veiklos etapams. Veiklos standartai gali būti apibūdinami kaip racionalūs veiklos tikslai, kurie yra ir turi būti pagrįstai pajėgūs pasiekti; ir kurie vėliau tampa kriterijais (ty palyginimo standartais), kad būtų galima įvertinti faktinius rezultatus prieš juos.

Standartai gali būti plačiai klasifikuojami kaip materialūs ir nematerialūs. Tikslūs standartai yra tie, kuriuos galima išreikšti konkrečiais skaitiniais terminais.

Jie toliau analizuojami į šiuos skyrius:

a) „Pinigų standartai; ty standartai, išreikšti pinigais, pvz., pelnu, išlaidomis, išlaidomis, pajamomis ar pajamomis ir kt.

b) „kiekybiniai standartai; ty standartai, išreikšti kiekybiškai, pvz., gamybos vienetai, pardavimo vienetai ir kt.

c) „Laiko standartai: ty standartai, išreikšti laiko, pvz., žmogaus valandų ar mašinų valandų, skaičiumi.

d) „Kapitalo standartai: ty standartai, išreikšti paprastai finansinėmis sąlygomis, pvz., grąžos norma (IG) arba trumpalaikio turto ir trumpalaikių įsipareigojimų santykis (ty dabartinis santykis) ir kiti panašūs standartų tipai.

Nematerialūs standartai yra tie, kurie susiję su kokybiniais įmonės veiklos aspektais; jie negali būti išreikšti tiesiogiai ir konkrečiai skaitiniais terminais.

Tokie standartai gali būti nustatyti tokiose srityse kaip:

1. Darbuotojų moralė

2. Vadovų kompetencija

3. Įmonės reputacija

4. Geri viešieji ryšiai ir kt.

Tai, kaip tokie nematerialūs standartai gali būti išreikšti apytiksliai skaičiais, priklausytų nuo veiksnių, galinčių atsirasti dėl jų pasiekimo, svarstymo.

Pavyzdžiui, standartai, susiję su darbuotojų morale, galėtų būti išreikšti kaip asmenų reguliarumas ir punktualumas jų darbe; tie, kurie susiję su vadovų kompetencija, galėtų būti išreikšti jų darbo grupių atliktais rezultatais; tie, kurie susiję su įmonės reputacija, gali būti išreikšti įmonės pardavimu, o su gerais viešaisiais ryšiais susiję standartai galėtų būti išreikšti iš klientų, vyriausybės ir kitų visuomenės sluoksnių gautais skundais.

ii) Faktinio veikimo matavimas:

Kitas kontrolės proceso etapas yra susijęs su personalo faktinių rezultatų matavimu.

Kai kurie aspektai, kuriuos turi laikytis vadovybė, yra tokie:

a) Faktinių rezultatų matavimas turi būti atliekamas tomis pačiomis sąlygomis, kuriomis buvo nustatyti standartai; kad būtų lengviau ir prasmingiau palyginti.

b) Kokybiniai veiksmingumo aspektai turi būti kiekybiškai įvertinti, kiek tai įmanoma.

c) Turi būti reguliarus ir sistemingas veiklos rezultatų matavimas. Atsitiktinai ir nesistemingai vertinami rezultatai nepadės gerų palyginimų; ir gautų reikšmingų išvadų iš tokių palyginimų.

(iii) faktinių rezultatų palyginimas su standartais; ir nukrypimų nustatymas:

Palyginus faktinius rezultatus su standartais, siekiant nustatyti nukrypimus; pirmiausia vadovybė turi nuspręsti dėl „standartinio nuokrypio“ įvairiems veiklos aspektams. „Standartinis nuokrypis“ - statistinis dispersijos matavimo metodas reiškia leistiną nukrypimų intervalą, ty turi būti ignoruojami nuokrypiai, priklausantys nuo standartinių nuokrypių ribų.

Šis standartinio nuokrypio samprata šiame etape yra gana svarbi, nes faktinis personalo veikimas visur turi natūralią tendenciją šiek tiek nukrypti nuo standartų, ir tokie natūralūs ir nedideli nukrypimai negali būti ir negali būti apklausti ir ištirti vadovybei.

Vėlgi, kai kurie nukrypimai gali būti teigiami; ir reikia pasveikinti ir skatinti. Pvz., Mažesnis nei standartinis sąnaudų sumažėjimas arba pardavimų padidėjimas, palyginti su tiksliniu standartu, yra nukrypimų, kurie yra sveiki organizacijos veikimo trukmės simptomai, atvejai.

Be standartinių nuokrypių ir sveikų nukrypimų; visi kiti nukrypimai turi būti atidžiai ir sistemingai kontroliuojami.

(iv) Analizuojant nukrypimų priežastis:

Tikrosios veikimo nukrypimų nuo standartų priežastys gali būti viena arba kelios iš šių veiksmų:

a) Išorės aplinkos veiksniai, pvz., kainų pokyčiai arba vyriausybės politikos pokyčiai, susiję su žaliavų paskirstymu, darbuotojų darbo valandomis ir kt. išorės veiksniai.

b) vidiniai aplinkos veiksniai, pvz., gamybos įrenginių nepakankamumas, pasenusi arba nestandartinė technologija, blogėjantys žmonių santykiai ir kt.

c) Planavimo trūkumai, pvz., neaiškūs tikslai, netinkami veiksmai ir tt

d) Organizaciniai defektai, pvz., trūksta tikslių darbo funkcijų apibrėžimų, netinkamas valdymo etapas, valdžios ir atsakomybės pusiausvyra ir pan.

e) Darbuotojų trūkumai, pvz., klaidingas darbuotojų pasirinkimas, netinkamos vietos, mokymo programų trūkumas arba nepakankamas mokymas ir pan.

f) nukreipimo technikos trūkumai, pvz., laisvo ryšio srauto stoka, netinkamas vadovavimo stilius, neatsargus prižiūrėjimas, netinkama motyvacija ir pan.

v) Įsipareigojimo tinkamas korekcinis veiksmas:

Paskutinis kontrolės proceso etapas yra tinkamas korekcinis arba korekcinis veiksmas (grindžiamas nukrypimų priežasčių analize); atkurti planuojamą takelį. Vykdydama taisomuosius veiksmus, vadovybė turi turėti strategiją, skirtą vidaus aplinkos pokyčiams įvesti; nes ji negali daug prisidėti prie išorinių aplinkos veiksnių.

Pagrindinė valdymo filosofija šiuo atžvilgiu yra ta, kad tik kontroliuojami veiksniai ar situacijos gali būti ir turi būti kontroliuojami; nekontroliuojami dalykai geriau paliekami jų natūraliai.

Korekciniai veiksmai gali apimti vieną ar kelis iš šių veiksmų:

a) vidinės aplinkos gerinimas; kaip gamybos įrenginių tinkamumo užtikrinimas, aukščiausios technologijos įsigijimas, žingsniai žmogaus santykių gerinimui ir kt.

b) planavimo pakeitimai ar patobulinimai, kaip aiškiai išreiškiami tikslai, labiau moksliškas standartų nustatymas, geresnis pasirinkimas tarp alternatyvių veiksmų ir kt.

c) Organizacijos restruktūrizavimas, pavyzdžiui, organizacinės struktūros suderinimas, koordinuojant darbo vietas, atsistatydinant valdymo lygmenį, siekiant geresnės valdžios ir atsakomybės pusiausvyros ir tt

d) įveikti personalo trūkumus, pvz., taikant geresnes atrankos procedūras, kruopščią praktiką, geresnį mokymo programų organizavimą ir kt.

e) vadovavimo metodų gerinimas, pvz., priimant demokratinius vadovavimo stilius, vykdant kruopštesnę priežiūrą, raginant palaikyti ryšius arba įvedant geresnes motyvacines schemas ir kt.

Kontrolės privalumai (arba reikšmė):

Kontrolės svarbą išskiriantys veiksniai galėtų būti analizuojami šiose dviejose kategorijose:

a) Nepaprastai svarbi kontrolė.

b) Kiti svarbūs punktai

(a) Neįvykdoma kontrolė (arba nepaprastas kontrolės privalumas):

Kontroliuojant nukrypimų nustatymą ir analizę bei tinkamų korekcinių veiksmų taikymą, padeda efektyviausiai ir efektyviai pasiekti įmonės tikslus. Tačiau kontrolės mechanizmas niekada nėra tikras, ar įmonės tikslai bus įgyvendinti ar kokiu mastu; ar jie bus realizuoti nereikalingomis laiko, sąnaudų ir pastangų išlaidomis? Ir taip toliau.

Kontrolė įgauna pasitikėjimą įmonės veiklos laikotarpiu; ir veikia kaip draudimo priemonė siekiant įmonės tikslų.

(b) Kiti reikšmingumo taškai (arba kiti kontrolės privalumai):

Kai kurie svarbūs klausimai, kuriais siekiama kontroliuoti kontrolę, galėtų būti išreikšti taip:

i) geresnis valdymo sprendimų priėmimas:

Kontrolė suteikia vadovybei galimybes geriau priimti sprendimus; naudojant kontrolinės grįžtamojo ryšio mechanizmo teikiamą informaciją.

ii) Didžiausia produkcija už mažiausią kainą:

Kontrolė padeda gauti maksimalią produkciją už minimalias išlaidas; taip racionaliai palengvinant pelno didinimo tikslo įgyvendinimą. Tai įmanoma; nes kontroliuoja

i. Atkreipia dėmesį į kliūtis organizaciniame veiklos gyvenime.

ii. Veda prie efektyvaus išteklių naudojimo, užkertant kelią švaistymui ir veiksmų sutapimui.

iii) Darbuotojų moralinis patikrinimas:

Kontroliuojant jo taikymo sritį yra neigiamos motyvacijos elementas; kuri yra pagrįstai būtina didinant žmonių efektyvumą. Pats valdymo mechanizmo, veikiančio organizaciniame gyvenime, faktas; saugo ne tik darbuotojus, bet ir vadovus. Žmonės entuziastingi dėl veiklos standartų, kaip organizacinės būtinybės, pasiekimo.

iv) Sprendžiant vadovybės kompetenciją:

Kontrolės mechanizmas padeda įvertinti vadovų kompetenciją, žvelgdamas į vadovų darbą; kiek tai susiję su pavaldinių veiksmų kontrole. Kitaip tariant, kokiu mastu vadovams pavyko veiksmingai kontroliuoti pavaldinių veiklą, atspindi jų pačių valdymo kompetenciją.

v) Individualių rezultatų vertinimas:

Kontrolė informuoja asmenis apie jų veiklą, ty kiek jie pasiekė standartus; ir kokie yra jų veiklos trūkumai. Tai suteikia galimybę asmenims įvertinti jų stipriąsias ir silpnąsias puses; ir skatina juos siekti geresnių rezultatų.

vi) Pagalba delegavimui ir valdžios decentralizavimui:

Veiksmingas įgaliojimų suteikimas yra galimas, kai viršininkas (įgaliotoji institucija) turi galimybę kontroliuoti pavaldžiųjų (kuriems institucija yra deleguota) veiklą. Be to, nė viena aukščiausioji vadovybė nekels pavojaus, kad valdžios organai valdys decentralizaciją; pirmiausia nenustatant veiksmingos vadybininkų veiklos kontrolės sistemos žemesniame lygmenyje.

Taigi kontrolė yra didelė pagalba įgaliojimų perdavimo procesui; ir valdymo decentralizavimo filosofija.

vii) kokybės standartų išlaikymas:

Įmonės kontrolės mechanizmas užtikrina kokybės kontrolę, kaip svarbią tokios sistemos dalį arba aspektą. Taigi kontroliuojant, ne tik padeda didinti gamybą; ji taip pat padeda pasiekti aukštus kokybės standartus.

Kontrolės apribojimai:

Nepaisant jo naudingumo vadovybei ir įmonei, kontroliuojanti funkcija kenčia nuo keleto apribojimų; kurie yra tokie:

i) Racionalių standartų nustatymo sunkumai:

Paprastai daugumoje įmonių yra racionalių kontrolės standartų nustatymo problema (arba sunkumai). Kartais standartai nustatomi remiantis ankstesniais standartais, o tai nėra labai tinkamas metodas; kaip sąlygos, kuriomis buvo laikomasi senų standartų, gali būti tikimasi, kad jis ateityje tiksliai kartosis.

Kitu metu standartai nustatomi vadovaujantis savo vadovų žiniomis, patirtimi ir intuicija; požiūris, kuris kelia pavojų, kad asmeninės nuomonės ir šališkumas gali lemti standartų nustatymą.

(ii) sunkumų nustatant atsakomybę už nukrypimus:

Šiuolaikinėse labai specializuotose organizacijose yra problema tiksliai nustatyti atsakomybę už nukrypimus; kadangi produkcija yra daugelio asmenų bendros įmonės rezultatas - nė vienas iš jų negali būti išskiriamas dėl nukrypimų atsiradimo. Vėlgi, daugeliu atvejų rezultatai gali būti kelių jėgų sąveikos rezultatas; gali būti neįmanoma atskirti tikslaus faktoriaus, įvertinančio nuokrypį.

iii) brangus:

Valdymo mechanizmas yra gana brangus laiko, pastangų ir pinigų požiūriu. Šios išlaidos tampa gana svarbiu klausimu; kai kontroliuojanti sistema negali gauti atitinkamos (ar daugiau nei atitinkamos) organizacijos naudos.

Komentavimo punktas:

Tai, žinoma, yra sąlyginis kontrolės apribojimas; ir jo pasekmės labai priklausys nuo kontrolės sistemos veiksmingumo.

(iv) Darbuotojų atsparumas kontrolei:

Paprastai darbuotojų psichologinis pasipriešinimas kontroliniam mechanizmui yra, ypač kai:

1. Kontrolės procesas trukdo sklandžiam operatyvinio darbo srautui; nes yra per daug kontrolės priemonių, kurios nepatinka ir priešinasi darbuotojams.

2. Kontrolės standartai yra pernelyg griežti, ir juos žiūri į darbuotojus.

v) atgrasymo iniciatyva:

Daugumai darbuotojų kontrolės standartai yra vertinami ir laikomi idealiais veiklos standartais. Darbuotojai niekada nesistengia viršyti standartų; ir jaučiasi patenkinti savo vien tik pasiekimu. Vadinasi, kontrolė yra atgrasanti, bent jau nuoširdžiai dirbantiems darbuotojams, pagreitinti jų našumą ar efektyvumą.