7 Pagrindinės biuro valdymo funkcijos

Šiame straipsnyje kalbama apie septynias pagrindines biuro valdymo funkcijas. Jie yra: 1. Planavimas 2. Darbuotojai 3. Vadovavimas 4. Komunikacija 5. Kontrolė 6. Koordinavimas 7. Motyvacija.

Biuro valdymo funkcija # 1. Planavimas:

Planavimas yra pirmoji ir svarbiausia biuro valdymo funkcija. Tai geriausiai apibūdinamas kaip pirmasis žingsnis į kitas biuro funkcijas.

Tai aiškiai apibrėžta būsimų veiksmų eiga.

Fayol nurodė:

„Veiksmų planas tuo pačiu metu, rezultatas numatė, kokių veiksmų reikia imtis, kokių etapų reikia pereiti, ir metodą. Tai yra ateities nuotrauka, kurioje artimiausi įvykiai yra apibūdinami su tam tikru skiriamuoju požymiu, o nuotoliniai įvykiai yra palaipsniui mažiau atskiri. Planavimas yra psichinis procesas, pagrįstas turimomis faktų ir ateities galimybių priemonėmis “.

Planavimo tikslai:

Planuojama, kad:

1. Pasverkite pokyčius ir netikrumą

2. Įgyti ekonominių operacijų ir

3. Palengvinti kontrolę.

Biuro valdymo atveju šie planavimo tikslai turi būti koordinuojami atsižvelgiant į verslo įmonių tikslus, kuriuos nustato jos vadovas.

Planavimo privalumai:

Planavimas turi tam tikrų privalumų, kurie išvardyti:

1. Planavimas suteikia kryptį veiklai biure, todėl viskas tampa tikslinga.

2. Planavimas orientuotas į tikslų pakeitimą.

3. Planavimas padeda kompensuoti netikrumą ir pokyčius.

4. Planavimas palengvina kontrolę biure.

5. Planavimas taip pat rūpinasi verslo augimu. Taigi biuras nerandamas, kai jis auga.

6. Planavimas padeda ekonominėje veikloje biure, kaip biuro darbuotojai žino apie tikslą ir tikslus, ir apie tai, kaip judėti šia kryptimi.

7. Planavimas palengvina visišką kontrolę biure. Antrasis biuro elementas yra organizuojamas.

Jis susijęs su pareigų ir atsakomybės struktūros sukūrimu siekiant įmonės tikslų. Urvickas apibūdina organizaciją kaip „kokią veiklą reikia atlikti bet kokiam tikslui ar planui, ir organizuoti jas grupėse, kurios gali būti priskirtos asmenims. Jis susijęs su veiklos ir valdžios santykiais. Biuras turi būti organizuojamas, o pareigos ir funkcijos turi būti apibrėžtos, kad būtų galima nustatyti valdžios santykius, kad biuras veiktų sklandžiai. “

Biuro valdymo funkcija # 2. Personalas:

Tai yra valdymo funkcija, o tai yra vykdomosios funkcijos, susijusios su pavaldžių vadovų atranka, įdarbinimu, kompensavimu, skatinimu, mokymu ir išėjimu į pensiją. Šį personalo procesą taip pat atlieka biuro valdymas, nes biuras turi būti valdomas ir valdomas panašiai.

Office 3. valdymo funkcija.

Kryptis apibrėžiama ir apibūdinama kaip komandos veikimas. „Sėkminga koordinatorių kryptis lemia nusimanančius gerai apmokytus žmones, kurie efektyviai dirba siekdami įmonių tikslų. Kryptį galima apibūdinti kaip pavaldinių vadovavimo ir priežiūros procesą. Vadovavimo ir priežiūros idėja yra suteikti konkrečią kryptį įvairioms biuro veikloms, kad jos veiktų tinkamai. “

„Office“ valdymo funkcija # 4. Bendravimas:

Tai paaiškinama kaip minčių ar informacijos mainai, siekiant sukurti abipusį supratimą ir pasitikėjimą ar gerą žmogaus santykį. Efektyvus bendravimas atitinka liniją, kai dalykas suprantamas ta pačia prasme, kaip ja buvo perduota.

Norint sukurti gerą bendravimą, būtina laikytis šių trijų principų:

a) Aiškumo principai

b) Sąžiningumo principai

Biuro valdymo funkcija # 5. Valdymas:

Kontrolė yra funkcija, pagal kurią tikrinama, ar dabartiniai rezultatai atitinka iš anksto nustatytus planuose pateiktus standartus, siekiant užtikrinti tinkamą pažangą ir patenkinamą darbą - fizinį ar finansinį. Kontrolė yra biuro valdymo pagrindas.

Turi būti išmatuotas biuro personalo darbas ir imamasi korekcinių priemonių, kad būtų užtikrinta, jog įstaigos tikslai būtų pasiekti įmonėse.

Kontrolė turėtų turėti šiuos principus:

1. Ekonomikos principas

2. Lankstumo principas.

3. Objektyvumo principas.

4. Matymo principas.

5. Tarnybos poreikio ir pobūdžio principas.

Biuro valdymo funkcija # 6. Bendrasis užsakymas:

Koordinavimas - tai pusiausvyros ir komandos palaikymo procesas, užtikrinant tinkamą darbo veiklos paskirstymą įvairiems nariams ir užtikrinant, kad šie veiksmai būtų vykdomi tinkamai suderinus pačius narius.

Norint, kad biure būtų veiksmingai koordinuojama, būtina, kad koordinavimas būtų toks:

a) Subordinuotos tarnybos tikslas turi būti sukurtas taip, kad prisidėtų prie įmonės.

b) Įmonės tikslai turi būti žinomi kiekvienam grupės nariui.

c) Asmenys turėtų tinkamai suprasti, kaip jų darbas prisideda prie įmonės tikslo.

Koordinavimo principai:

Koordinavimo principai išvardyti:

a) Tiesioginio kontakto principai:

Koordinavimas turi būti pasiektas tiesioginiais ryšiais tarp susijusių šalių. Taip būtų išvengta biurokratizmo ir užtikrintas greitas.

b) Tęstinumo principai:

Koordinavimas turi būti nuolatinis procesas, nes įvairios sąlygos nuolat keičiasi ir nuolat keičiasi.

c) Ankstyvo pradžios principai:

Būtina pasiekti koordinavimą su ankstyvais planavimo ir politikos formavimo etapais.

d) Abipusių santykių principai :

Visi veiksniai, tokie kaip pardavimas, gamyba, valdymas, finansavimas situacijoje, turi būti tarpusavyje susiję.

„Office“ valdymo funkcija # 7. Motyvacija:

Vienas sudėtingiausių ir sudėtingiausių valdymo būdų yra motyvacijos procesas.

Motyvacija yra dviejų tipų:

i) savęs motyvacija ir

ii) išorinė motyvacija.

Motyvacija reiškia, kad pavaldūs asmenys turi dirbti su uolumu ir džiaugsmu ir bendradarbiauti siekdami organizacijos tikslų. Motyvacijos sistema turi atitikti grupės pranašumus, be to, ji yra lanksti, konkurencinga, produktyvi ir išsami.

Jei motyvacinė sistema turi šias charakteristikas, biure ji turi pasiekti:

a) padeda nustatyti pavyzdžius, skirtus koordinatėms

b) laikykis moralinio aukščio

c) padeda disciplinose

d) užtikrina augimą ir atsakomybę

(e) suteikia finansines galimybes vadovams.