4 Pagrindiniai biure tvarkomi failų tipai

Šiame straipsnyje apžvelgiamos keturios pagrindinės bylos rūšys, kurias tvarko biuras. Jie yra: 1. Paprasta byla 2. Plokščias failas 3. Dvikryptis failas 4. Svirties archyvas.

Failas, tvarkomas biuro tipo # 1. Paprastas failas:

Jame yra tik storas dangtelis su dviem skylėmis, kaip parodyta paveikslėlyje. Joje yra tik viena viršelio pusė, o ne dvi kaip plokščiosios bylos atveju.

Visos raidės yra perforuotos, o žymos pagalba - faile. Žymos įterpiamos į raidę, kuri turi būti pateikta, tada įkištos į skylę, kaip parodyta paveiksle, ir yra pritvirtintos arba susietos.

Ši registravimo sistema vyrauja savivaldybių korporacijų biuruose, kur bylas turi tvarkyti tik tas asmuo, atsakingas už bylų nagrinėjimą. Tačiau šis paraiškų pateikimo metodas yra pasenęs, pasenęs ir šiuo metu nėra madingas.

Failas, tvarkomas „Office“ tipo # 2. „Flat File“:

Paveiksle pavaizduota plokščio failo diagrama.

Šioje plokščiojo failo schemoje yra du dangteliai, pažymėti A ir B, kaip parodyta diagramoje. Dangos yra storos ir kietos. Tarp dviejų dangčių ir, tiksliai, dešinėje pusėje, pažymėtame B, turime iškirpimo sistemą.

Plienui arba aliuminio juostai, kaip parodyta paveiksle, yra dvi skylės ir du tvirtinimo elementai. Yra du judantys klipai, kaip parodyta paveiksle, turinti sistemą, kuri veikia per aliuminio juostą. Norėdami atidaryti fiksatorius, klipas pakeliamas aukštyn, kad įdėtį popierių būtų galima įdėti į fiksatorius. Kai štampuoti popieriai įterpiami į failus, klipai gali būti nuleisti taip, kad popierius būtų fiksuotas ir tinkamai užfiksuotas.

Visas užpildomas popierius fiksuojamas dešinėje failo pusėje, kaip nurodyta B paveiksle.

Failas, tvarkomas biuro tipo # 3. Dviejų krypčių failas:

Tokia registravimo sistema vyrauja vyriausybinėse įstaigose - tiek centrinėse, tiek valstybinėse vyriausybėse, viešojo sektoriaus įmonėse ir autonominėse įstaigose. Diagramoje bus rodoma visa informacija apie failą.

Čia, kaip ir ankstesnėje diagramoje, failas turi du A ir B veidus, kaip parodyta paveiksle.

Atitinkamai jis turi du skylių rinkinius, pavaizduotus paveiksle. (B) ir (A), kaip aiškiai matyti paveikslėlyje. Abi bylos (A) ir (B) pusės yra storos, kietos ir čia abiejuose veiduose popierius yra paduodamas.

Gaunami dokumentai ar laiškai turi būti užrašyti į veidą B ir numeruojami tinkamai. Užrašai, kuriuos reikia atlikti, yra pateikiami A pusėje.

Raštai, parengti po to, kai buvo užregistruoti sakiniai, arba remiantis pastabomis; laiškas, kuris turi būti pateiktas kaip atsakymas, gali būti pateikiamas kaip įrodymas B pusėje. Tačiau laiško kopija turėtų būti pateikta atitinkamoje fiksuotoje byloje.

Tokie failai yra būtini, kai prieš atsakant į laišką reikia išsamios pastabos.

Failas, tvarkomas biuro tipo # 4. Svirties archyvo failas:

Tai parodyta paveiksle.

Šis failas turi A, B ir C, kaip parodyta diagramoje, todėl jis yra trimatis failas. A ir B veidai yra savaime suprantami. Tai yra sunkūs, storesni ir sunkesni failai, kurie iš esmės naudojami kvitų, balansų, bandomųjų likučių ir pan. Pildymui biuro skyriuose. Šiame faile saugomi didesni pareiškimų ir pan. Kopijos, kurių negalima užregistruoti ir tinkamai saugoti viename faile.

Tinkamai pažvelgus į figūrą, būtų galima rasti aliuminio juostą, kuri eina per lanką, kuris yra V formos objektas, pritvirtintas prie bylos C formos. Paveiksle parodyta rankena, o aliuminis juosta yra paleista per arch, atidaryti failą. Įdėjus dokumentą rankena nuspausta, aliuminio juostelė nuspausta ir arkos yra suderintos, kad dokumentas būtų tinkamai užfiksuotas.

Tai yra keturios raštinės formos bylos, dažniausiai paplitusios Indijos biuruose. Kompiuteris užėmė priekinę sėdynę daugelyje tarptautinių ir „blue chip“ bendrovių.